Asistente Administrativa

-          Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes. 

-          Notificar la llegada de visitas al personal correspondiente y/o dirigirlos a la sala de reuniones. 

-          Contestar la central telefónica, transferir correctamente las llamadas telefónicas entrantes y salientes,                              tomando y distribuyendo los mensajes de manera apropiada. 

-          Apoyar en la logística de reuniones en la oficina, eventos especiales, etc. 

-          Apoyar en la coordinación de transporte, reserva de hoteles y/o restaurante, alquiler de vehículos entre otros              para las visitas extranjeras de Soventix y del interior del país. 

-          Generar comprobante de pago a suplidores y enviar a solicitante. 

-          Creación y gestión de las tarjetas de combustible del personal. 

-          Gestionar con los proveedores de bienes y servicios las compras administrativas de la empresa. 

-          Emitir en el sistema las Ordenes de Compras Administrativas 

-          Custodiar y administrar el material gastable, suministro de limpieza y bienes o equipos de oficina. 

-          Gestionar la correcta entrega de correspondencia recibida (cartas, facturas, propuestas, etc.). 

-          Elaborar cartas necesarias relacionadas con gestiones administrativas. 

-          Coordinar y gestionar la contratación de los seguros requeridos para la empresa (generalmente anuales). 

-          Coordinar los servicios de mensajería  

-          Gestionar el soporte tecnológico de la oficina, dando seguimiento a las solicitudes de los colaboradores. 

-          Coordinar y gestionar el servicio de flotas (móviles) de la empresa a través del portal de la compañía                            Telefónica. 

-          Preparar presentaciones escritas y digitales de administración. 

-          Coordinar la correspondencia de la administración, hacia las demás áreas internas y externas de la entidad. 

-          Coordinar las labores de aseo y mantenimiento de las instalaciones y el mobiliario. 

-          Custodiar y administrar el material gastable, bienes o equipos de oficina. 

-          Cualquier otra función requerida por su supervisor inmediato, relacionada con su puesto.