Internal Applicants Only: Document Management Representative

Internal Applicants only: Document Management Representative

Temporary 6-month Contract, Full-Time

This position is being posted to fill an existing vacancy

Hiring Range: $51,745 - $54,788

The College of Early Childhood Educators (the College) supports high-quality early learning and care by regulating more than 68,000 members of the profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. We are one of the largest self-regulatory bodies in Ontario and the diversity of our members as well as our employees reflects the diversity of the children and families to whom they provide care. Our Commitment to Anti-Racism informs how we work and is embedded in the culture of the College, where we continue to create and strengthen a workplace of inclusion and belonging.

We are seeking an organized and detail-oriented Document Management Representative, who will be accountable for administering the application and renewal process from intake through to completion.

Reporting to the Manager, Assessments, the key areas of responsibility are to:  

• Review and process membership applications and renewals.
• Ensure completion of required forms and enter information into the membership management system. 
• Prepare and respond to correspondence with applicants and members.
• Process payments for membership applications and renewals.
• Follow-up with applicants/members to resolve payment issues, and collaborate with the Corporate Services Department to reconcile and record accounts. 
• Respond to inquiries regarding registration related matters and resolve outstanding issues.
• Work with management and other teams in the Department to ensure smooth transition of application and renewal files requiring follow-up on issues potentially affecting practice and redirect them to other teams
• Keep up-to-date with applicable legislation, trends and practices. 

• Perform any other related tasks as needed.

Qualifications

• Two or three-year college program. 
• 1 to 3 years’ experience performing similar duties. 
• Knowledge of College policies and processes related to registration. 
• Knowledge of databases for tracking information. 
• Knowledge of office/administrative software (Excel, Word, Outlook). 
• Written communication skills to prepare and respond to correspondence.
• Attention to detail to screen a high volume of documentation and navigate between several databases to find information. 
• Organizational and time-management skills to manage a high volume of application files and adhere to processing times and deadlines. 
• Verbal communication and customer service skills to respond to inquiries.

The College encourages applications from members of equity deserving groups.

The College is committed to providing accommodation. If you require accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs. 

We have a remote-first work environment, and we offer competitive compensation and benefits package.

Please submit your cover letter and resume on our website. This posting will remain open till June 1, 2026. We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted.

French version to follow below.

Candidatures internes seulement : Coordonnateur(trice) de l’efficacité opérationnelle

Contrat temporaire de 6 mois, à temps plein

Ce poste est affiché afin de pourvoir un poste vacant existant

Échelle salariale :  $51,745 - $54,788

Conformément à la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (l’Ordre) appuie la prestation de services d’apprentissage et de garde des jeunes enfants de haute qualité en réglementant plus de 68 000 membres de la profession dans l’intérêt du public. Nous sommes l’un des plus grands organismes d’autoréglementation en Ontario, et la diversité de nos membres - et de nos employés - reflète celle des enfants et des familles dont ils ont la charge. Notre engagement envers l’antiracisme guide notre façon de travailler et fait partie intégrante de la culture de l’Ordre, qui poursuit sa mission de créer et de consolider un milieu de travail favorisant l’inclusion et l’appartenance. 

Nous recherchons un préposé* à la gestion de documents. Relevant de la chef, Inscription, le titulaire du poste est chargé d'administrer le processus de demande et de renouvellement d’inscription, de la réception à la fin du projet.

Responsabilités clés

• Examiner et traiter les demandes d’inscription et de renouvellement d'adhésion.
• Veiller à ce que les formulaires requis soient  remplis et saisir les informations dans le système de gestion des membres.
• Préparer la correspondance avec les demandeurs et les membres concernant les dossiers de demande d’inscription et de renouvellement Traiter les paiements les demandes d’inscription et de renouvellement, saisir les informations nécessaires et collaborer avec les Services généraux pour assurer la conciliation des comptes
• Répondre aux demandes de renseignements liées aux inscriptions et résoudre les problèmes en suspens Collaborer avec la direction et les autres équipes du Service pour assurer une transition sans heurt des dossiers de demande et de renouvellement
• Se tenir au courant de la législation, des tendances et des pratiques applicables.

Qualifications

• Programme collégial de deux ou trois ans.
• De une à trois années d’expérience dans des fonctions similaires.
• Connaissance des politiques et des processus d’inscription de l’Ordre.
• Connaissance des bases de données pour le suivi des informations.
• Connaissance des logiciels de bureautique/administratifs (Excel, Word, Outlook).
• Compétences en communication écrite pour préparer et répondre à la correspondance avec les demandeurs et les membres.
• Souci du détail pour trier un grand nombre de documents et naviguer entre plusieurs bases de données et trouver des informations.
• Sens de l'organisation et compétences en gestion du temps pour gérer un volume important de demandes d’inscription et respecter les délais de traitement et les échéances.
• Aptitudes à la communication verbale et pour le service à la clientèle afin de répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations de manière claire et professionnelle.

L’Ordre encourage les membres des groupes dignes d’équité à présenter leur candidature.

L’Ordre s’engage à prendre des mesures d’adaptation. Si tel est votre cas, veuillez communiquer avec nous et nous ferons en sorte de satisfaire vos besoins. 

Nous offrons un environnement de travail à distance et une rémunération compétitive.

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV sur notre site Web, Cette offre d’emploi demeurera affichée jusqu’au 1 juin 2026 à ce que le poste soit pourvu. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature; toutefois, seules celles retenues pour une entrevue seront contactées.