Finance & Administration Projects Lead (m/f/d)

W Verseo działamy w obszarze digital marketingu. Za tym, żeby ta machina działała sprawnie, stoi zespół finansowo-administracyjny i właśnie szukamy osoby, która przejmie prowadzenie tego obszaru.

Rozumiesz język finansów, prawa i biznesu, a do tego potrafisz płynnie tłumaczyć je reszcie organizacji? Troska o bezpieczne procedury, przejrzystość budżetową i stała chęć ulepszania rzeczywistości to Twój żywioł? W Verseo szukamy osoby, która łączy twardy warsztat analityczno-rachunkowy z dojrzałą, spokojną komunikacją.

To nie jest rola dla kogoś, kto chce po prostu spokojnie administrować tym, co zastanie. Szukamy kogoś z „zimną głową”. Osoby, która wejdzie w operację, zobaczy ręczną robotę i po prostu ją wyeliminuje. Masz u nas do dyspozycji dedykowanego programistę wdrożeniowego oraz zielone światło na narzędzia AI. Twoim zadaniem jest wiedzieć, co i jak zautomatyzować.

Jeśli Twoją pierwszą reakcją na powtarzalne zadanie jest "jak to zautomatyzować" to jesteś we właściwym miejscu. Jeśli wolisz mieć ustabilizowane procesy i działać w ramach tego co zastaniesz ta rola nie jest dla Ciebie.

Od pierwszego dnia wchodzisz w sam środek naszej operacji - przejmujesz procesy, uczysz się, jak działa ten obszar w praktyce. Nie audytujemy w oderwaniu od rzeczywistości! Równolegle Twoim celem jest mapowanie procesów i szukanie miejsc na automatyzację przy wsparciu naszego programisty.

1. Audyt, automatyzacje i rozwiązania AI to priorytety na start

• Mapowanie i usprawnianie: Identyfikacja miejsc w obszarze administracyjno - finansowym, gdzie ucieka czas na zbędną pracę ręczną i przekładanie tego na konkretne zlecenia dla programisty wdrożeniowego (potrzebujesz rozumieć co jest możliwe technicznie, żeby wiedzieć co zlecić

• Nowoczesne narzędzia: Wdrażanie narzędzi AI (ChatGPT, Claude i innych)) do codzienych procesów zespołu

• Kultura optymalizacji: Inicjowanie usprawnień na bieżąco - u nas audyt i rozwój to nawyk, a nie jednorazowa akcja.

2. Koordynacja obszaru:

• Brak "wpadających" tematów: Pilnowanie, aby wszystkie procesy finansowo-administracyjne działały jak w zegarku, a żaden temat nie przelatywał przez palce.

• Komunikacja i deeskalacja: Pełnienie roli "tłumacza" łączącego specyfikę prawa, księgowości i biznesu. Dbanie o płynny dialog z Zarządem, biurem rachunkowym i obszarami projektowymi w firmie.

• Rozdzielanie nowych zadań w zespole, priorytetyzacja, kontakt z resztą organizacji w sprawach finansowo-administracyjnych

3. Operacyjne wsparcie procesów i rozliczeń: Koordynacja prac (częściowo samodzielna, częściowo delegowana do zespołu, biura rachunkowego lub kancelarii):

• Nadzór nad bieżącymi dokumentami (wstrzymywanie i przekazywanie umów między opiekunami, wypowiedzenia, cesje, aneksy).

• Kontrola poprawności faktur kosztowych i sprzedażowych, obsługa korekt, weryfikacja rozrachunków w Comarch Optima i Saldeo, praca na wyciągach bankowych.

• Nadzór nad procesem windykacji - dbanie o wpływy i terminy spłat z poszanowaniem relacji partnerskich.

• Kontakt z biurem rachunkowym - weryfikacja, wyjaśnianie rozbieżności, potwierdzenia sald

• Weryfikacja raportów wypłatowych dla współpracowników B2B (płatności, paczki przelewów).

• Współpraca z kancelarią przy sprawach formalno-prawnych

Niezbędne:

• Praktycznego doświadczenia: Min. 2–3 lata na podobnym stanowisku w obszarze finansów, księgowości lub administracji, połączone z koordynowaniem pracy zespołu lub procesów.

