Procesondersteuner

Ben jij iemand die processen niet alleen volgt, maar liever voorttrekt? Neem je van nature eigenaarschap over doelen en jaag je die proactief na?  Heb jij je zaakjes altijd keurig op orde en durf je het aan om anderen daar ook toe aan te zetten? Dan hebben wij een rol die echt bij jou past.   

Nictiz in het kort: Wij zijn de Nederlandse kennisorganisatie voor digitale informatievoorziening in de zorg. Ons doel is om door het bevorderen van databeschikbaarheid bij te dragen aan de kwaliteit en veiligheid van de zorg en het verlagen van de administratieve regeldruk op zorgverleners. 

We zijn de afgelopen jaren sterk gegroeid als organisatie en de afdeling Bedrijfsvoering heeft de uitdaging om te zorgen dat alles goed geregeld is en blijft. Dat betreft dus onder meer financiën, rapportages, leren & ontwikkelen, onboarding en facilitaire zaken. Voor al deze onderwerpen hebben we goede inhoudelijk specialisten, maar het ondersteunen, administreren en aanjagen van de processen was tot voor kort verspreid belegd.  

Het plan om deze activiteiten te bundelen binnen één functie heeft geleid tot een invulling op tijdelijke basis en de resultaten van deze proef zijn zodanig positief dat we nu op zoek zijn naar de juiste collega voor een permanente invulling van de rol. 

Wat je gaat doen 

Jouw werk houdt het midden tussen ondersteunend aan aanjagend bezig zijn. Het is belangrijk hierbij expliciet te vermelden dat dit geen secretariële functie is, maar een rol die processen over afdelingen en functionarissen heen organiseert, bewaakt en laat landen. 

Uiteindelijk gaat het om processen waar het inhoudelijk eigenaarschap bij anderen ligt en jij zorgt dat alles op tijd en volgens de gemaakte afspraken loopt. Heel plat gezegd: je gaat het niet doen, maar zorgen dat het gedaan wordt. 

Onderstaand kan je een detail overzicht zien van de verschillende onderdelen van het takenpakket. 

Planning- en controlcyclus en bredere procesondersteuning (+/- 80%) 

• Opstellen en bewaken van de planning (actielijsten en opvolging); 

• Uitvragen en najagen van input; 

• Procesdocumentatie, structureren, samenvoegen en compleet maken van stukken; 

• Ondersteuning van tijdelijke pilots; 

• Signaleren en in opdracht ondersteunen van verbeteringen in het proces. 

Nictiz Academy (+/- 10%) 

• Plannen van trainingen. Inclusief zaal-, catering- en deelnemersorganisatie; 

• Onderhouden en opschonen van SharePoint en LMS; 

• Opstellen van rapportages en voortgangsoverzichten. 

Commissieondersteuning en achtervang (+/- 10%) 

• Voorbereiding van twee Raad van Toezicht commissies en notuleren van hun bijeenkomsten; 

• Bewaken van acties en opvolging; 

• Achtervang voor de directiesecretaresse. 

Samengevat: organiseren, signaleren en najagen, met een primaire focus op onze P&C cyclus.  

Wat we je kunnen bieden 

Werken in deze functie bij Nictiz geeft jou: 

• Werk met maatschappelijke relevantie, waar resultaat voor de zorgmarkt en niet winst de drijfveer is. 

• Een complexe omgeving waarin je intellectueel wordt uitgedaagd. 

• Een sociale en vriendelijke werksfeer met bevlogen collega’s die betrokken en makkelijk benaderbaar zijn. 

• Bewegingsvrijheid en autonomie om je werk vorm te geven en uit te voeren, zowel inhoudelijk als qua werk-privé balans. 

• Uitgebreide kansen voor persoonlijke groei en leren, zowel in je dagelijks werk als door aanvullende opleiding wanneer nodig of wenselijk. 

• Een salaris bij aanvang van maximaal € 5000 (afhankelijk van kennis en ervaring, op basis van 40 uur per week), met mogelijkheden voor latere groei, premievrij pensioen, 8% vakantiegeld, 5% eindejaarsuitkering en minimaal 30 vakantiedagen.