Bilingual Legal Assistant/Office Coordinator /// Adjoint·e juridique/ secrétaire juridique bilingue

(le français suit)

About Us

JFK Law LLP is a mid-sized, national law firm focused on delivering high quality legal services to Indigenous people, communities, and organizations. We are a national leader in Aboriginal law with offices in Victoria, Vancouver, Toronto, & Kahnawake, and opening soon in Calgary and Montreal. We foster an environment of excellence in serving our clients, continuous learning, cultural competency, and mutual respect.

JFK Law is committed to advancing justice and self-determination for Indigenous people. Trusted by Indigenous individuals and communities for our results, determination, and experience, we foster an inclusive workplace where collaboration drives meaningful outcomes.  We bring dedication and rigor to everything we do, and we hold ourselves to high standards of care and precision. We are guided by values of honouring Indigenous voices, being bold, creative, and strategic. We listen with humility, we strive to innovate, we challenge norms, and we create a modern, inclusive environment where all team members can thrive in an environment where we are equally accountable to our clients and our colleagues in making a lasting impact.

As a firm dedicated to serving Indigenous people, we strongly encourage Indigenous applicants to apply. We are deeply committed to building and sustaining a workplace that supports our Indigenous team members in their professional growth and honours their personal and cultural identities.

Role Overview

This is a Full Time Position approximately 37.5 hours per week. This position full-time in-office based out of our downtown Montreal location.The Legal Assistant/Office Coordinator reports directly to the Manager of Support Services.

This role is best suited to an individual that is motivated, organized, adaptable, and takes initiative. This hybrid position will be the main coordinator for our Montreal office as well as supporting one to two lawyers while working with the paralegal and legal support teams to ensure the seamless operation of the Montreal office.

This position provides opportunity for career development working with various lawyers’ legal administrative needs.

Key Responsibilities

• Manage calendars and schedule appointments using Outlook and various planning tools.
• Oversee and update both electronic and physical “Bring Forward” systems for task and document management.
• Complete monthly reconciliations of expenses for assigned lawyers.
• Provide support for negotiations, and regulatory matters, including preparing specialized documents for court and other agencies.
• Organize and manage complex electronic and paper filing systems, handling file openings, updates, and closures.
• Draft, edit, format, and organize various materials, including correspondence, memos, reports, documents, and labels, for electronic or print use.
• Arrange meetings, including preparation of documents, catering, and logistical support.
• Manage client documentation, pleadings, corporate records, briefs, and reports, ensuring they are well-organized and accessible.
• Support with reviewing, assembling, and organizing documentary evidence for complex cases.
• Handle scanning and photocopying of necessary documents.
• Schedule and coordinate frequent travel arrangements.
• Complete the reception duties, including welcoming guests, answering phones, taking messages, and directing calls.
• Collect, sort, and distribute incoming mail and courier packages.
• Manage the daily requirements of the physical office
• Set up and clean up before and after meetings
• Set up and test AV for meetings
• Order, stock, sort, and organize office supplies, and manage inventory.
• Maintain general office tidiness. Make coffee, refill supplies, operate dishwasher, and clean up as needed.
• Perform additional administrative tasks as needed to support the team.

Requirements and Qualifications

The ideal candidate will:

• Be bilingual (English/French) both oral and written
• Be a graduate of an accredited Legal or Administrative Assistant program or possess equivalent experience.
• Have 1+ years of experience as a Legal Assistant or similar role, or equivalent experience.
• Demonstrate strong organizational and prioritization skills, with the ability to work independently.

Preferred Skills:

• Exceptional technical skills and meticulous attention to detail.
• Strong organizational and teamwork abilities.
• Proficiency with Microsoft Office applications.
• Knowledge of legal software, such as iManage and Cosmolex.
• Ability to thrive in a fast-paced environment, adapt to shifting priorities, and meet tight deadlines.
• Self-motivated, proactive, and capable of completing tasks with minimal supervision.
• Excellent interpersonal, written, and verbal communication skills.
• Ability to work effectively under pressure.

Applicants are encouraged to disclose if they are from an equity-seeking group and/or if they are a citizen of an Indigenous Nation.

Qui sommes-nous?

JFK Law LLP (« JFK ») est un cabinet d'avocats national spécialisé en droit autochtone qui se consacre à offrir des services juridiques de haute qualité aux peuples, communautés et organisations autochtones. Nous avons des bureaux à Victoria, Vancouver, Toronto, Kahnawake et prochainement à Montréal et Calgary, tout en desservant des clients à travers le Canada. Nous favorisons un environnement d'excellence dans le service à nos clients, l'apprentissage continu, la compétence culturelle et le respect mutuel.

