Coördinator sociale dienstverlening en welzijn

De coördinator sociale dienstverlening en welzijn maakt deel uit van de cluster Burger en Welzijn. Deze cluster staat in voor persoonsgebonden materies, die gerelateerd zijn aan burgerzaken en welzijn.

Als coördinator sociale dienstverlening en welzijn sta je in voor de aansturing van alle medewerkers van de sociale dienst van het lokaal bestuur. De sociale dienst verzekert de dienstverlening die nodig is om aan elke persoon de mogelijkheid te bieden een leven te leiden dat beantwoordt aan de menselijke waardigheid. De dienstverlening situeert zich op alle levensdomeinen op preventief en curatief vlak, en kan bestaan uit financiële hulp, materiële of immateriële hulp en psychosociale hulp.

Je staat daarbij in voor het initiëren, trekken en opvolgen van nieuwe en vernieuwende projecten, die zowel de interne als de externe werking van de sociale dienst betreffen, zowel proces- als projectmatig.

Daarnaast sta je ook in voor het initiëren, trekken en opvolgen van projecten die het algemeen welzijn betreffen in nauwe samenwerking met de deskundigen binnen de cluster zorg, bv. mentaal welzijn, bevolkingsonderzoeken kankerpreventie, e-inclusie, …

Je rechtstreeks leidinggevende is het clusterhoofd burger en welzijn.

1. Coördinatie en aansturing van de dienst

Als coördinator sociale dienstverlening en welzijn sta je in voor de aansturing van alle medewerkers van de sociale dienst / sociale dienstverlening (maatschappelijk werkers, trajectbegeleider, sociaal ondersteuner, brugfiguur) van het lokaal bestuur. Je coacht hen in hun dagelijkse werking en neemt hen op sleeptouw om het beste in hen naar boven te brengen. Op die manier verzeker je een kwalitatieve werking en de continuïteit van de dienstverlening.

Taken:

• Coördineren van de dagelijkse activiteiten van de dienst

• Coachen, stimuleren en begeleiden van de medewerkers m.b.t. hun ontwikkeling en ontplooiing

• Opvolgen van de werklast binnen de dienst en de verdeling van de dossiers en zo instaan voor het optimaliseren van de inzet van de medewerkers

• Bewaken van de uniformiteit in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de dienst

• Initiëren, trekken en opvolgen van de diverse projecten en processen binnen de dienst (zie hierna)

• Opvolgen van de regels en afspraken van de organisatie en de dienst (bv. verlofaanvragen)

• Leading by example

2. BCSD (Bijzonder Comité Sociale Dienst)

Je zorgt voor een vlotte organisatie van de BCSD-zittingen en een correcte opvolging van de subsidiedossiers.

Taken:

• Instaan voor een goede en volledige dossiervorming van de dossiers die door de maatschappelijk werkers worden voorbereid en aan de leden van het BCSD worden voorgelegd

• Voorleggen van dossiers sociale dienst aan de leden van het BCSD

• Het faciliteren en organiseren van een goede werking van het BCSD in samenspraak met het clusterhoofd en de voorzitter van het BCSD.

• De coördinator sociale dienstverlening en welzijn is secretaris van het BCSD.

• Opvolgen en organiseren van een goede administratieve verwerking van de beslissingen van het BCSD

• Instaan voor het correct en tijdig doorgeven van alle gegevens nodig voor de administratieve verwerking van de hulpvragen

• Correct uitwisselen van informatie met de financiële dienst met betrekking tot de financiële verrichtingen ten aanzien van de cliënten

• Correcte verwerking van de voorstelling in functie van recuperatie van de subsidies bij de POD MI

3. Procesmatig werken

Uitwerken, trekken en opvolgen van alle dienstgebonden processen in overleg met de betrokken experten, zodat de processen steeds zo optimaal mogelijk verlopen zowel voor de cliënt als de medewerker.

Taken:

• In kaart brengen van alle binnen de dienst lopende processen

• Prioriteit aanbrengen in welke processen wanneer aan te pakken

• In overeenstemming met de beschikbare software de processen uitwerken

• Coaching, advisering, opvolging, evaluatie en bijsturing in de proceswerking

• De principes en werkwijze van procesmanagement toepassen, evalueren en bijsturen

4. Projectmatig werken

Beheren van specifieke, dienstgebonden en/of dienstoverschrijdende projecten. Het meetbaar maken van vooropgestelde doelen, het tijdelijk bijeenbrengen van verschillende kennis en disciplines en  het doorvoeren van veranderingen

Taken:

• Organiseren van projecten voor de eigen dienst en cluster of desgevallend, organisatie

• Coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten

• De principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen

5. Algemeen welzijn

Je initieert, trekt en zet projecten op die het algemeen welzijn betreffen, zowel bestaande algemene initiatieven als initiatieven die je op basis van lokale algemeen welzijnsnoden detecteert.

Taken:

• Bestaande bovenlokale (Vlaams – federaal) algemene initiatieven opvolgen en in kaart brengen en deze, zo gewenst, op schaal van Deerlijk realiseren

• Lokale algemene welzijnsnoden detecteren en initiatieven uitwerken die aan deze noden tegemoet komen

• Mogelijke subsidiekanalen in dit kader opvolgen en bij mogelijkheden de nodige acties ondernemen om hierop in te stappen

6. Communicatie - intern en extern

Garanderen van open communicatie naar de medewerkers, het clusterhoofd, de collega’s van andere diensten,  het bestuur en alle externen waarmee er in het kader van de functie contact is.

Taken:

• Organiseren van een optimale interne communicatie binnen de dienst

• Zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen(en)

• Signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers

• Teamoverleg coördineren en voorzitten

• Zorgen voor een optimale communicatie met externen waarmee er in het kader van de functie contact is, bv. andere lokale besturen in functie van kennisuitwisseling en kennisdeling

7. Wetgeving en regelgeving

Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst.

Taken:

•        De nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie

•        Vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de eigen dienst

•        Briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden

•        Wetgeving en regelgeving kunnen toepassen

•        Organiseren van bijscholing, vorming… voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau

•        Vakgerichte informatie raadplegen

8. Vertrouwelijkheid persoonsgegevens

Als medewerker bij een lokaal bestuur bestaat de kans steeds dat je in contact komt met persoonsgegevens. Deze worden in geen geval  bijgehouden, geconsulteerd of verstrekt, ook niet binnen de organisatie of met het bestuur, wanneer dit niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak of indien er geen wettelijke plicht toe bestaat. Bij twijfel neem je contact op met de informatieveiligheidsconsulent van het bestuur.

*de takenlijsten zijn niet-limitatief