Adjoint/e de projets

VOTRE DÉFI

Relevant du VP construction, l'adjoint(e) de projets travaille en collaboration avec les responsables de projets et assure le support administratif nécessaire jusqu'à la livraison du projet. La personne assure le suivi des procédures dans les délais prévus ainsi qu'un accompagnement serré auprès des responsables de projets tout au long de l'exécution du projet.

VOTRE RÔLE ET VOS RESPONSABILITÉS

• Assister le responsable de projet dans toutes tâches connexes aux projets (bon de commande, suivi des émissions de plans, etc.).
• Assister le responsable de projet et le département d’estimation dans la préparation des appels d’offres des projets.
• Coordonner la documentation en lien avec l'ouverture du chantier (CNESST programme de prévention, CCQ, PPV,( mobilisation chantier, etc.).
• Effectuer un suivi sur les correspondances reliées au projet, répondre aux demandes des clients, professionnels et sous-traitants.
• Effectuer la saisie de l’information dans les contrats et effectuer la mise en page.
• Effectuer le suivi de la documentation contractuelle (contrats, conventions, bons de commande, etc.) jusqu’à l’obtention de la signature et en faire la transmission au département de comptabilité.
• Assurer la réception des bons de livraison et effectuer la distribution nécessaire ainsi que les suivis nécessaires.
• Assurer un suivi des dessins d'atelier dans les délais prescrits.
• S’assurer de la mise à jour des documents sur notre plateforme d’échange de documentation (Dreeven).
• Assister le responsable de projets durant les diverses réunions de projets, être responsable de la prise de notes durant les réunions de coordination avec les sous-traitants et transmettre le compte rendu aux divers intervenants.
• Effectuer le classement des procès-verbaux provenant des réunions de professionnels.
• Assurer un suivi avec le surintendant pour les journaux de chantier, photos de chantier, etc.
• Assister le surintendant dans l’envoi aux sous-traitants d’ententes prises au chantier.
• Assister le responsable de projets dans le processus des demandes de paiements mensuelles et du suivi de la facturation mensuelle (codification).
• Assurer un lien direct avec le département comptabilité pour :
  • Avenants : être en mesure d’adresser les demandes de changement aux sous-traitants impliqués.
  • Avenants : tableaux mis à jour quotidiennement.
  • Vérification des décomptes progressifs.
  • Fermeture des balances (bons de commande et contrats).
  • Conditions spéciales de paiement.;
  • Assurer un suivi des factures en attente de contrat et/ou bons de commande.
  • Effectuer la préparation des manuels de fin de projet en vue de la libération de la retenue, obtenir les documents de fermeture de dossier CCQ et CNESST.
• Toutes autres tâches connexes.

EXPÉRIENCE ET EXIGENCES

• Minimum de deux (2) ans d'expérience pertinente liée à l'administration et un poste similaire.
• DEC en administration ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience.
• Expérience dans le milieu de la construction ou de l’immobilier.
• Connaissance du logiciel Maestro.
• Expérience dans le secteur de l'administration de projets dans le secteur de la construction est un atout important.
• Excellentes compétences en communication et en rédaction.
• Excellente maîtrise de la suite Office.
• Bilinguisme (français/anglais) (atout).
• Esprit d’équipe et sens du leadership.
• Adaptabilité aux changements.
• Compétences techniques et informatiques reliées au poste.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Compréhension de la lecture de plan (un atout).
• Bonnes compétences en matière de communication orale, écrite (français et anglais).

Ce que nous offrons : 

• Assurances collectives médicales et dentaires;
• Gym sur place;
• Plan de développement;
• Fruits et café à volonté;
• Des bureaux à la fine pointe de la technologie;
• Des événements organisés par l'entreprise.