Attaché(e) d’administration

L’Organisation internationale de la Francophonie (OIF) regroupe 90 États et gouvernements (53 membres, 5 membres associés et 32 observateurs) répartis sur les cinq continents, rassemblés autour du partage d’une langue commune : le français. Consciente des liens que crée entre ses membres le partage de la langue française et de valeurs universelles, elle œuvre au service de la paix, de la coopération, de la solidarité et du développement durable.

Sous l’autorité du Directeur de l’administration et des finances et affecté(e) au Bureau de l’Administratrice (BUR ADM), sous la responsabilité du Directeur dudit Bureau, l’Attaché(e) d’administration aura pour principale mission de contribuer au bon fonctionnement du Bureau et à la bonne exécution de ses activités, dans le respect des procédures, règles et méthodes de travail applicables au sein de l’Organisation.

À ce titre, il/elle est notamment chargé(e) de :

• participer à la rédaction, à la mise en forme et à la finalisation des documents administratifs du Bureau, et en assurer le suivi, l’archivage et le classement ;

• préparer et assurer le suivi des notes de service, notes de suivi, correspondances et autres documents administratifs relevant du Bureau ;

• réceptionner, enregistrer, orienter et assurer le suivi des dossiers transmis au Bureau par les différentes unités administratives, en veillant au respect des échéances et à la traçabilité de leur traitement ;

• tenir à jour les outils et tableaux de bord permettant le suivi des dossiers soumis à l’Administrateur(trice) et, le cas échéant, effectuer les relances nécessaires auprès des unités concernées ;

• contribuer à la préparation des dossiers soumis à l’attention ou à la validation de l’Administrateur(trice), en s’assurant de leur complétude administrative ;

• assurer le traitement et le suivi des courriers entrants et sortants du Bureau, notamment leur tri, enregistrement, distribution, transmission et classement ;

• contribuer à la circulation fluide de l’information entre le Bureau de l’Administratrice et les différentes unités administratives, dans le respect des circuits de validation établis ;

• participer à l’amélioration et à l’actualisation des outils, méthodes et procédures de gestion administrative du Bureau, conformément aux règles en vigueur au sein de l’Organisation ;

• contribuer à l’organisation administrative et logistique des réunions, missions, rencontres et événements relevant du Bureau, notamment par la préparation des dossiers et documents nécessaires ;

• assurer, selon les besoins, la préparation des supports de réunion, le suivi des éléments attendus des différentes unités et la conservation des documents afférents ;

• contribuer à la gestion documentaire du Bureau, notamment à l’organisation, la sécurisation et l’archivage des dossiers physiques et numériques, dans le respect des règles de confidentialité ;

• veiller à la qualité formelle, à la cohérence et à la conformité administrative des documents traités par le Bureau ;

• contribuer au suivi des échéances, priorités et demandes adressées au Bureau afin de faciliter leur traitement dans les délais requis ;

• apporter un appui administratif ponctuel aux activités transversales conduites par le Bureau ;

• exécuter toute autre tâche relevant de son domaine de compétences qui lui serait confiée par l’Administrateur(trice), en fonction des nécessités du service.

Le/La candidat(e) au poste devra :

• être ressortissant(e) d’un Etat ou gouvernement membre de l’OIF ;

• être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau Master au minimum dans les domaines de compétences du poste, notamment l’administration, les relations internationales ou la gestion de projets, ou dans tout autre domaine en lien avec les tâches confiées ;

• avoir une expérience professionnelle d’au moins trois (3) ans en gestion administrative, idéalement au sein d’une administration publique et/ou d’une organisation internationale ;

• maîtriser les outils informatiques courants (pack Microsoft Office, internet) ;

• avoir une parfaite maîtrise de la langue française ainsi que des bonnes capacités de rédaction, d’analyse et de synthèse ;

• démontrer une aptitude à planifier, organiser et hiérarchiser les priorités et à travailler en respectant les règles et les délais requis ;

• être en mesure de travailler avec efficacité dans l’urgence et dans un milieu interculturel ;

• avoir de bonnes qualités relationnelles et de bonnes capacités à travailler en équipe et/ou avec des partenaires extérieurs ;

• avoir une expérience d’un ERP, notamment SAP, constitue un atout ;

• avoir une expérience internationale ainsi qu’une bonne connaissance de la Francophonie institutionnelle sont considérées comme des atouts.

Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation rédigés en français et faisant chacun 3 pages maximum seront examinées. L’absence de l’un des deux documents rend la candidature irrecevable.

L’Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.

L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.