Gestionnaire des dossiers administratifs des élèves

ENSTA, établissement d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère des Armées, développe des activités de formation, de recherche et d’innovation dans les domaines de la défense et de la sécurité, des transports, de l'énergie, des activités maritimes, du numérique et de la santé.

L’école, présente sur deux campus, à Paris-Saclay et à Brest, est membre de l’Institut Polytechnique de Paris. Classée dans le Top 10 des meilleures écoles d’ingénieurs en France, elle a pour mission :

• la formation d’élèves ingénieurs civils et militaires, de cadres et docteurs pour les secteurs public et privé,

• la recherche et l’innovation de haut niveau en relation étroite avec l’industrie des grands secteurs de souveraineté au sein de 6 unités de formation et de recherche (UFR).

Au sein de la Direction de la formation, le pôle « admissions, scolarité, stages », assure le cadre administratif de gestion des élèves dans leurs parcours de formation. Il agit en fonction support des directeurs de programme.

Le/la titulaire du poste est affecté(e) au sein de la Direction de la Formation, sur le site de Brest, et est rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice du pôle « admissions, scolarité, stages ».

Dans ce cadre, l’ENSTA recrute, pour son campus de Brest, un/une gestionnaire administratif qui assurera le suivi des dossiers élèves, en particulier des élèves militaires sous statut d’IETA (Ingénieur des études et techniques de l’armement)

• Elaboration et la diffusion des certificats de scolarité et autres documents de scolarité (certificat d'inscription ...)

• Suivi d’attestation CVEC

• Suivi des bourses étudiantes, en lien avec le CROUS, en qualité de correspondant(e) bourses.

• Gestion des cartes étudiantes,

• Gestion des demandes de financements par la formation continue,

• Gestion des déplacements et répartition des étudiants pour les actions de promotion de l’offre de formation,

• Participation aux activités du pôle

• Elaborer des tableaux de bords pour les enquêtes, statistiques et bilans

• Actualisation des dossiers élèves dans le SI de scolarité.

• Participer à la démarche Qualité de l’établissement ;

• Contribuer à la démarche RSE dans le cadre de ses missions et de ses activités au sein de l’Ecole.

Bac à Bac+2 en gestion administrative, gestion des ressources humaines ou dans un domaine équivalent, avec une expérience professionnelle similaire. Une expérience dans des environnements liés à l'enseignement supérieur et/au ministère des armées serait un plus.

• Fonctionnaire de catégorie C - RIFSEEP 1

• Agent contractuel de catégorie C (emploi pérenne ; CDD de 1 à 3 ans renouvelable) CDI possible après 2 ans de CDD

Ce poste nécessite une habilitation « SECRET »

• Fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire, IFSE, CIA)

• Contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent

• Transports (participation forfaitaire de l’employeur à hauteur de 75 %)

• Forfait mobilité durable (jusqu’à 300€/an)

• Possibilité de télétravail (après période d’essai et après accord du manager et dépôt d’une demande)

• Subvention employeur au restaurant administratif et/ou à la cafétéria de l’établissement

• Comité d’action sociale, avec notamment des événements et animations proposés au personnel, salle de sport sur adhésion,

• Mutuelle (participation à hauteur de 50% de l’établissement)

ENSTA est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris). Dans le cadre d’IP Paris, l’école participe aux activités des centres interdisciplinaires notamment du centre interdisciplinaire d'études pour la Défense et la Sécurité (CIEDS, soutenu par le ministère des armées et l’agence de l’innovation de défense (AID). Elle est à l’origine de la création du Centre interdisciplinaire Mers & Océans, inauguré en janvier 2025. Des chercheurs de l’école travaillent également en collaboration dans le cadre d'études portées par les centres Hi-Paris, lauréat en 2024 IA Cluster, E4C ou E4H notamment.

• Règles et méthodes de gestion administrative

• Expression écrite et orale en français et anglais

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur

• Organisation et fonctionnement de la DGA

• Savoir appliquer les dispositions réglementaires

• Être à l’aise avec les systèmes d’information

• Être à l’aise avec les logiciels de bureautique

• Savoir analyser et synthétiser des informations

• Utiliser les techniques de rédaction administrative

• Savoir appliquer les règles, protocoles et procédures

• Savoir planifier son temps et s’organiser de manière méthodique

• Discrétion professionnelle

• Sens des relations humaines

• Curiosité

• Autonomie

• Travail en équipe

• Rigueur et organisation