Gestor de Facilities & Administrativo - São Paulo (PJ)

• Local: São Paulo – SP
• Modelo: Presencial (Segunda-Quinta)
• Contratação: Pessoa Jurídica (PJ)
• Contrato: 1 ano, com potencial de renovação
• Principal ponto de contato: área de Gestão de Pessoas

Esta é uma posição no modelo de contrato por prestação de serviços (PJ), não configurando vínculo empregatício. A pessoa contratada atuará como consultora, sendo responsável pela entrega dos serviços de operações de escritório e workplace dentro de um escopo claramente definido.

O consultor terá autonomia na forma de execução das atividades, mantendo independência na gestão da rotina e podendo prestar serviços a outros clientes, desde que não haja conflito de interesses.

O objetivo da posição é garantir a gestão eficiente da operação e da experiência do escritório de São Paulo, assegurando um ambiente funcional, organizado, seguro e alinhado à cultura da VTEX, com alto padrão de execução e senso de responsabilidade sobre o espaço.

• Gestão da empresa de manutenção (contrato, controle de custos, pagamentos e performance)
• Interface com fornecedores (limpeza, manutenção, dedetização, café, catering, audiovisual, etc.)
• Acompanhamento de manutenções preventivas e corretivas (ar-condicionado, elétrica, gás, mobiliário, equipamentos eletrônicos)
• Controle de estoque (itens de limpeza, reparos, snacks, bebidas, brindes)
• Gestão de lockers, achados e perdidos e encomendas
• Governança de acessos ao escritório
• Gestão de estacionamento (selos fixos e rotativos)
• Garantir lançamento correto de faturas no centro de custo apropriado

• Gestão de itens de segurança (extintores, revisões elétricas e de gás)
• Participação e organização de treinamentos de brigada de incêndio
• Mapeamento e comunicação de rotas de fuga
• Gestão de contatos de emergência
• Garantir conformidade com exigências prediais

• Controle e acompanhamento de orçamento do escritório
• Recebimento, organização e envio de notas fiscais
• Gestão de pagamentos e acompanhamento de contratos
• Levantamento de concorrência e negociação com fornecedores
• Controle de horas extras administrativas (quando aplicável)

• Coordenar e apoiar iniciativas presenciais, como Office Weeks, happy hours do time e encontros internos.
• Buscar e negociar tarifas corporativas com hotéis locais.
• Pesquisar opções de hotéis e coletar cotações para análise interna.
• Coordenar reservas após aprovação interna.
• Atuar como suporte local/logístico para eventos e visitas aprovadas.
• Gerenciar reservas e logística para executivos e membros do time em visita.
• Avaliar continuamente a experiência do escritório e recomendar melhorias, otimizando o uso do espaço, os serviços locais e as iniciativas para melhor atender às necessidades do time.
• Gestão de café da manhã e happy hours (fornecedores, orçamento, organização, calendário)
• Abastecimento de snacks e bebidas
• Comunicação do calendário mensal de eventos
• Monitoramento contínuo da experiência do escritório e implementação de melhorias
  
  

• Experiência prévia em Office Management, Workplace Experience, Facilities ou áreas correlatas

• Forte capacidade organizacional e de priorização

• Experiência com gestão de fornecedores e negociação

• Atenção a detalhes e senso de dono

• Capacidade de atuar de forma autônoma

• Inglês intermediário ou avançado (desejável)

• Disponibilidade: Preferencialmente pela manhã, com flexibilidade para cobrir Happy Hours e Eventos 

Faixa mensal: R$ 4.500 – R$ 5.500

(O valor final será definido de acordo com escopo, disponibilidade e experiência da pessoa candidata.)

• Esta é uma contratação no modelo prestação de serviços (Pessoa Jurídica). Não se trata de uma posição CLT.
• A pessoa contratada será responsável pelos seus próprios tributos, encargos e obrigações legais.
• Não há cláusula de exclusividade, podendo prestar serviços para outros clientes, desde que não haja conflito de interesses.
• Um contrato formal de prestação de serviços definirá escopo, valores, confidencialidade e propriedade intelectual.
• É necessário residir em São Paulo – SP e ter disponibilidade para atuação presencial no escritório.