Assistant(e) Opérationnelle - Promotion Immobilière

Dans le cadre du renforcement de notre organisation, nous recrutons un(e) Assistant(e) Opérationnel(le) / Assistant(e) d’Agence pour notre agence de Toulouse.

Le poste s’inscrit au cœur des équipes opérationnelles, avec des interactions régulières avec :

• Assurer le suivi administratif des opérations (dossiers programmes, conventions, contrats, courriers)

• Constituer, mettre à jour et fiabiliser les dossiers opérationnels

• Assister l’équipe dans le suivi des plannings et jalons clés

• Préparer et suivre les comptes rendus de réunions

• Contribuer à la coordination des intervenants (internes et externes)

• Participer à la préparation des phases de livraison et à l’archivage des dossiers

• Alerter en cas d’écarts, retards ou incohérences

• Assurer la gestion administrative et logistique des chantiers (contrats, ordres de service, facturation, documentation)

• Participer au suivi des plannings et de l’avancement des opérations, en appui des équipes techniques

• Assurer la circulation des informations entre les différents intervenants

• Mettre à jour les reportings et outils de suivi

• Relayer les informations liées aux exigences de qualité, sécurité et standards techniques

• Identifier et remonter les points de vigilance

• Contribuer à la gestion des aléas administratifs et à la préparation des livraisons (réserves, DOE)

• Assurer le suivi administratif des ventes (dossiers clients, pièces contractuelles, coordination avec les partenaires)

• Participer à la facturation et au suivi des encaissements

• Mettre à jour les outils de suivi commercial et tableaux de bord

• Assurer l’interface administrative entre équipes commerciales, clients et partenaires

• Contribuer à la qualité de la relation client et au traitement des demandes

• Participer à l’amélioration continue des process ADV

• Assurer un appui administratif transverse au fonctionnement de l’agence

• Gérer les moyens généraux (fournitures, équipements, prestataires)

• Être le relais avec le siège sur les sujets administratifs

• Faciliter la circulation de l’information entre les équipes

• Contribuer à l’amélioration des outils et des méthodes de travail

• Environnement de l’immobilier et/ou du BTP (promotion, aménagement ou immobilier d’entreprise)

• Organisation et fonctionnement d’un chantier et d’une opération immobilière

• Notions d’administration des ventes, de gestion contractuelle et de suivi financier

• Bases en droit de la construction et en réglementation (sécurité, conformité)

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, outils collaboratifs)

• La connaissance d’outils métiers (PRIMPROMO, KALITI, SUBLIC) est un plus

• Organiser, structurer et suivre des dossiers administratifs et techniques

• Coordonner des interlocuteurs multiples (équipes internes, prestataires, partenaires)

• Suivre des plannings et gérer des échéances dans un environnement multi-projets

• Mettre à jour et fiabiliser des outils de suivi et de reporting

• Prioriser les tâches et gérer les imprévus avec efficacité

• Communiquer de manière claire et structurée, à l’écrit comme à l’oral

• Rigueur et sens de l’organisation

• Polyvalence et capacité d’adaptation

• Réactivité et gestion des situations urgentes

• Aisance relationnelle et esprit d’équipe

• Autonomie et sens de l’initiative (dans un cadre défini)

• Fiabilité, discrétion et sens des responsabilités

• Formation Bac +2 / Bac +3 en gestion immobilière, gestion administrative ou PME-PMI

• Rigueur, sens de l’organisation et fiabilité

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

• Qualités relationnelles et rédactionnelles

• Autonomie, esprit d’équipe et sens du service

• Capacité d’adaptation dans un environnement exigeant et transverse

• Contrat : CDI - Statut employé - 39h

• Rémunération annuelle brute indicative : à partir de 32 K€, selon profil et expérience

• Convention collective Promotion Immobilière - IDCC 1512

• Localisation : 10 rue Françoise d’Eaubonne - 31200 TOULOUSE