Secretaresse ontwerpbureau CB5

Zonder jou geen soepel lopend ontwerpbureau: jij brengt de rust, structuur en het overzicht waar de architecten en landschapsarchitecten van CB5 op kunnen bouwen.

Als secretaresse ben jij, samen met je collega's van het secretariaat, de steunpilaar voor de managers, projectleiders en ontwerpers van CB5 op de vestiging Maastricht. Je takenpakket is divers. Dit vraagt om iemand die niet alleen goed organiseert, maar ook inhoudelijk meedenkt en de mensen om zich heen goed aanvoelt. Je coördineert het tenderproces, controleert en verbetert offertes en documentatie en verzorgt facturatie. Je beheert agenda's en afspraken, legt verslagen vast en organiseert bijeenkomsten en teamactiviteiten van begin tot eind. Je bewaakt administratieve processen en bent een vertrouwd aanspreekpunt voor collega's én externe relaties. Met jouw overzicht, oog voor detail en gevoel voor prioriteiten zorg jij dat alles op rolletjes loopt, ook als het hectisch is.

• Overzicht bewaren en structuur aanbrengen in een dynamische, creatieve omgeving;

• Het tenderproces coördineren en offertes en documentatie naar een hoger niveau tillen;

• Administratieve processen bewaken en collega's ontzorgen zodat zij zich kunnen focussen op hun werk;

• Een belangrijk aanspreekpunt zijn voor collega's en externe relaties;

• Bijdragen aan een positieve werksfeer in een team van gedreven professionals.

CB5 is een zelfstandig ontwerpbureau voor architectuur, stedenbouw en landschapsarchitectuur, onderdeel van de businesslijn Leefomgeving van Antea Group. Je werkt dagelijks samen met creatieve en gedreven collega's die allemaal hetzelfde doel voor ogen hebben: hoogwaardige projecten afleveren. Met je secretariaatscollega's heb je regelmatig overleg en elk kwartaal is er een live samenwerksessie om kennis en ervaringen te delen. Daarnaast onderhoud je contact met klanten en andere betrokken partijen bij onze projecten.

• Meerdere jaren ervaring als secretaresse of management assistente: jij weet hoe het werkt en hoeft niet bij nul te beginnen;

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk;

• Stevigheid: je houdt je hoofd koel in een dynamische omgeving en weet ook onder druk het overzicht te bewaren;

• Een proactieve en gestructureerde werkhouding: jij pakt aan en regelt het;

• Handigheid in Microsoft 365: Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint en OneNote;

• Integriteit en discretie bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.