Assistant de direction

ENSTA, établissement d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère des Armées, développe des activités de formation, recherche et innovation dans les domaines de la défense et de la sécurité, des transports, de l'énergie, des activités maritimes, du numérique et de la santé.

L’école, présente sur deux campus, à Paris-Saclay et à Brest, est membre de l’Institut Polytechnique de Paris. Classée dans le Top 10 des meilleures écoles d’ingénieurs en France, elle a pour mission

• la formation d’élèves ingénieurs civils et militaires, de cadres et docteurs pour les secteurs public et privé,

• la recherche et l’innovation de haut niveau en relation étroite avec l’industrie des grands secteurs de souveraineté au sein de 6 unités de formation et de recherche (UFR).

Au sein de l’ENSTA, la direction générale des services (DGS) de l’école comprend six divisions, comptabilisant au total environ 80 agents sur l’ensemble des deux campus  : division des ressources humaines (DRH), division des affaires financières (DAF), division des affaires juridiques, des achats et des contrats (DAJ/AC), division de soutien et du patrimoine immobilier (DSPI – campus Paris-Saclay), division du patrimoine immobilier et du logement (DPL – campus de Brest), division des œuvres sociales et du logement (DEL – campus Paris-Saclay).

Membre du comité de direction de l’école, le directeur général des services pilote et coordonne l’activité de la DGS, en s'appuyant sur deux directrices générales des services adjointes, une gestionnaire financière et budgétaire et un(e) assistant(e) de direction.

 Dans ce cadre, l’ENSTA recrute l’assistant(e) de direction du directeur général des services, en fonction sur le campus de Brest.

Placé(e) Sous l’autorité du directeur général des services, le/la titulaire du poste est chargé(e) de :

1 Gérer l’agenda du directeur général des services et anticiper les échéances, assurer l’organisation et le suivi des réunions, organiser les déplacements (France, étranger) ainsi qu’apporter un appui aux directrices générales des services adjointes

2 Rédiger et mettre en forme des documents, réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et en assurer son archivage ;

3 Piloter le flux des documents électroniques à la signature du Directeur général des services qui assure les fonctions d’ordonnateur et de représentant du pouvoir adjudicateur par délégation de la directrice générale,

4 Assurer le soutien logistique (réservation de locaux, achat de fournitures) de l'activité du service,

5 Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (visiteurs),

1 Organiser des rendez-vous

2 Effectuer des commandes de matériel ou fournitures de bureau

1 Assurer l’intérim de la cheffe de cabinet du Directeur général délégué durant ses congés.

2 Assurer l’intérim de la gestionnaire financière et budgétaire de la DGS, durant les congés, pour la gestion des commandes et des certifications de services faits.

3 Contribuer à toute activité de la DGS en fonction des priorités retenues.

4 Assurer un appui sur des missions administratives et de gestion financière aux autres directions et aux unités de formation et de recherche de l’école, selon le besoin.

• Contribuer à la démarche Qualité, notamment via la rédaction et la mise à jour des procédures, le renseignement et le suivi des indicateurs.

• Contribuer à la démarche RSE de l’Ecole dans le cadre de ses missions et de ses activités.

• Le poste proposé est un contrat à durée déterminée de 1 an (des opportunités d’évolution sur d’autres postes au sein de l’établissement, en fonctions des besoins et des compétences démontrées seront possibles).

• Fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire, IFSE, CIA)

• Contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent

• Transports (participation forfaitaire de l’employeur à hauteur de 75 %)

• Forfait mobilité durable (jusqu’à 300€/an)

• Possibilité de télétravail (après accord du manager et dépôt d’une demande)

• Subvention employeur au restaurant administratif

• Comité d’action sociale, avec notamment des événements et animations proposés au personnel, salle de sport sur adhésion

• Mutuelle (participation à hauteur de 50% de l’établissement)

• La connaissance de l’enseignement supérieur et de la recherche serait un plus sur ce poste

• Sens de l’organisation, méthode, réactivité, polyvalence

• Capacité d’écoute, esprit d’analyse et de synthèse

• Qualités relationnelles, discrétion, sens de la confidentialité