Spécialiste en événements

• Soutenir l’exécution opérationnelle et la mise en œuvre des plans d’événements approuvés pour des événements phares à valeur élevée.
• Planifier, gérer et exécuter des événements de portée variable. Organiser de façon indépendante des événements de moindre envergure en respectant les cadres établis et les budgets approuvés.
• Élaborer et tenir à jour les échéanciers et les chemins critiques.
• Coordonner la logistique des événements, notamment les hôtels, les salles de réception, le matériel audiovisuel, la restauration, l’inscription, la décoration, le transport et l’affichage.
• Coordonner les éléments opérationnels liés aux plateformes technologiques des événements, comme les systèmes d’inscription, les sites Web ou les applications mobiles.
• Assurer la logistique relative à la mobilisation des partenaires et de la clientèle des événements, notamment les réunions, les programmes organisés et la participation aux salons.
• Préparer des comptes rendus, des horaires de déroulement de l’événement, des outils de planification et des listes de vérification opérationnelles.
• Coordonner des éléments précis de l’événement (inscription, logistique des conférenciers, éléments de production).
• Se déplacer sur place au besoin pour soutenir la tenue de l’événement.

• Assurer la liaison avec les agences d’événements, les entrepreneurs et les fournisseurs.
• Soutenir l’approvisionnement des fournisseurs, les processus de DDP et la coordination des contrats.
• Assurer le suivi des éléments livrables et des échéances des fournisseurs.
• Examiner les factures pour s’assurer qu’elles sont exactes et qu’elles correspondent aux budgets approuvés.
• Donner son avis sur le rendement des fournisseurs, les coûts et la prestation de services afin de favoriser une gestion efficace des fournisseurs et la rentabilité.
• Transmettre les problèmes complexes ou les négociations avec les fournisseurs à la gestionnaire ou à la directrice des Événements.

• Assurer le suivi des budgets et des dépenses liés aux événements.
• Cerner les écarts budgétaires et proposer des recommandations pour soutenir la gestion budgétaire, la rentabilité et la planification financière.
• Tenir à jour la documentation financière et les outils de prévision.
• Coordonner la documentation d’approvisionnement, notamment les contrats, les bons de commande et les modifications.
• Soutenir les rapports financiers et les processus de rapprochement.
• Veiller à la conformité aux politiques de Destination Canada en matière de voyages, d’accueil, de restauration.

• Assurer la liaison entre les unités opérationnelles et les équipes de prestation des événements.
• Coordonner avec les équipes des Services créatifs, de la Marque, des Communications, de la Traduction, de l’Approvisionnement et des Finances.
• Soutenir la logistique relative à la direction, notamment les documents d’information, les horaires et le déroulement des expositions.
• Tenir à jour les systèmes de suivi des projets et la documentation sur les événements.

• Veiller à ce que les événements respectent les normes de la marque de Destination Canada et les lignes directrices de l’organisme.
• Favoriser l’intégration de la durabilité et de l’accessibilité dans la planification des événements.
• Contribuer aux outils, aux modèles et aux ressources opérationnelles partagés par l’équipe des Événements.
• Participer aux évaluations après l’événement et à la documentation des apprentissages opérationnels.

• Fournir une rétroaction opérationnelle à la gestionnaire et à la directrice des Événements pour favoriser l’amélioration continue.
• Cerner les occasions d’améliorer les processus, la coordination et l’efficacité des événements.
• Soutenir la mise en œuvre de nouveaux outils et de nouvelles technologies ou pratiques opérationnelles au sein d’un éventail d’événements, notamment en tirant parti des outils et des technologies d’IA.
• Se tenir au courant des tendances et des technologies de l’industrie liées à la tenue des événements.

