Teamassistenz / Projektassistenz (w/m/d) - Recklinghausen

Team- & Projektassistenz (w/m/d) - Recklinghausen

Als Team- & Projektassistenz (w/m/d) unterstützt Du das Büro der Geschäftsführung in administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben. Im Fokus stehen professionelle Präsentationen, strukturierte Übersichten, eine verlässliche Meeting- und Eventorganisation sowie die koordinierte Zusammenarbeit mit verschiedenen internen Schnittstellen. Dafür brauchen wir Deine Unterstützung!

Die Arsipa Gruppe ist eine schnell wachsende, PE-backed Unternehmensgruppe im Bereich Health, Safety & Environment, unterstützt von Warburg Pincus. Mit über 1.000 Mitarbeitenden, 20+ Tochtergesellschaften und 48 Standorten in Deutschland und Österreich bauen wir im Rahmen einer klaren Buy-&-Build-Strategie eine skalierbare Plattform mit nachhaltiger Wertschöpfung. Unser Ziel: eine der führenden Anbieterinnen im deutschsprachigen Markt - unterstützt durch zentrale Funktionen wie Finance, HR, Marketing und IT am Standort Berlin.

• Unterstützung des Büros der Geschäftsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.

• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen.

• Strukturierte Koordination von Terminen, Informationen und internen Abstimmungen.

• Verlässliche Unterstützung im Tagesgeschäft mit Blick für Prioritäten, Details und Vertraulichkeit.

• Erstellung und Aufbereitung professioneller Präsentationen, Dokumente und Übersichten in PowerPoint, Word und Excel.

• Sicherer Einsatz von Microsoft Teams und Planner für digitale Zusammenarbeit und Projektorganisation.

• Strukturierte Aufbereitung von Informationen, Ergebnissen und Entscheidungsgrundlagen.

• Offenheit gegenüber KI-Anwendungen sowie Interesse, diese aktiv kennenzulernen und im Arbeitsalltag sinnvoll einzusetzen.

• Mitarbeit an bereichsübergreifenden Projekten in einem dynamischen Unternehmensumfeld.

• Unterstützung bei der Abstimmung zwischen verschiedenen Teams, Funktionen und Stakeholdern.

• Nachhalten von Aufgaben, Timelines und nächsten Schritten.

• Organisation und Umsetzung von Team-Events sowie Unterstützung bei der Planung interner Veranstaltungen.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung.

• Sehr gute Kenntnisse in PowerPoint und Word sowie routinierter Umgang mit Excel.

• Sicherer Einsatz von Microsoft Teams und Planner in der digitalen Zusammenarbeit.

• Strukturierte, eigenverantwortliche und diskrete Arbeitsweise sowie sehr gute Deutschkenntnisse.

• Gute Englischkenntnisse wären wünschenswert.

• Erfahrung in der Unterstützung von Geschäftsleitungen oder Führungsteams wäre von Vorteil.

• Interesse an digitalen Tools, KI-Anwendungen und modernen Arbeitsweisen wäre ein Plus.

• Freundliches, souveränes Auftreten sowie Freude an Organisation, Kommunikation und Schnittstellenarbeit runden Dein Profil ab.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung über unser Stellenportal. Nach der Prüfung Deines CVs erwartet Dich ein dreistufiger Bewerbungsprozess. Zum Start lernst Du Niklas (Werkstudent HR) in einem ersten Austausch kennen. Danach folgt ein Video-Call mit dem Fachbereich. Im finalen Schritt hast Du die Möglichkeit, das Team vor Ort in Recklinghausen kennenzulernen und noch tiefere Einblicke in unsere Organisation zu bekommen. Werde Teil unserer spannenden Reise!