Assistenz der Geschäftsführung / Operations Allrounder:in (w/m/d)

Willst du Innovation und Natur verbinden? Project Bay ist Europas führendes Netzwerk für Workation und CoWorking mit direktem Zugang zur Ostsee und Standorten in ganz Europa. Wir sind Vorreiter in der Verbindung von Digitalisierung, Nachhaltigkeit und regionaler Entwicklung.

Unsere Mission: Ländliche Regionen durch smarte Arbeitsmodelle und moderne Technologien stärken. Von flexiblen Arbeitsplätzen über Breakout-Sessions bis hin zu Übernachtungsmöglichkeiten und Fortbildungen – wir bieten alles, was Teams und Einzelpersonen brauchen, um produktiv und inspiriert zu arbeiten.

• Workation und CoWorking an über 20 Standorten in Europa, darunter auf Sylt, Usedom und Mallorca.
• Nachhaltige Startup-Förderung durch unseren Accelerator Founders Bay, der sich auf Innovationen in den Bereichen Mobilität, Tourismus und Digitalisierung spezialisiert hat.
• MakerSpace auf Rügen: Hier verbinden wir Kreativität mit modernster Technologie und schaffen einen Ort für Handwerk, Startups und Visionäre.
• Regionale Synergien: Enge Zusammenarbeit mit Hochschulen, Kammern und lokalen Partnern, um nachhaltige Innovationen zu fördern.

Du möchtest Teil dieses einzigartigen Ökosystems werden und neue Projekte mitgestalten? Egal, ob IT-Lösungen, CarSharing, Expansion oder Tiny Houses – bei uns hast du die Chance, echte Veränderungen zu bewirken.

Du bist die rechte Hand, das Organisationsgenie und der wichtigste Sparringspartner für unser Gründer-Team. In dieser abwechslungsreichen Position ist deine Hauptmission klar: Uns im operativen Tagesgeschäft maximal den Rücken freizuhalten, damit wir uns auf das strategische Wachstum konzentrieren können. Du bist ein echtes Multitalent, denkst proaktiv mit und packst genau dort an, wo es gerade brennt.

Deine Aufgaben im Detail:

• Daten- & Office-Management: Du baust und pflegst übersichtliche Tabellen (Google Sheets/Excel), erstellst professionelle, ansprechende Präsentationen (Google Slides/PowerPoint) und hältst unsere internen Systeme strukturiert.
• Finanzadministration & Sales-Support: Du unterstützt uns im Daily Business, schreibst Angebote, erstellst Rechnungen und übernimmst vorbereitende Aufgaben für unsere Buchhaltung.
• Kommunikation & Schnittstelle: Du bist das sympathische Aushängeschild nach außen. Du tätigst wichtige Anrufe und telefonierst bzw. korrespondierst absolut stilsicher mit unseren Partnern, Dienstleistern und Kunden.
• Event- & Reisemanagement: Von der Idee bis zur Umsetzung: Du planst und organisierst unvergessliche Workations, Teamevents sowie die allgemeine Termin- und Reisekoordination für interne und externe Teilnehmer.
• Operatives Allround-Management: Von A wie Anrufe bis W wie Workation-Planung – du übernimmst eigenständig wechselnde Ad-hoc-Projekte und administrative To-dos, die im Startup-Alltag anfallen.

• Hintergrund: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder bringst durch relevante Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Startup-Umfeld das nötige Handwerkszeug mit.
• Allrounder-Mentalität: Du bist ein echter Generalist, liebst die Abwechslung und denkst immer einen Schritt voraus. Monotone Routinen sind nichts für dich.
• Organisationstalent: Du arbeitest hochgradig selbstständig, zuverlässig und behältst auch dann die Ruhe und den Überblick, wenn viele verschiedene To-dos parallel anstehen.
• Tool-Sicherheit: Durch die tägliche Anwendung bist du absolut routiniert im Umgang mit der Google Suite (insb. Sheets & Slides), MS Office, Slack und ähnlichen digitalen Tools.
• Kommunikationsstärke: Du hast eine positive Ausstrahlung, bist serviceorientiert und hast echte Freude am direkten (telefonischen) Kontakt mit Partnern und Kunden.
• Macher-Mentalität: Du suchst keine Position zum reinen Verwalten. Du bist energetisch, lösungsorientiert und möchtest aktiv anpacken, um spürbaren Impact zu liefern.