Administrative Officer Bunia (ouvert aux residents de l'Ituri)

Résumé du poste :  

Le/la Chargé’e d’administration coordonne la fourniture de services administratifs réactifs, efficaces et performants, en appui à la mission de Catholic Relief Services (CRS) qui consiste à servir les populations pauvres et vulnérables.
Il/Elle contribue à la bonne gestion des ressources et veille à ce qu’une approche de service de haute qualité soit intégrée aux systèmes, politiques et procédures administratives. Il/Elle sera basé/e a Bunia.

Rôles et responsabilités clés : 

• Coordonner et rendre compte des activités et des ressources nécessaires afin d’assurer une prestation efficace et rentable des fonctions d’appui administratif. 
• Contribuer à l’alignement des systèmes, processus et politiques administratifs avec les normes de l’organisation ainsi qu’avec les exigences des bailleurs de fonds et de la législation locale. 
• Interagir avec les parties prenantes externes pertinentes (autorités gouvernementales, propriétaires, prestataires de services, etc.) pour les questions administratives relevant de son périmètre, et veiller à ce que les autorisations et documents requis soient à jour. 
• Coordonner l’utilisation efficace des actifs du Programme Pays et des installations louées. Contribuer à la conformité des processus d’achats des fournitures de bureau et aux systèmes de gestion des immobilisations. 
• Contribuer à l’identification des risques en matière de sécurité et veiller à l’existence d’un environnement de travail sûr et adéquat.
• Coordonner la fourniture de l’appui logistique et des services de voyage au personnel et aux visiteurs. 
• Coordonner les activités d’organisation d’événements, notamment les visites de délégations, les formations et les ateliers.

Langues requises : français, