Project Coordinator

Project Coordinator

Temporary 6-month Contract, Full-Time 

The College of Early Childhood Educators (the College) supports high-quality early learning and care by regulating more than 65,000 members of the profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. We are one of the largest self-regulatory bodies in Ontario and the diversity of our members as well as our employees reflects the diversity of the children and families to whom they provide care. Our Commitment to Anti-Racism informs how we work and is embedded in the culture of the College, where we continue to create and strengthen a workplace of inclusion and belonging.   

We are looking for a Project Coordinator to support a lean internal team overseeing and managing the migration of the College’s membership management system (MMS). You are organized, analytical and comfortable working independently. As a relationship builder and effective communicator, you will be liaising with each department and external members of the project team. You will support the migration from the current membership management system known as iMIS to an upgraded version of the platform referred to as Enterprise Management System (EMS) working with an abbreviated timeline from the development of the database to its implementation.  The internal team will rely on you to perform the following:

• Generating documents considered to be project artifacts
• Producing status reports
• Liaising between the core project team and departments of the College
• Coordinating between the core project team, vendors, and SMEs to schedule testing and meetings

Key Responsibilities

• Provide project management support for assigned iMIS/EMS project tasks through the various phases of the project
  • Coordinate/schedule meetings including minute taking and record keeping
  • Track, monitor and update schedules, tasks and project plans
  • Gather information to inform the development of project plans, schedules, and monitoring tools to identify dependencies between projects
  • Proactively work with teams to ensure deadlines and deliverables are met
• Participate collaboratively in meetings (e.g. committee, working groups, project consultations)
• Generate and maintain project artifacts and other relevant project documentation
• Create presentations and reports to update the team
• Generate/update functional requirement documents in consultation with the project team and project contributors
• Support departments during each phase of assigned projects
• Support the development of training tools and content for staff
• Provide input into various aspects of plans during each phase of the
• project i.e. risk logs, communication plans, sprint plans, etc.
• Other project administration or tasks as assigned

Qualifications

• College diploma or university degree in a technology, and/or project management program, or similar
• 3 to 5 years’ experience in a software development/support environment
• Previous experience coordinating or managing projects
• Familiarity with traditional, Agile, Scrum or Lean methodologies
• Familiarity with Client/Membership Databases
• Judgement and analytical skills to identify and scope issues, conduct research, and formulate/analyze options
• Demonstrated competency generating technical documents and artifacts
• Flexibility to work well independently and in a team environment with changing priorities.
• Written communication skills to generate management reports
• Listening, verbal communication, interpersonal and relationship building skills to develop effective training and communications with the College
• Time management and prioritization skills to adhere to project deliverables and deadlines
• Resilience, tact, diplomacy, and change management to support the transition from legacy solutions to new implementations
• Knowledge of SharePoint, Azure, Windows 10, and Microsoft 365 (M365) technologies
• Proficient in Excel, PowerPoint, Word and project management platforms

The College encourages applications from members of equity deserving  groups.  

The College is committed to providing accommodation. If you require accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs. 

We have a remote work environment and we offer a competitive compensation package.

Please submit your cover letter and resume on our website by June 22, 2026. We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted.

French version to follow below. 

Coordonnateur(trice) de projet

Contrat de 6 mois à temps plein 

Ce poste est affiché afin de pourvoir un nouveau poste temporaire

Conformément à la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (l’Ordre) appuie la prestation de services d’apprentissage et de garde des jeunes enfants de haute qualité en réglementant plus de 65 000 membres de la profession dans l’intérêt du public. Nous sommes l’un des plus grands organismes d’autoréglementation en Ontario, et la diversité de nos membres - et de nos employés - reflète celle des enfants et des familles à qui ils fournissent des soins et des services éducatifs. Notre engagement envers l’antiracisme guide notre façon de travailler et fait partie intégrante de la culture de l’Ordre, qui poursuit sa mission de créer et de consolider un milieu de travail favorisant l’inclusion et l’appartenance.   

Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) de projet pour soutenir une équipe interne agile responsable de la supervision et de la gestion de la migration du système de gestion des membres (SGM) du Collège. Vous êtes une personne organisée, analytique et à l’aise de travailler de façon autonome. Doté(e) d’excellentes habiletés relationnelles et de communication, vous collaborerez avec les différents services du Collège ainsi qu’avec les partenaires externes du projet.

Vous participerez à la migration du système actuel de gestion des membres, connu sous le nom d’iMIS, vers une version améliorée de la plateforme appelée Enterprise Management System (EMS). Vous contribuerez au projet selon un échéancier accéléré, depuis le développement de la base de données jusqu’à sa mise en œuvre.

L’équipe interne comptera sur vous pour assumer les responsabilités suivantes :

• Préparer et mettre à jour les documents liés aux projets;
• Produire des rapports d’avancement;
• Assurer la communication entre l’équipe de projet et les différents services du Collège;
• Coordonner les rencontres et les activités de tests entre l’équipe de projet, les fournisseurs et les experts-conseils;
• Effectuer diverses tâches administratives afin d’assurer le suivi et la réussite des projets.

Responsabilités clés

• Assurer un soutien à la gestion de projet pour les activités qui vous sont confiées dans le cadre du projet iMIS/EMS, à toutes les étapes de sa réalisation.

• • Coordonner et programmer des réunions, y compris la rédaction de procès-verbaux et la tenue de dossiers;
  • Effectuer le suivi et la mise à jour des calendriers, tâches et plans de projet;
  • Rassembler les informations nécessaires à l'élaboration des plans de projet, des calendriers et des outils de suivi afin de déterminer les interdépendances entre les projets;
  • Travailler de manière proactive avec les équipes afin de garantir le respect des échéances et les résultats escomptés.
• Participer aux réunions de manière collaborative (par ex., comité, groupes de travail, consultations des parties prenantes du projet).
• Générer et mettre à jour toute la documentation liée au projet
• Créer des présentations et des rapports pour tenir informé l’équipe
• Produire et mettre à jour les documents relatifs aux exigences fonctionnelles en consultation avec l'équipe et les parties prenantes du projet.
• Soutenir les services concernés au cours de chaque phase des projets assignés.
• Soutenir l’élaboration d'outils et de contenus de formation pour le personnel.
• Contribuer aux divers aspects des plans de chaque phase de projet SGM, c'est-à-dire les registres des risques, les plans de communication, les plans de sprint, etc.
• Autres tâches administratives ou tâches liées aux projets, selon les besoins.

Qualifications

• Diplôme d'études collégiales ou universitaires (programme en technologie, en gestion de projet ou similaire).
• De 3 à 5 ans d'expérience en soutien technique/conception en projets de TI
• Expérience préalable de la coordination ou de la gestion de projets
• Familiarité avec les méthodologies traditionnelles, Agile, Scrum ou Lean.
• Familiarité avec les bases de données clients et membres.
• Capacité de jugement et d'analyse pour relever et cerner les problèmes, effectuer des recherches et formuler ou analyser différentes options.
• Compétences avérées en matière de production de documents et d'artefacts techniques.
• Flexibilité pour bien travailler de façon autonome et en équipe dans un environnement aux priorités changeantes.
• Compétences en communication écrite pour produire des rapports de gestion.
• Aptitudes à l'écoute, à la communication verbale, et compétences interpersonnelles et relationnelles afin de mettre en place une formation et des communications efficaces.
• Capacités à gérer son temps et à définir des priorités afin de respecter les échéances.
• Résilience, tact, diplomatie et gestion du changement pour faciliter la transition entre les anciennes solutions et les nouvelles.
• Connaissance des technologies SharePoint, Azure, Windows 10 et Microsoft 365 (M365).
• Maîtrise d'Excel, PowerPoint, Word et des plateformes de gestion de projet.

L’Ordre encourage les membres des groupes dignes d’équité à présenter leur candidature.

L’Ordre s’engage à prendre des mesures d’adaptation. Si tel est votre cas, veuillez communiquer avec nous et nous ferons en sorte de satisfaire vos besoins. 

Nous offrons un environnement de travail à distance et une rémunération compétitive.

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV sur notre site Web, Cette offre d’emploi demeurera affichée jusqu’au 22 juin 2026 à ce que le poste soit pourvu. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature; toutefois, seules celles retenues pour une entrevue seront contactées.