Керівник відділу діловодства

   Ми шукаємо досвідченого та проактивного асистента, який забезпечуватиме високий рівень адміністративної підтримки Генерального директора та Лідерської команди, а також очолить адміністративну функцію компанії. На цій посаді ви будете відповідати за організацію роботи офісу, управління адміністративними процесами, координацію документообігу, взаємодію з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами, а також розвиток команди адміністративної підтримки.

1. Підтримка Генерального директора та Лідерської команди

• →Координує адміністративну підтримку Генерального директора та Лідерської команди, забезпечуючи безперервність та якість сервісу
• →Організовує наради та зустрічі.
• →Організовує відрядження, включаючи логістику, документообіг та звітність
• →Супроводжує візити гостей та зовнішніх делегацій

2. Управління адміністративною функцією та офісною інфраструктурою

• →Забезпечує ефективне функціонування офісної інфраструктури відповідно до корпоративних стандартів
• →Керує життєвим циклом офісних приміщень (вибір, оренда, оптимізація, переїзди)
• →Планує та контролює адміністративний бюджет, забезпечуючи оптимальність витрат
• →Організовує та контролює закупівлі адміністративних товарів і послуг
• →Забезпечує ефективну взаємодію з постачальниками (договірна робота, SLA, якість послуг)
• →Координує функціонування рецепції та офісних сервісів

3. Управління документообігом і адміністративними процесами

• →Забезпечує ефективний та контрольований документообіг (створення, погодження, рух, архівування)
• →Бере участь у розробці та впровадженні адміністративних політик і процедур

4. Управління командою адміністративної підтримки

• →Керує командою відділу загального діловодства (секретарі)
• →Формує та підтримує єдині стандарти адміністративного сервісу в компанії

• Вища освіта
• 3+ років досвіду у сфері Executive / Administrative Support
• Досвід роботи з топ-менеджментом (first line / Leadership Team)
• Вільне володіння українською мовою, англійська — upper- intermediate