• Twardej wiedzy rachunkowo-podatkowej: Praktycznej znajomości Ustawy o rachunkowości w stopniu pozwalającym na swobodny, merytoryczny dialog z biurem rachunkowym i Zarządem - rozumiesz zapisy, wiesz o co zapytać i potrafisz zweryfikować odpowiedź

• Znajomości systemów: Praktycznej umiejętności pracy w środowisku Comarch Optima oraz Saldeo (nie uczymy ich obsługi od zera).

• Nawyków automatyzacji i pracy z AI: Używasz narzędzi AI (Claude, ChatGPT itp.) lub rozwiązań typu Make/Zapier w codziennej pracy i potrafisz podać konkretne przykłady ich wykorzystania. Rozumiesz co jest możliwe do zautomatyzowania i potrafisz to przełożyć na konkretne zlecenie dla programisty

• Czarnego pasa w Excelu / Google Sheets: Tabele przestawne, złożone formuły i praca na dużych zbiorach danych to to Twój standard, a nie wyzwanie

• Dojrzałości interpersonalnej: Wysokiej kultury osobistej, asertywności, umiejętności stawiania granic oraz podejścia opartego na poszukiwaniu rozwiązań

• Elastyczności: Otwartości na zmianę i braku sztywnego przywiązania do raz ustalonych procedur.

• Języka angielskiego: Na poziomie min. B1 (do swobodnej pracy z dokumentacją).

Mile widziane:

• Doświadczenie z Make.com, Zapier lub podobnymi narzędziami do automatyzacji przepływów

• Doświadczenie w agencji lub firmie usługowej

• Znajomość HubSpot

• Zainteresowanie controllingiem finansowym i budżetowaniem - to jest kierunek w którym chcemy rozwijać ten obszar; jeśli masz ambicje w tym kierunku, będzie przestrzeń żeby to budować

Jeśli po przeczytaniu listy oczekiwań myślisz: “Ale ja tylko spełniam 80% oczekiwań z tej listy” mimo to wyślij nam swoje zgłoszenie! Nie szukamy ideałów z obrazka, tylko osób z pasją, z którymi będziemy dobrze współtworzyć ten obszar. 

• Przychody podstawa 11 000–14 000 zł netto + VAT (umowa B2B) 

• Model współpracy: wierzymy w zaufanie i pełną elastyczność. Możesz świadczyć usługi z dowolnego miejsca - z domu, kawiarni czy ulubionego miejsca w górach. Najważniejsza jest dla nas Twoja dostępność dla zespołu projektowego i klientów oraz branie odpowiedzialności za wspólne cele. uwaga tu * - pierwsze 3 miesiące potrzebujemy Ciebie więcej w biurze - wdrożenia przeprowadzamy w trybie stacjonarnym

• Biuro: w Poznaniu nasza przestrzeń pozostaje dla Ciebie otwarta. To tutaj dzieje się najwięcej w kontekście wymiany doświadczeń i wspólnej energii, zachęcamy do regularnych odwiedzin dla budowania relacji i wzajemnej inspiracji. 

• Forma współpracy B2B lub umowa zlecenie na czas nieokreślony (dla studentów do 26. roku życia z aktywnym statusem studenta).

• Przestrzeń na regenerację 30 płatnych dni wolnych od świadczenia usług w roku.

• Atmosferę i autonomię: Praca w zgranym, 3-osobowym zespole, brak mikrozarządzania, szacunek dla Twojego czasu i jasny podział odpowiedzialności.

• Rozwój pakiet szkoleń produktowych na start, dostęp do platformy e-learningowej, kursów, webinarów i materiałów szkoleniowych.

• Narzędzia i AI dostęp do uznanych narzędzi branżowych. Aktywne wykorzystywanie sztucznej inteligencji w codziennych procesach. Zachęcamy do testowania nowych rozwiązań.

• Autonomia jasno określone cele przy jednoczesnej dużej swobodzie w doborze metod działania. Cenimy Twoją inicjatywę i pomysły.

W Verseo wierzymy, że siłą organizacji są ludzie – różni, z różnymi doświadczeniami, temperamentami i sposobami myślenia. To właśnie ta różnorodność sprawia, że potrafimy patrzeć szerzej, działać odważniej i tworzyć lepsze rozwiązania dla naszych klientów i Partnerów.

Tworzymy środowisko oparte na szacunku, partnerstwie i otwartej komunikacji. Nie ma u nas miejsca na dyskryminację, jesteśmy otwarci na różnorodność i dbamy o to, aby każdy mógł czuć się sobą 🌈.