Senior Dokumentenmanager

Die T.I.S. GmbH ist seit über 20 Jahren ein spezialisiertes Beratungs- und Serviceunternehmen im Bereich Offshore-Windenergie. Wir unterstützen internationale Kunden bei der Planung, Umsetzung und Qualitätssicherung komplexer Energieprojekte und arbeiten dabei mit führenden Unternehmen der Branche zusammen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen Senior Dokumentenmanager (m/w/d), der Dokumentationsprozesse professionell steuert und als zentrale Schnittstelle im Projekt agiert.

Als Senior Dokumentenmanager (m/w/d) sind Sie verantwortlich für die Planung, Umsetzung und Kontrolle eines projektspezifischen, bedarfsgerechten Dokumentenmanagements (DMG) über den gesamten Dokumentenlebenszyklus hinweg – von der Erstellung über Freigabe, Verteilung, Ablage und Archivierung bis hin zur finalen Übergabe.

Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen Projektleitung, PMO, internen Fachabteilungen und externen Partnern und leisten einen wesentlichen Beitrag zur Sicherstellung der Dokumentationsqualität sowie zur effizienten Projektkommunikation.

• Einrichtung, Pflege und Weiterentwicklung eines projektspezifischen Dokumentenmanagementsystems (z. B. Aconex, SharePoint, ThinkProject)

• Analyse von Rahmenbedingungen, Anforderungen, internen und externen Schnittstellen sowie Richtlinien

• Konzeption von Prozessen zur Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung und Archivierung von Dokumenten

• Enge Zusammenarbeit mit Projektleitung, Fachbereichen und Qualitätssicherung

• Definition und Dokumentation von Rollen, Tools, Vorlagen sowie Struktur- und Ablagelogiken

• Erstellung von Vorlagen, DMG-Richtlinien, Projektanleitungen und Berichten

• Schulung der Projektteams (z. B. Präsentationen, How-to-Guides)

• Qualitätskontrolle ein- und ausgehender Dokumente sowie Nachverfolgung von Fristen und Workflows

• Administration des Dokumentenmanagementsystems (Benutzerverwaltung, Rechtevergabe, Systempflege)

• Koordination der As-built-Dokumentation und Übergabe an das Unternehmensarchiv

• Schnittstellenmanagement mit externen Partnern (z. B. Lieferanten)

• Sicherstellung von Compliance und normgerechter Dokumentation (z. B. ISO 9001)

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Dokumentenmanagement, Informationstechnik oder vergleichbar

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in großen Infrastruktur- oder Industrieprojekten

• Nachweisbare Erfahrung in der Einführung und Anwendung gängiger DMG-Systeme und virtueller Projekträume

• Sehr gutes Organisationsvermögen sowie strukturiertes Denken

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung

• Hohes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen

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