Analista de Documentos

Curte tecnologia, inovação e tem agilidade no DNA? Então talvez você tenha acabado de encontrar o seu próximo desafio! Na Spassu, estamos com um projeto incrível no ar — e ele está prontíssimo para receber profissionais com aquele algo a mais. Se você é Analista de Documentos, tem perfil inquieto, gosta de aprender e quer crescer junto com uma empresa que valoriza ideias novas, vem com a gente! Aqui, você vai encontrar espaço para expandir seus conhecimentos, aplicar seu talento e fazer parte de algo realmente significativo, inscreva-se e venha transformar com a Spassu! Os CV's permanecerão em poder da empresa enquanto perdurar o processo seletivo e pelo período adicional de 6 meses, para eventuais processos seletivos futuros, em atendimento a Lei Geral de Proteção de Dados. PRINCIPAIS ATIVIDADES: Atuar no gerenciamento, apoio e execução de atividades do núcleo de arquivo técnico ou núcleo de gestão documental. • Realizar assessoria, acompanhamento, e apresentação de dados estatísticos sobre o andamento da emissão dos documentos de projeto. • Coordenar atividades internas do Núcleo de Arquivo técnico ou gestão documental. • Planejar e acompanhar as atividades e demandas recebidas pelo cliente; • Apresentar dados estatísticos de volumetria tratada, atendimento e demais processos e entregas relacionadas. • Prover treinamento para os novos colaboradores e integrantes da equipe do posto de serviço nas Normas PB e sistemas em uso, nas práticas de documentação, instruções de trabalho e procedimentos de gestão documental a serem atendidos. • Levantar e mapear o fluxo de documentos, identificando origens e destinos deles, em conjunto com a fiscalização de campo e coordenadores de projetos; • Planejar e implementar o cronograma de gestão de documentos, conforme plano de documentação e quantitativo de documentos a serem fornecidos pelo cliente; • Planejar e implementar controle de qualidade da documentação recebida, em conformidade com as orientações e planos de qualidade do cliente; • Analisar os documentos quanto a formatação, codificação, visando fazer a verificação de qualidade dos documentos emitidos para o projeto; • Criar, revisar e complementar o Plano de Gestão Documental da Implementação de Projeto ou Núcleo de Documentação Técnica de Áreas de Negócio; • Participar de reuniões de abertura de contrato com a projetista – Kick-off Meeting – KOM de Projeto; • Atender solicitações gerenciais com informações sobre a documentação de projeto; • Realizar apresentações com dados estatísticos e informações sobre o andamento das atividades de emissão de documentos técnicos do projeto; • Elaboração de procedimento para orientação à Contratada; • Orientar as contratadas para atendimento às necessidades do cliente; • Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos serviços de documentação técnica e administrativa, observando as cláusulas do contrato; • Participar de reuniões com a empresa projetista contratada e com o cliente; • Elaborar relatório mensal com as atividades realizadas e, em caso de projetos de passivos documentais, com os avanços e marcos; • Organização do acervo físico em unidades diversas como: plataformas, terminais, refinarias, termelétricas, unidades do Gás e Energia e prédios administrativos • Elaboração de procedimento para orientação à Contratada; • Orientar as contratadas para atendimento às necessidades do cliente; • Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos serviços de documentação técnica e administrativa, observando as cláusulas do contrato; • Emitir e analisar relatórios de acompanhamento de projetos e emissão de documentos pela projetista para acompanhamento da gerência cliente; • Emitir relatórios de documentos cadastrados no sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em que a equipe está alocada para acompanhamento da gerência cliente; • Emitir relatórios de acompanhamento de fluxo de comentários de documentos para análise da Gerência cliente; • Participar de reuniões com a empresa projetista contratada e com o cliente; • Realizar diagnóstico documental e apresentar proposta para organização do acervo; • Organizar a documentação em formato eletrônico, criando taxonomia para os arquivos em local de armazenamento informado pela Petrobras, conforme regras e padrões corporativos da Petrobras; • Quando demandado, elaborar listas de eliminação de documentos da Unidade, para submissão pelo gestor à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Petrobras; • Atuar na Gestão e arquivamento de atas de reunião, cartas e e-mails de comunicação com as empresas contratadas, Agência Nacional de Petróleo, Gás e Biocombustíveis (ANP), Sociedade Classificadora; Marine Warranty Surveyor e demais entidades de relacionamento com a Petrobras, garantindo o controle de numeração, controle de emissão/recebimento e arquivamento. Requisitos Graduação de nível superior completo em Biblioteconomia e/ou Arquivologia. Certificação não requerido. Experiência desejável: 06 anos em Gestão de documentação de engenharia e/ou Projetos de gestão documental. Conhecimento em Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft completo; Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems; Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);  Experiência em Documentação Técnica de Engenharia; Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.300: Informação e documentação - Sistema de gestão de documentos de arquivo - Fundamentos e vocabulário; Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.301: Informação e documentação - Sistema de gestão de documentos de arquivo -Requisitos; Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.302: Informação e documentação - Sistema de gestão de documentos de arquivo - Diretrizes para implantação; Conhecimento da norma ISO 15.489-1: 2016 Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles; Conhecimento das técnicas de organização e gestão documental;  Conhecimento Normas Petrobras N-1710, N-2064, N-381; Conhecimento das técnicas de gestão de tprojetos; Conhecimento de técnicas de apresentação. Benefícios Plano de Saúde Plano Odontológico Seguro de Vida Vale Alimentação ou Refeição Vale Transporte WellHub Gympass