Adjoint principal ou adjointe principale de direction, Finances

• Planifier, diriger et coordonner l’élaboration et la prestation de services visant la direction qui sont nécessaires pour répondre à l’ensemble des besoins opérationnels de la personne dirigeante. Déterminer de manière proactive les besoins de la personne dirigeante et y répondre, gérer judicieusement les processus et les flux de travail et gérer efficacement l’emploi du temps de la personne dirigeante selon les priorités.
• Conseiller la personne dirigeante sur des sujets pertinents et se tenir au courant des situations qui se présentent.
• Entretenir et favoriser des relations fructueuses avec d’autres secteurs de l’organisme et les parties prenantes afin de gérer et de coordonner les situations qui se présentent en vue de leur résolution rapide.
• Évaluer le degré d’urgence et la nature délicate des enjeux et des demandes adressées à la personne dirigeante et informer la haute direction et les autres parties prenantes des priorités qui requièrent une attention immédiate; faire le suivi des priorités.
• Effectuer des recherches sur des sujets, réunir des documents de référence et rédiger de la correspondance, des rapports et des documents pour la prise de décision.

• Contribuer à la mise en œuvre et à la planification de divers projets, notamment en fixant des échéances, en gérant les calendriers des projets et en assurant le suivi des principales étapes.
• Coordonner les tâches, les rôles et les responsabilités des membres de l’équipe pour chaque projet et veiller à ce que les échéances soient respectées et les éléments livrables achevés dans les délais et le budget impartis.
• Coordonner la préparation des notes d’information et des notes au conseil pour les réunions du conseil d’administration et veiller à ce que tous les documents soient exacts, concis et conformes aux priorités stratégiques. Il s’agit notamment de gérer les échéanciers et de faciliter le processus d’examen et d’approbation en vue de produire les documents définitifs.

• Servir de personne-ressource et de point de contrôle pour les demandes de renseignements et les questions adressées à la personne dirigeante.
• Gérer et organiser un volume élevé de correspondances entrantes et sortantes et veiller à ce que toutes les correspondances sortantes soient conformes aux exigences protocolaires et aux normes internes.
• Développer et maintenir des voies de communication et un réseau étendu auprès de la haute direction, des partenaires, de représentantes et représentants de premier plan de l’industrie, entre autres, afin d’entretenir de bonnes relations de travail pour la gestion et la coordination de sujets de nature délicate. Encourager la collaboration, cerner et coordonner les principales exigences et attentes de la personne dirigeante et formuler des conseils à l’égard de celles-ci.
• Gérer la circulation de l’information et le contrôle de la qualité des documents (présentations, documents, notes de réunion, comptes-rendus). Réviser les documents et vérifier le niveau de langue, le style et la grammaire.
• Répondre aux questions et aux demandes, ou les transmettre aux personnes concernées, hiérarchiser les problèmes et veiller à ce qu’ils soient traités en conséquence.

• Assurer l’organisation, la coordination et la logistique de réunions et d’événements pour la direction exécutive et l’unité opérationnelle.
• Coordonner et gérer les préparatifs de voyage, les réservations et les frais de déplacement pour la direction exécutive.
• Préparer des itinéraires et des ordres du jour détaillés.

• Organiser des conférences téléphoniques et des réunions pour la direction exécutive.
• Préparer et distribuer les documents de réunion, y compris, mais sans s’y limiter, les ordres du jour, la documentation et les procès-verbaux
• Gérer les besoins complexes relatifs à l’emploi du temps et au calendrier de la personne dirigeante, ce qui comprend l’organisation de réunions privées, confidentielles ou de nature délicate.
• Anticiper les priorités et en tenir compte, surveiller les tâches et les échéances, prévoir les besoins de la personne dirigeante et prendre des décisions importantes et réfléchies pour hiérarchiser les réunions.

• Préparer, réviser et faire la lecture d’épreuve de documents, de rapports, de présentations et de comptes-rendus, et rédiger des procès-verbaux de réunions, si nécessaire.
• Gérer les tâches administratives liées aux fournisseurs de services (cartes de crédit, préparatifs de voyage, fournitures de bureau, boissons, téléconférences, etc.). S’assurer que ces produits et services sont toujours disponibles et qu’ils respectent les politiques et procédures établies.
• Interpréter et appliquer les procédures établies par Destination Canada et déterminer les mesures à prendre pour résoudre les problèmes administratifs.
• Fournir des conseils, des renseignements et des instructions au personnel de Destination Canada en ce qui a trait aux services administratifs et autres ainsi qu’aux dispositifs de contrôle de Destination Canada nécessaires à la prestation de ces services.
• Assurer la coordination et l’administration des contrats, y compris le suivi, l’acheminement des documents pour approbation, et la gestion de la signature des contrats et des accords de partenariat.
• Aider les unités opérationnelles en matière de coordination des contrats, d’énoncés de travail, de gestion du rendement des fournisseurs et de suivi des dépenses avec les fournisseurs.

• Gérer les tâches financières quotidiennes, y compris le traitement et la gestion des factures et des dépenses et l’examen des relevés mensuels du Grand Livre, tout en respectant les politiques financières et d’approvisionnement.
• Surveiller les activités financières et en rendre compte, tout en assurant le respect des directives et des normes établies.
• Préparer les rapports budgétaires et financiers, y compris les rapports sur les écarts et les prévisions, et fournir des conseils et des recommandations pour les postes budgétaires

• Compiler et gérer la mise à jour et le stockage de la documentation importante pour la direction exécutive et l’unité opérationnelle.
• Protéger les renseignements de nature délicate et assurer la confidentialité des informations.

