Teamleider communicatie

Als teamleider communicatie ben je verantwoordelijk voor de strategisch communicatievoering van ons lokaal bestuur. Je bouwt mee aan het imago en de herkenbaarheid van ons bestuur, zowel bij interne medewerkers als bij externe doelgroepen (burgers, pers, partners, enz.). Je speelt proactief in op trends en uitdagingen binnen het vakgebied en je bent de sleutelfiguur om onze verhalen helder, krachtig en met impact tot bij onze inwoners te brengen. Je onderhoudt horizontale contacten met alle teams en je gaat regelmatig in overleg met het schepencollege, het vast bureau, het managementteam en de teamleiders.

Als teamleider communicatie ontwikkel, coördineer en bewaak je de communicatie- en participatiestrategie van het lokaal bestuur. Je zorgt ervoor dat we boodschappen helder, consistent en doelgericht communiceren. Leidinggeven vormt een essentieel onderdeel van jouw takenpakket. Je inspireert en coacht jouw team om samen op een creatieve, planmatige en proactieve manier zowel fysieke als digitale communicatiemiddelen in te zetten.

Deze lijst is indicatief.

a) Coördinatie van het team

Het waken over het efficiënt en doeltreffend inzetten van mensen en middelen binnen het team communicatie zodat de continuïteit en kwaliteit (o.a. klantgericht) van de dienstverlening gegarandeerd blijft. Dit omvat onder meer volgende taken:

• Opmaken werkschema’s, toekennen verloven, opvolgen ziektes,...

• Delegeren van taken aan medewerkers in functie van hun competenties en rekening houdend met een evenwichtige taakverdeling onder de medewerkers

• Bewaken en opvolgen van de voortgang van projecten, activiteiten… en indien nodig acties nemen om bij te sturen

• Waken over de kwaliteit (o.a. klantgericht, naleving wetgeving,…) van de geleverde diensten

• Zorgen voor de aan- en bijsturing van processen en projecten

• Vertalen van strategie en beleid naar concrete doelstellingen, acties…

b) Leiding geven aan team communicatie – coachen van de medewerkers zodat het team beschikt over gemotiveerde en competente medewerkers

Het aansturen van de medewerkers van team communicatie, hen coachen en motiveren zodat ze hun taken en opdrachten efficiënt en kwaliteitsvol kunnen realiseren. Dit omvat onder meer volgende taken:

• Instructies geven over de uit te voeren taken

• Bijstand verlenen bij complexe dossiers

• Zorgen voor een goede interne communicatie: vb. door organiseren van regelmatig werkoverleg met de medewerkers zodat zij kunnen functioneren als één team

• Inschatten van de capaciteiten van de medewerkers en deze optimaal proberen te benutten

• Feedback geven over het functioneren van de medewerkers, openstaan voor vragen van de medewerkers

• Begeleiden en opleiding voorzien van de medewerkers

• Zorgen voor een duidelijke formulering van taken, rollen, opdrachten, verantwoordelijkheden

• Het responsabiliseren en motiveren van de medewerkers

c) Uitwerken van beleidsvoorstellen en adviezen zodat de beleidsdoelstellingen van het team gerealiseerd worden

Dit omvat onder meer volgende taken:

• Het analyseren van relevante signalen uit het werkveld

• Beleidsvoorbereidende dossiers en nota’s opmaken voor de beleidsverantwoordelijkheden

• Spontaan beleidsadviezen formuleren en inhoud geven aan de beleidsnota’s

• Evalueren van de effecten van het gevoerde beleid

d) Instaan voor een gestructureerde en geïntegreerde interne communicatie binnen de organisatie

Dit omvat onder meer volgende taken:

• Zorgen voor kwaliteitsvolle interne communicatiemiddelen is samenwerking met andere teams

• Structureren van interne communicatiekanalen met het oog op een efficiënte informatiedoorstroming binnen de organisatie

• Het ontwikkelen en bewaken van de huisstijl

e) Instaan voor een kwaliteitsvolle externe communicatie

 Dit omvat onder meer volgende taken:

• Mee structureren, produceren, redigeren en optimaliseren van externe communicatiekanalen (bvb. De gemeentelijke website, het gemeentelijk informatieblad, digitale nieuwsbrieven,…)

• Mee instaan voor de contacten met de pers: opmaken van persberichten, organiseren van persconferenties, brochures, bewonersbrieven,…

• Het verzorgen van allerhande publicaties rondbeleidsinformatie en activiteiten, events…

• Verzorgen van de public relations van de gemeente

• Het begeleid van de teams bij de optimalisering van de externe communicatie

• Het ondersteunen van de diensten bij de organisatie van activiteiten

• Het ontwikkelen en bewaken van de huisstijl

f) Instaan voor het faciliteren van kanalen die zorgen voor inspraak, samenspraak met de inwoners van Lievegem

Mogelijke taken zijn:

• Het uitwerken van inspraakprocedures voor samenspraak, afhankelijk van de doelgroep, materie en te nemen beslissing en er voor zorgen dat deze procedures door het team in de praktijk worden omgezet

• Het evalueren van de bestaande advies- en inspraakinitiatieven en waar nodig bijsturen

g) Het signaleren van nieuwe communicatievormen en digitale tools, het onderzoeken van hun toepasbaarheid en het initiëren van verbetertrajecten om het communicatiebereik en -effect te versterken

Mogelijke taken zijn:

• Op de hoogte blijven van nieuwe communicatiekanalen en -tools en het team hierin wegwijs maken

• Het uitwerken van kleine pilots of experimenten om nieuwe kanalen of technieken in de praktijk te testen

• Het adviseren van het managementteam over mogelijke vernieuwingen in het communicatiebeleid en -middelen

• Het hebben van een interne ‘drive’ voor je vak en je deelt vlot informatie over jouw vakgebied met anderen

h) Initiëren, ontwikkelen van samenwerkingsverbanden en instaan voor de vertegenwoordiging van het team met het oog op een optimale externe communicatie

Mogelijke taken zijn:

• Invulling geven aan samenwerkingsverbanden met buurgemeenten, externe instanties…

• Deelnemen aan diverse werkgroepen buiten het bestuur

• Nieuwsgierig zijn over hoe het bij andere organisaties loopt en je gaat op zoek naar andere ‘best practices’, op zoek durven gaan naar voorbeelden buiten de openbare sector