JFK s'engage à faire progresser la justice et l'autodétermination des peuples autochtones. Reconnus par les individus et les communautés autochtones pour nos résultats, notre détermination et notre expérience, nous favorisons un milieu de travail inclusif où la collaboration mène à des résultats significatifs. Nous faisons preuve de dévouement et de rigueur dans tout ce que nous entreprenons, et nous travaillons selon des standards élevés de qualité et de rigueur. Nous sommes guidés par des valeurs qui consistent à honorer les voix autochtones, à faire preuve d'audace, de créativité et de stratégie. Nous écoutons avec humilité, nous nous efforçons d'innover, nous remettons en question les normes et nous créons un environnement moderne et inclusif où tous les membres de l'équipe peuvent s'épanouir dans un cadre où nous sommes également responsables envers nos clients et nos collègues afin d'avoir un impact durable.

En tant que cabinet dédié au service des peuples autochtones, nous encourageons fortement les candidats autochtones à postuler. Nous sommes engagés à créer et à maintenir un lieu de travail qui soutient nos collègues autochtones dans leur développement professionnel et d’honorer leur identité personnelle et culturelle.

Aperçu du rôle

L’objectif principal du poste de adjoint·e juridique/ secrétaire juridique bilingue est de soutenir le cabinet dans la gestion ordonée, diligente et efficiente du bureau ainsi que de soutenir un ou deux avocat·es et de collaborer avec l’équipe de soutien juridique et de parajuristes afin d’assurer le bon fonctionnement du cabinet. Ce rôle convient particulièrement à une personne motivée, organisée, adaptable et proactive.

Il s’agit d’un poste à temps plein d’environ 37,5 heures par semaine. Ce poste sera effectué à temps plein en présentiel dans notre bureau à Montréal. L’adjoint·e juridique / secrétaire juridique relève directement du ou de la gestionnaire des services de soutien.

Ce poste offre des possibilités de développement de carrière en répondant aux besoins administratifs juridiques de divers avocats.

Responsabilités clés

• Gérer les calendriers et planifier les rendez-vous à l’aide d’Outlook et d’autres outils de planification.
• Superviser et mettre à jour les systèmes de rappel, tant électroniques que physiques, pour la gestion des tâches et des documents.
• Effectuer les rapprochements mensuels des dépenses pour les avocat·es assigné·es.
• Fournir un soutien pour les négociations et les affaires réglementaires, y compris la préparation de documents spécialisés pour les tribunaux et autres organismes.
• Organiser et gérer des systèmes de classement complexes, électroniques et papier, en assurant l’ouverture, la mise à jour et la clôture des dossiers
• Préparer, réviser, mettre en forme et organiser divers documents, y compris la correspondance, les notes de service, les rapports, les documents et les étiquettes, pour usage électronique ou imprimé.
• Organiser des réunions, y compris la préparation des documents, la commande de repas et le soutien logistique.
• Gérer la documentation des client·es, les actes de procédure, les dossiers corporatifs, les cahiers d’autorités et les rapports, en veillant à leur organisation et accessibilité.
• Appuyer la révision, l’assemblage et l’organisation de la preuve documentaire dans les dossiers complexes.
• Effectuer la numérisation et la photocopie des documents nécessaires.
• Planifier et coordonner des déplacements fréquents.
• Tâches de réception, y compris accueillir les visiteurs, répondre au téléphone, prendre des messages et diriger les appels.
• Collecter, trier et distribuer le courrier entrant et les colis des services de messagerie.
• Gestion quotidienne du bureau physique.
• Mise en place et nettoyage.
• Installation et test de l’audiovisuel pour les réunions.
• Commander, stocker, trier et organiser les fournitures de bureau et gérer l’inventaire.
• Maintenir la propreté générale du bureau. Préparer le café, réapprovisionner les fournitures, faire fonctionner le lave-vaisselle et nettoyer au besoin.
• Effectuer toute autre tâche administrative requise pour soutenir l’équipe.

Exigences et qualifications

Le ou la candidat·e idéal·e :

• Est bilingue (français/anglais) à l’orale et à l’écrit
• Est diplômé·e d’un programme accrédité d’adjoint·e juridique ou administratif·ve, ou possède une expérience équivalente.
• Avoir plus de 3 ans d’expérience en tant qu’adjoint·e juridique ou dans un rôle similaire, ou d’une expérience équivalente.
• Faire preuve de solides compétences en organisation et en gestion des priorités, avec la capacité de travailler de manière autonome.

Compétences souhaitées :

• Excellentes compétences techniques et attention méticuleuse aux détails
• Fortes aptitudes pour l’organisation et le travail d’équipe.
• Maîtrise des applications Microsoft Office.
• Connaissance de logiciels juridiques tels que iManage et Cosmolex.
• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique, à s’adapter aux priorités changeantes et à respecter des délais serrés.
• Autonomie, esprit d’initiative et capacité à accomplir les tâches avec un minimum de supervision.
• Excellentes compétences interpersonnelles, ainsi qu’en communication écrite et verbale.
• Capacité à travailler efficacement sous pression.

Nous encourageons les candidat·es à indiquer s’ils ou elles font partie d’un groupe en quête d’équité et/ou s’ils ou elles sont citoyen·nes d’une Nation autochtone.