Gestionnaire de laboratoire de recherche

ENSTA est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris). Dans le cadre d’IP Paris, l’école participe aux activités des centres interdisciplinaires notamment du centre interdisciplinaire d'études pour la Défense et la Sécurité (CIEDS, soutenu par le ministère des armées et l’agence de l’innovation de défense (AID). Elle est à l’origine de la création du Centre interdisciplinaire Mers & Océans, inauguré en janvier 2025. Des chercheurs de l’école travaillent également en collaboration dans le cadre d'études portées par les centres Hi-Paris, lauréat en 2024 IA Cluster, E4C ou E4H notamment.

Le/la titulaire du poste sera affecté au sein de l’Unité de Formation et de Recherche (UFR) Mécanique. L’UFR de Mécanique a pour mission d’assurer la formation en mécanique des élèves du cursus ingénieur d’ENSTA, des élèves de masters de l’Institut Polytechnique de Paris, et la formation par la recherche d’étudiants français et étrangers au niveau master et doctorat. L’Unité développe également des activités de recherche dans le domaine de la mécanique des matériaux et des structures, de la mécanique des fluides, des vibrations et de l’acoustique. Ces activités sont réalisées grâce à un important parc expérimental de haut niveau en mécanique des solides et des fluides, tant pour l’enseignement que la recherche. Sur le campus de Paris-Saclay, l’UFR de Mécanique compte une vingtaine d’enseignants chercheurs, une quinzaine de doctorants/post-doctorants ainsi que plusieurs personnels techniques (ingénieurs, techniciens).

Sous l’autorité du directeur adjoint de l’UFR Mécanique, le/la titulaire du poste a pour missions de :

• Accueillir des personnels permanents et temporaires : doctorants, post-doctorants, enseignants-chercheurs, chercheurs invités français et internationaux (dossiers RH) et assurer un support administratif

• Organiser les déplacements des enseignants-chercheurs en lien avec le bureau des missions

• Assurer la gestion financière et comptable (demande d’achat, bon de commande, bon de livraison, etc), contact avec les fournisseurs

• Assurer le suivi budgétaire des contrats de recherche en lien étroit avec les chargés d’affaire et les services internes d’ENSTA (DAF, DRH, DR&I)

• Assister la Direction du laboratoire (affaires générales, organisation de réunion, gestion d’agenda, mise en forme de documents)

• Prendre en charge les moyens matériels du laboratoire (fournitures bureautiques)

• Contribuer à l’organisation d’événements (conférences, etc.) ou de réunions,

• Contribuer à toute activité du service en fonction des priorités retenues.

• Contribuer à la démarche Qualité, notamment via la rédaction et la mise à jour des procédures, le renseignement et le suivi des indicateurs

• Contribuer à la démarche RSE de l’Ecole dans le cadre de ses missions et de ses activités

Bac +2 minimum avec expérience analogue

• Fonctionnaire de catégorie B

• Agent contractuel (emploi pérenne ; CDD de 1 à 3 ans renouvelable) une CDIsation peut être examinée après 12 mois de services effectifs, sous réserve de l’appréciation des compétences et de la manière de servir (décision au plus tard 18 mois après la prise de poste)

• Fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire, IFSE, CIA)

• Contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent

• Transports (participation forfaitaire de l’employeur à hauteur de 75 %)

• Forfait mobilité durable (jusqu’à 300€/an)

• Possibilité de télétravail (après accord du manager et dépôt d’une demande)

• Subvention employeur au restaurant administratif et/ou à la cafétéria de l’établissement

•  Comité d’action sociale, avec notamment des événements et animations proposés au personnel, salle de sport sur adhésion, centre

  loisirs pour les enfants du personnel à partir de 6 ans avec tarifs préférentiels (campus Paris-Saclay)

•  Mutuelle (participation à hauteur de 50% de l’établissement)

• Connaissance générale des techniques de secrétariat

• Connaissances sur l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche

• Rédaction administrative

• Principes de base en gestion budgétaire et en gestion des ressources humaines

• Bon niveau d’anglais

• Savoir planifier son temps et s’organiser

• Savoir rechercher l’information

• Utilisation des outils bureautique (Word, Excel,) et des systèmes d’information métier

• Qualités relationnelles

• Sens du travail en équipe

• Sens de l’initiative