Freelance – Assistant(e) Communication & Événementiel (Hackathons Adopt AI)

• Type de contrat : Freelance
• Début : asap Octobre 2026
• Fin prévue (à titre indicatif) : Décembre 2026
• Lieu : Paris 9e

Chez Artefact Adopt AI, nous concevons et organisons des hackathons d'innovation sur des enjeux technologiques et sociétaux majeurs. Notre objectif, en lien avec des grands acteurs publics et privés : réunir étudiants, développeurs, entrepreneurs, chercheurs et experts métiers pour faire émerger, en quelques jours, des idées et des prototypes concrets répondant à des problématiques réelles.

Du 2 au 4 décembre 2026, nos hackathons s'installeront au Grand Palais lors d'Adopt AI, le plus grand salon européen dédié à l'IA, rassemblant des milliers de participants.

Pour nous accompagner dans la communication et l'organisation de nos hackathons – avant, pendant et après Adopt AI, nous recherchons un(e) Assistant(e) Communication & Événementiel.

Rattaché(e) à l'équipe et sous la responsabilité de la responsable événementielle et communication, tes missions couvriront les deux piliers majeurs de nos projets :

• Création de supports visuels : identité visuelle, création de contenus, kits de communication, newsletters, publications LinkedIn, supports print (kakémonos, signalétique, fonds de stand, goodies).
• Rédaction & Animation : Rédaction des supports destinés aux participants, intervenants, sponsors et clients. Animation des canaux de communication.
• Valorisation événementielle : Mise à jour des pages web/présentations et médiatisation des hackathons et temps forts (avant, pendant et après l'événement).

• Coordination avec les différents prestataires (lieu, catering, scénographie, mobilier) et gestion des commandes / goodies.
• Participation à la construction des documents supports (planning événementiel, agendas/déroulés, staffing, briefs des prestataires).
• Participation à la gestion et au suivi des livraisons liées à l’événement

• Présence sur site pour épauler la régie et l'équipe de production.
• Coordination logistique des prestataires, flux et livraisons.
• Accueil et garantie de la meilleure expérience possible pour les participants, sponsors et VIPs.

• Suivi du démontage, retours logistiques, bilan budgétaire et facturation.
• Communication post-événement

• Oct. : Amplification des actions de communication & lancement de la logistique événementielle
• Nov. : Rush Pré-event (communication intensive & dernier sprint de l’organisation opérationnelle)
• Déc. : Jour J au Grand Palais (présence sur le terrain, gestion live de l’événement)
• (A confirmer) Janv. : Bilan, REX, valorisation post-event & continuation des projets communication / event

• Freelance avec expériences et projets concrets en Communication et Événementiel.

• Outils & Compétences :
  • Canva : Maîtrise avancée indispensable.
  • Suite Adobe (Photoshop, Illustrator, InDesign) & Montage Vidéo : Un véritable plus.
  • Outils bureautiques & collaboratifs : Suite Google / Microsoft, Klaxoon, etc.

Chez Artefact, nous recrutons nos collaborateurs uniquement en fonction de nos besoins et des qualités propres de chaque candidat. Nous assurons le développement de leurs compétences professionnelles et de leurs responsabilités sans discrimination d’aucune sorte. Le groupe s'engage à reconnaître et promouvoir tous les talents, quels que soient leurs croyances, âge, handicap, parentalité, origine ethnique, nationalité, identité de genre, orientation sexuelle, appartenance à une organisation politique, religieuse, syndicale ou à une minorité, ou toute autre caractéristique qui pourrait faire l'objet d'une discrimination.