• Diplôme d’une université reconnue en marketing, en événementiel, en administration des affaires, en tourisme, en hospitalité ou dans une autre discipline pertinente, ou une combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience.
• Au moins cinq ans d’expérience en planification ou en coordination d’événements qui comprend les tâches suivantes :
  • Coordonner la logistique des événements et collaborer avec les fournisseurs, les directeurs des salles et les fournisseurs tiers;
  • Faire le suivi des budgets des événements et soutenir le rapprochement financier;
  • Rédiger des échéanciers, des horaires de déroulement du salon ou des résumés sur les événements;
  • Soutenir des salons professionnels, des congrès, des réunions ou des activations de la marque.
• Expérience de travail dans des environnements interfonctionnels ou complexes avec des intervenants.
• Connaissance des processus de planification d’événements, de réunions et de salons professionnels et de la logistique opérationnelle.
• Compréhension des principes de gestion de projet et des outils de planification, comme le suivi financier et administratif.
• Capacité d’utiliser et de tirer parti des technologies en milieu de travail, notamment de la suite Microsoft Office, Google Workspace, des outils de gestion de projet et des technologies de productivité fondés sur l’IA, pour améliorer l’efficacité du flux de travail
• Solides compétences en organisation et en coordination de projets et capacité à gérer simultanément plusieurs tâches, échéances et éléments livrables.
• Capacité à coordonner la logistique de l’événement en faisant preuve d’un grand souci du détail et de précision.
• Compétences efficaces en communication et en relations interpersonnelles et capacité à collaborer avec les équipes internes, les fournisseurs et les intervenants.
• Capacité à établir et à entretenir des relations de travail positives avec ses collègues, ses fournisseurs et ses partenaires.
• Capacité à gérer des priorités concurrentes et à produire des résultats dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide et où les échéances sont serrées.
• Capacité à reconnaître les risques opérationnels ou les problèmes et à les signaler à l’instance supérieure appropriée.
• Capacité à résoudre les problèmes logistiques et à trouver des solutions pratiques lors de la planification et de la tenue d’événements.
• Sensibilisation culturelle, professionnalisme et discrétion dans le cadre du travail avec des intervenants diversifiés et du soutien d’événements de premier plan.

• Titre de CMP (Certified Meeting Planner) ou une certification professionnelle équivalente, un atout.
• Connaissance des processus d’approvisionnement et des finances dans les entreprises ou le secteur public.
• Expérience en tourisme ou connaissance du secteur touristique du Canada et des intervenants connexes.
• Familiarité ou expérience de travail avec les plateformes de gestion, les sites Web et les applications mobiles d’événements.
• Maîtrise ou connaissance d’Asana.
• Connaissance des tendances et des technologies de l’industrie événementielle, notamment des outils et des technologies d’IA.
• Bilinguisme français-anglais.

Échelle salariale : De 80 213 $ à 100 267 $

Le salaire de base offert à l’intérieur de cette fourchette est déterminé en fonction de nombreux facteurs, comme les compétences liées à l’emploi ainsi que l’éducation et l’expérience pertinentes au poste. Veuillez noter que le salaire des personnes nouvellement à l’emploi à DC se situe généralement dans la moitié inférieure de la fourchette afin de favoriser l’équité interne et d’assurer une fenêtre de croissance aux personnes qui grandissent et excellent dans leurs rôles. La fourchette ci-dessus ne tient compte que du salaire de base et n’inclut pas le programme de rémunération au rendement et les avantages sociaux que nous offrons.

Notre programme de rémunération globale est conçu pour favoriser votre santé, votre bien-être et votre vie en dehors du travail. En plus de votre salaire de base, vous profiterez des avantages suivants :

• Assurance-maladie complémentaire et assurance-soins dentaires
• Régime de retraite à cotisations déterminées
• Minimum de trois semaines de vacances
• Cinq jours de congés payés par année pour besoins personnels et familiaux
• Une journée de bien-être payée par année
• Généreuses prestations complémentaires pour les congés de maternité et les congés parentaux
• Programme d’aide aux employés et aux familles
• Options de travail flexibles, y compris un modèle hybride et une semaine de travail comprimée
• Soutien à la croissance professionnelle (occasions d’apprentissage et de perfectionnement, mentorat, etc.)

• Il s’agit d’un poste hybride qui exige de travailler au moins trois jours par semaine sur place. Veuillez noter que cette formule est sous réserve de modification.
• Ce poste est un contrat de trois ans avec une date de fin déterminée.
• Il s’agit d’un emploi syndiqué.
• Le titulaire de ce poste devra se déplacer occasionnellement pour soutenir la coordination et la tenue des événements sur place.
• Des heures supplémentaires peuvent être requises pendant les périodes de pointe de planification et de tenue des événements.

À Destination Canada, nous croyons que la diversité est la première richesse du Canada et que c’est ce qui touche le plus les voyageurs. C’est pourquoi nous défendons les principes d’inclusion, que ce soit avec notre personnel, sur notre lieu de travail ou dans nos interactions avec nos partenaires et avec les voyageurs. Destination Canada souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à refléter la diversité du Canada par ses pratiques d’équité et d’accessibilité en matière de recrutement et d’emploi. Toutes les personnes qualifiées qui postulent seront envisagées pour un poste. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à toute étape du processus d’embauche, veuillez écrire à accessibility@destinationcanada.com.

Nous savons que postuler pour un nouvel emploi peut être une étape à la fois motivante et intimidante, et nous vous remercions sincèrement d’avoir pris le temps et la peine de soumettre votre candidature. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec les personnes retenues pour l’étape suivante.