Reservations & Meeting agent

Als Reservations & Meeting Agent zorg je er onder meer voor dat alle aanvragen nauwkeurig worden behandeld en verzeker jij dat aan het evenement of de groepsreservering niks ontbreekt. Samen met de groep of het bedrijf bespreek je de mogelijkheden, wensen en kijken jullie samen hoe wij dit optimaal kunnen faciliteren. Met jouw passie voor gastvrijheid en oog voor detail, bezorg je onze gasten een onvergetelijke ervaring!

Jouw taken omvatten onder anderen:

• Je beheert en verwerkt aanvragen voor groepsboekingen en meetings voor onze kamers en onze event zalen. Daarbij plan en organiseer je samen met bedrijven en groepen de aanvragen en uitvoeringen tot in de puntjes uit. Hierbij speel je in op de wensen van je contactpersoon en het bedrijf of gast;

• Opstellen, versturen en opvolgen van offertes en bevestigen van overeengekomen afspraken;

• Aanmaken en beheren van rooming lists in het reserveringssysteen, daarbij het coördineren van kamerallocaties, room blocks en kamerinventarisatie in samenwerking met Front Office en Revenue Management;

• Opvolgen van opties, deadlines, wijzigingen en annuleringen binnen groepsboekingen en meetings;

• Zorgen voor een correcte facturatie- en betalingsopvolging van groepsboekingen in samenwerking met administratie. Hierbij zie je toe op naleving van hotelprocedures en commerciële afspraken;

• Signaleren van upselling- en cross-sellingmogelijkheden;

• Verwerken en opvolgen van VIP-reserveringen, inclusief de coördinatie en communicatie van speciale verzoeken en persoonlijke voorkeuren van VIP-gasten naar de betrokken afdelingen;

• Opvolgen van nieuwe en bestaande aanvragen via e-mail, telefoon en rechtstreeks contact met gasten. Met een warme, gastvrije aanpak zorg je voor een efficiënte en correcte opvolging en draag je bij aan het behalen van de commerciële doelstellingen. Daarbij ontwikkel en onderhoudt je relaties en stimuleert actief terugkerende business;

• Pro-actief reageren op aanvragen en kansen in de markt;

• Behandelen van aftersales om onze services en faciliteiten steeds te blijven verbeteren en toekomstige potentiële events te bespreken.

• Nauw samenwerken met de afdelingen Sales, Revenue, Front Office en operationele F&B team.

• Sterk in planning en organisatie;

• Nauwkeurig en gedetailleerd, ook in communicatie;

• Gastgericht, je speelt in op de wensen van aanvragende partijen;

• Representatief en stressbestendig, je bent het visitekaartje van het hotel;

• Probleemoplossend, klaar voor een uitdaging;

• Zelfstandig;

• Je steekt de handen uit de mouwen, tijdens de voorbereiding maar ook tijdens een groepsontvangst of evenement;

• Gemotiveerd, je wilt blijven ontwikkelen in commerciële vaardigheden;

• Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels, kennis in Frans of een andere taal is een plus

• Ervaring in hotellerie bij afdelingen Front Office of Reservations is een plus

• Fulltime mogelijkheden;

• Verloning conform de horeca-cao, passend bij de functie en ervaring;

• Trainingen, wij investeren in jouw professionele groei;

• Personeelsaanbiedingen binnen de Van der Valk Hotelgroep;

• Personeelskorting in ons restaurant C’est Moi en bar Eleanor;

• Vergoeding woon-werk verkeer;

• Ecocheques;

• Eindejaarspremie;

• Kledijvergoeding;

• Maaltijdcheques van 10 euro;

• After-work drankje met collega’s;

• En niet te vergeten, gezellige personeelsfeesten, teamuitjes en borrels!

Wat misschien niet geschreven in je contract staat, maar je wel kan verwachten:

• Een super gezellige werkplek waar plezier maken met je collega’s centraal staat, samen voor een glimlach;

• Open en laagdrempelige organisatie met spontane sfeer, waarin jij de ruimte krijgt om te ontwikkelen;

• Een plek waar we aandacht voor onze gasten én elkaar hebben;

• Een echte uitdaging, om samen met je collega’s een hotelopening te beleven (en de tijd daarna);

• Een warm familie bedrijf, waarin we samen streven naar een collegiale en fijne werkomgeving.

Stuur dan je vraag of een kort berichtje met wie je bent en je motivatie naar personeelszaken (hr@parklaneantwerpen.valk.com). 

Acquisitie n.a.v. deze vacature hebben we liever niet.