projectmedewerker ondersteuning/PMO

Wil jij bijdragen aan een toekomst waarin burgers grip hebben op hun gezondheidsgegevens? Stichting MedMij zoekt een PMO die grip houdt op planning, voortgang en acties. Je bereidt overleggen voor, bewaakt deadlines, houdt projectinformatie actueel en zorgt dat collega's en stakeholders altijd inzicht hebben in de stand van zaken.

Stichting MedMij is dé landelijke standaard voor veilige en betrouwbare digitale beschikbaarheid van gezondheidsgegevens tussen burgers en zorgverleners. Wij maken het mogelijk dat iedereen op een veilige en gebruiksvriendelijke manier toegang heeft tot de eigen gezondheidsgegevens. Op www.medmij.nl vind je meer informatie over ons en waar we aan werken.

Je werkt organisatiebreed en bent de verbinding tussen onze integrale ontwikkelteams, de productowners, de scrummaster, de manager en onze overleggen met de veldraad en de autorisatieraad. Je valt onder de manager Ontwikkeling & Relatiebeheer en werkt samen met het directiesecretariaat en Bedrijfsvoering & Communicatie.

De PMO-functie is een rol met veel gezichten. De ene dag zit je in de voorbereiding van een extern overleg, de andere dag bouw je aan de jaarplanning of sta je met een draaiboek in de hand op een event. Wat al die dagen gemeen hebben is dat jij degene bent die het overzicht bewaakt.

Als PMO ben je de spil in de organisatie van ons werk. Je organiseert, plant, legt vast en bewaakt. Je wacht niet af tot iemand je iets vraagt, maar ziet zelf wat er nodig is. Verder zijn jouw werkzaamheden als volgt:

• Je plant afspraken voor MT-leden en houdt de agenda van een of meer MT-leden bij;

• Je bereidt de veldraad en de autorisatieraad voor: voorbespreking, agenda, sprekers en stukken. Je notuleert, verzendt de notulen en regelt de onkostenvergoedingen;

• Je stelt de jaarplanning op en houdt die actueel, van feestdagen en releasemomenten tot heidagen, veldraden en de kwartaalplanningen. Je haalt input op bij Communicatie, het directiesecretariaat en het organisatiecomité en signaleert het als activiteiten elkaar in de weg zitten;

• Je organiseert bijeenkomsten waar veel bij komt kijken: heidagen, kennissessies hackathons en soms het ontvangen van een buitenlandse delegatie. Je bent verantwoordelijk voor het regelen van locaties tot het inhoudelijk programma, de communicatie en nazorg;

• Incidenteel draag je bij aan het opstellen van bijvoorbeeld jaarplannen en andere memo’s door op inhoud en structuur mee te lezen;

• Je beheert het netwerk van MedMij-ambassadeurs en zorgt voor een evenwichtige inzet, zodat niemand wordt overvraagd of juist te weinig podium krijgt;

• Je houdt het overzicht wat er kan in een PGO op de website en losse projecten bij, zoals ondersteunen bij het maken van het jaarplan of werkplan;

• Je bent de achtervang van je collega bij het MedMij Loket (de servicedesk van MedMij en ondersteunt deelnemers bij vragen, aanvragen en processen binnen het MedMij-stelsel) op de dagen dat zij afwezig is;

• Je ontzorgt collega’s in de praktische kant van het werk: het mede beheren van de secretariaatsmailbox, ons CRM-systeem en de organisatie van onze bijeenkomsten, bijvoorbeeld door te zorgen dat alles klaar staat van stoelen tot versnaperingen.

• Meer dan vijf jaar ervaring in project-, programma- of organisatieondersteuning;

• Aantoonbare ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere projecten, teams en overleggen;

• Overzicht en rust in een omgeving waar veel tegelijk speelt, en het vermogen om scherp te prioriteren;

• Nauwkeurigheid: jij legt helder vast wat er is besloten en wie wat oppakt;

• Een proactieve houding. Je signaleert zelf wat er misgaat of beter kan en brengt dat onder de aandacht;

• Ervaring met systemen als Microsoft 365 en SharePoint;

• Gemak in het schakelen tussen een ontwikkelteam en een extern overleg.

• Een maatschappelijk relevante functie bij een dynamische organisatie in het hart van de digitale zorg;

• Een jong, open team dat met veel energie samenwerkt;

• Een dienstverband van 32 uur per week;

• Hybride werken: flexibiliteit om deels vanuit huis en deels op ons kantoor in Den Haag te werken, waarbij beschikbaarheid op kantoor op dinsdagen essentieel is, overige dagen hybride;

• Een startsalaris in schaal 8, met een bijbehorend salaris tussen € 3.333,81 en € 4.457,77, met doorgroeimogelijkheden naar schaal 9, passend bij je kennis en ervaring;

• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en het volgen van trainingen.

Wanneer je in aanmerking wilt komen voor deze functie stuur dan een mailtje, WhatsApp- of LinkedIn-bericht en we nemen contact met je op.

Je kunt ook direct solliciteren via de knop. Als je eerst meer informatie wilt of van gedachten wilt wisselen, mag je bellen naar Margo Brands via tel. 06-2074 0716 of mailen naar: werk@medmij.nl.

Stichting MedMij gelooft in de kracht van diversiteit en nodigt iedereen uit om te solliciteren. Samen maken we de gezondheidszorg persoonlijker, veiliger en toegankelijker.