🎯 Envie d’accompagner les futurs talents des arts culinaires et de la pâtisserie ?

Vous aimez accompagner les étudiants, coordonner des sujets variés et garantir une organisation fluide tout au long de leur parcours ? Vous souhaitez évoluer dans un environnement exigeant, professionnalisant et tourné vers la transmission des savoir-faire ?

L’Institut Culinaire de France recrute un(e) Chargé(e) de scolarité F/H en CDD pour son campus de Bordeaux.

👋 Institut Culinaire de France

L’Institut Culinaire de France accompagne ses étudiants de l’admission à la certification au sein de formations exigeantes en arts culinaires et en pâtisserie.

Rattaché(e) au Responsable pédagogique, vous êtes le premier interlocuteur administratif des étudiants. Vous garantissez la fiabilité des données de scolarité, le suivi de l’assiduité, l’organisation logistique des cours et des examens, ainsi que la traçabilité nécessaire à la démarche qualité Qualiopi.

🚀 Vos missions

🎓 1. Assurer le suivi administratif des étudiants

Accompagner administrativement les étudiants tout au long de leur parcours
Préparer et délivrer les attestations de fin de scolarité, attestations de réussite, relevés de notes et autres documents liés à leur formation
Assurer le classement et l’archivage des documents, notamment en amont des rentrées
Répondre aux demandes administratives des étudiants et, si nécessaire, de leurs représentants légaux
Procéder à l’envoi des cartes étudiantes

🤝 2. Accompagner les étudiants au quotidien

Être l’interlocuteur privilégié des étudiants pour toutes les questions relatives à leur scolarité
Répondre à leurs demandes par courriel, téléphone ou en présentiel
Informer les étudiants sur les règles et les procédures de l’établissement
Assurer le suivi des situations individuelles
Orienter les étudiants vers les interlocuteurs adaptés selon leurs besoins

📊 3. Suivre l’assiduité et prévenir les situations de décrochage

Assurer le suivi quotidien des absences et des retards
Contrôler les justificatifs transmis par les étudiants
Enregistrer et actualiser les absences dans les outils de gestion
Effectuer les relances nécessaires
Préparer les éléments de suivi de l’assiduité
Alerter le Responsable pédagogique en cas d’absences répétées ou de situation préoccupante
Conduire, si nécessaire, des entretiens avec les étudiants et en assurer la traçabilité

📅 4. Gérer les emplois du temps et coordonner les cours

Élaborer les emplois du temps de l’année en collaboration avec le Responsable pédagogique et la Cheffe exécutive
Mettre à jour les informations relatives aux cours, aux groupes et aux salles
Saisir et actualiser les données dans TimeEdit et les outils de gestion de l’établissement
Communiquer les modifications aux étudiants et aux intervenants
Replanifier les cours en cas d’absence ou de demande de modification
Recueillir les informations nécessaires au bon déroulement des enseignements
Signaler au Responsable pédagogique les éventuelles difficultés rencontrées avec un intervenant

📝 5. Participer à l’organisation des examens et des évaluations

Participer à la préparation des calendriers d’examens et à l’organisation des épreuves
Contrôler les listes des étudiants concernés
Préparer et diffuser les convocations
Transmettre les informations pratiques aux étudiants, intervenants et surveillants
Assurer le suivi administratif des absences pendant les épreuves
Collecter les notes et les résultats, puis relancer les intervenants si nécessaire
Saisir ou contrôler les résultats et identifier les éventuelles anomalies

Vous assurez également le suivi administratif et organisationnel des aménagements d’épreuves validés, notamment les tiers-temps, dans le respect de la confidentialité des informations communiquées.

💼 6. Assurer le suivi administratif des stages

Suivre les périodes de stage en lien avec le service Admissions
Veiller à la saisie des informations dans le CRM
Contrôler la conformité des informations relatives aux périodes en entreprise
Suivre les dates de début et de fin de stage
Vérifier la durée effectuée à partir des attestations transmises
Informer les étudiants des échéances et de leurs obligations administratives
Assurer le lien avec les services concernés pour les situations particulières

✅ 7. Contribuer à la démarche qualité

Appliquer les procédures internes
Assurer la traçabilité des actions réalisées
Veiller à la conservation des justificatifs nécessaires
Participer à la préparation des éléments demandés lors des audits
Contribuer à la fiabilité des données de scolarité
Participer aux audits qualité sur votre périmètre d’intervention

🎪 8. Participer à la communication et à la vie de l’école

Diffuser les informations importantes auprès des étudiants
Préparer et envoyer les communications relatives à la scolarité
Participer aux Journées Portes Ouvertes
Accompagner les étudiants lors des visites, sorties pédagogiques et autres événements scolaires

🧠 Profil recherché

Chez Galileo Global Education, votre personnalité compte autant que votre parcours. Nous croyons que la diversité des perspectives et des expériences est essentielle à notre réussite collective.

✅ Compétences

Bonne maîtrise des outils bureautiques et de gestion administrative
Aisance avec les outils de planification, la connaissance de TimeEdit étant appréciée
Capacité à gérer et fiabiliser des données de scolarité
Excellente expression orale et rédactionnelle
Capacité à organiser des examens et à suivre plusieurs échéances simultanément
Sensibilité aux démarches qualité et aux exigences Qualiopi

✅ Qualités humaines

Organisation et rigueur
Réactivité et capacité d’adaptation
Sens du service et de l’accompagnement
Très bon relationnel
Autonomie et fiabilité
Diplomatie et discrétion
Capacité à gérer les priorités
Goût du travail en équipe

💼 Conditions et informations pratiques

Poste : Chargé(e) de scolarité F/H
École : Institut Culinaire de France
Contrat : CDD à temps plein de 9 mois
Statut : Agent de maîtrise
Localisation : Bordeaux
Rattachement hiérarchique : Responsable pédagogique
Rémunération : 28K € brut annuel

#WeAreInclusive - Notre politique Handicap

✨ Envie de contribuer à la réussite des étudiants et de participer au bon fonctionnement d’une école spécialisée dans les arts culinaires et la pâtisserie ?

Rejoignez l’Institut Culinaire de France à Bordeaux et postulez dès maintenant !

Chargé.e de Scolarité H/F/X

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