Gestionnaire scolarité Masters - CDD - 9 mois

Télécom SudParis est une grande école publique d'ingénieurs reconnue au meilleur niveau des sciences et technologies du numérique. La qualité de ses formations est basée sur l’excellence scientifique de son corps professoral et une pédagogie mettant l’accent sur les projets d’équipes, l’innovation de rupture et l’entreprenariat. Télécom SudParis compte 1 000 étudiantes et étudiants dont 700 élèves ingénieurs et environ de 150 doctorantes et doctorants. Télécom SudParis fait partie de l’Institut Mines-Télécom, premier groupe d’école d’ingénieurs en France, et partage son campus avec Institut Mines-Télécom Business School. Télécom SudParis est co- fondatrice de l'Institut Polytechnique de Paris (IP Paris), Institut de Sciences et Technologies à vocation mondiale avec l’École polytechnique, l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris, l'ENPC et Télécom Paris. Vidéo présentation de Télécom SudParis

L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale. Vidéo de présentation de l'Institut Mines-Télécom

• Accueillir, accompagner et informer les étudiants tout au long de leur parcours

• Assurer la gestion opérationnelle des enseignements des Masters opérés par Télécom SudParis pour IP Paris

• Assurer la gestion et le suivi de la scolarité des étudiants des Masters et PhD Track opérés par Télécom SudParis

• Préparer et mettre en œuvre les journées de rentrée, d’accueil et d’information des étudiants

• Mettre à jour et diffuser les documents d’information relatifs à la scolarité

• Répondre aux questions des étudiants sur les différentes étapes de leur parcours

• Relancer, lorsque cela est nécessaire, les étudiants afin d’obtenir les pièces ou informations indispensables au traitement de leurs dossiers

• Intégrer et mettre à jour les données nécessaires à l’organisation des enseignements dans les systèmes d’information, en lien avec la DISI

• Recueillir auprès des directeurs de programmes, des responsables d’UE et des enseignants-chercheurs les informations nécessaires à la programmation annuelle des enseignements

• Saisir et mettre à jour les calendriers et les emplois du temps, et effectuer les réservations d’espaces nécessaires au déroulement des enseignements

• Prendre en compte les modifications de programmation et réaliser les ajustements nécessaires dans les outils et documents de planification

• Mettre à jour les fiches programmes et les planifications partagées avec Télécom Paris, à partir des informations transmises et validées par les responsables pédagogiques

• Saisir, actualiser et diffuser les informations pédagogiques relatives à l’organisation des enseignements dans les systèmes d’information et auprès des parties prenantes concernées

• Réaliser les inscriptions pédagogiques, mettre à jour les dossiers individuels et tenir à jour les listes d’étudiants

• Recueillir et saisir les notes dans les outils de scolarité

• Préparer les éléments nécessaires à l’organisation des jurys

• Mettre en œuvre les décisions des jurys et établir les relevés de notes, attestations et autres documents de scolarité

• Contrôler et suivre les contrats de formation de la Graduate School

• Enregistrer et suivre les demandes de dispense, les absences et les situations administratives particulières des étudiants

• Échanger avec les gestionnaires de scolarité de Télécom SudParis et de Télécom Paris afin d’assurer la continuité et la cohérence du traitement des dossiers étudiants

• Configurer et mettre à jour les cours de Télécom SudParis dans SynapseS afin de permettre l’alimentation du système d’échange des données

• Diplôme Bac+ 2 ou équivalent

• Diplôme Bac avec une expérience professionnelle ≥ 4 ans

• Expérience professionnelle ≥ 8 ans

• Grande aisance de prise en main des outils numériques

• Maîtrise du Pack office

• Pratique de l’anglais niveau C1 minimum

• Connaissance de l’enseignement supérieur, de la gestion des scolarités

• Connaissance du système d’information pour la scolarité Open Portal et/ou SynapseS

• Expérience auprès d’un profil étudiant

• Rigueur, sens de l’organisation et autonomie

• Capacité d’écoute, d’analyse et de communication

• Qualités relationnelles pour détecter les situations individuelles sensibles et en référer au responsable du service

• Capacité d’adaptation à différents interlocuteurs (direction, enseignants-chercheurs, élèves)

• Réactivité et disponibilité

• Esprit d’équipe

• Fourchette indicative de rémunération (hors bonus annuel variable): 25 000 - 35 000 euros bruts annuels, selon le profil et l’expérience (charges salariales réduites en secteur public).