• S’acquitter d’autres tâches connexes.
• Fournir du soutien à d’autres adjointes et adjoints de direction, chevronnés ou non, s’il y a lieu.

• Études postsecondaires en administration ou dans un domaine connexe terminées avec succès, ou combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience.
• Au moins cinq ans d’expérience en tant qu’adjointe ou adjoint de direction, dont au moins trois ans d’expérience dans le soutien de cadres supérieurs ou de la haute direction.
• Connaissance approfondie des pratiques et procédures administratives (p. ex. traitement des factures, suivi du budget, gestion des contrats, demandes de remboursement des dépenses, préparatifs de voyage, gestion d’un calendrier, organisation de réunions, préparation de procès-verbaux, classement et gestion de documents).
• Connaissance approfondie des pratiques et techniques de soutien à la direction.
• Excellentes compétences multitâches, organisationnelles et de priorisation.
• Souci du détail et minutie.
• Capacité à acquérir une compréhension globale et approfondie des objectifs et priorités stratégiques ainsi que des besoins et des préférences de la personne dirigeante.
• Capacité à acquérir une compréhension approfondie des objectifs et priorités stratégiques et du fonctionnement de l’unité opérationnelle ainsi que de la structure de gouvernance, de l’environnement externe, des objectifs, des activités, des programmes, des partenariats, des enjeux et du fonctionnement de Destination Canada.
• Excellentes compétences en rédaction et en révision; capacité à préparer, à réviser et à gérer de la correspondance, des documents, des rapports, des présentations et des notes d’information de premier plan en tenant compte du public, de l’objectif et du contexte.
• Capacité à préserver la confidentialité de renseignements personnels ou de nature très délicate.
• Solides compétences en résolution de problèmes. Vision stratégique doublée d’une capacité à anticiper les besoins de la personne dirigeante et à y répondre ainsi qu’à résoudre les problèmes en amont.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, en mesure de représenter la personne dirigeante de manière professionnelle, diplomatique et efficace auprès de parties prenantes de premier plan.
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations solides avec des personnes occupant des postes de haute direction au sein de l’organisme ou en dehors de celui‑ci.
• Capacité à gérer efficacement les situations, notamment en effectuant des recherches, en informant la personne dirigeante et en fournissant des conseils.
• Capacité à gérer des situations et des interactions de nature délicate avec un professionnalisme, une diplomatie et un tact exemplaires.
• Faire preuve de discernement pour prendre des décisions en autonomie lorsqu’il y a lieu et en référer à la personne dirigeante si nécessaire.
• Excellentes compétences en coordination de projets et capacité à fixer des échéances, à coordonner les tâches et à veiller à ce que les éléments livrables soient achevés dans les délais impartis.
• Grande capacité d’adaptation et capacité éprouvée à améliorer et à simplifier les processus en tirant parti efficacement des technologies et des outils d’IA dans un environnement de direction dynamique.
• Très grande maîtrise de la suite MS Office, des outils de réunion en ligne et des outils de collaboration.

Échelle salariale : De 70 844 $ à 88 555 $

Le salaire de base offert à l’intérieur de cette fourchette est déterminé en fonction de nombreux facteurs, comme les compétences liées à l’emploi ainsi que l’éducation et l’expérience pertinentes au poste. Veuillez noter que le salaire des personnes nouvellement à l’emploi à DC se situe généralement dans la moitié inférieure de la fourchette afin de favoriser l’équité interne et d’assurer une fenêtre de croissance aux personnes qui grandissent et excellent dans leurs rôles. La fourchette ci-dessus ne tient compte que du salaire de base et n’inclut pas le programme de rémunération au rendement et les avantages sociaux que nous offrons.

Notre programme de rémunération globale est conçu pour favoriser votre santé, votre bien-être et votre vie en dehors du travail. En plus de votre salaire de base, vous profiterez des avantages suivants :

• Assurance-maladie complémentaire et assurance-soins dentaires
• Régime de retraite à cotisations déterminées
• Minimum de trois semaines de vacances
• Cinq jours de congés payés par année pour besoins personnels et familiaux
• Une journée de bien-être payée par année
• Généreuses prestations complémentaires pour les congés de maternité et les congés parentaux
• Programme d’aide aux employés et aux familles
• Options de travail flexibles, y compris un modèle hybride et une semaine de travail comprimée
• Soutien à la croissance professionnelle (occasions d’apprentissage et de perfectionnement, mentorat, etc.)

• Il s’agit d’un poste hybride qui exige de travailler au moins trois jours par semaine sur place. Veuillez noter que cette formule est sous réserve de modification.

À Destination Canada, nous croyons que la diversité est la première richesse du Canada et que c’est ce qui touche le plus les voyageurs. C’est pourquoi nous défendons les principes d’inclusion, que ce soit avec notre personnel, sur notre lieu de travail ou dans nos interactions avec nos partenaires et avec les voyageurs. Destination Canada souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à refléter la diversité du Canada par ses pratiques d’équité et d’accessibilité en matière de recrutement et d’emploi. Toutes les personnes qualifiées qui postulent seront envisagées pour un poste. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à toute étape du processus d’embauche, veuillez écrire à accessibility@destinationcanada.com.

Nous savons que postuler pour un nouvel emploi peut être une étape à la fois motivante et intimidante, et nous vous remercions sincèrement d’avoir pris le temps et la peine de soumettre votre candidature.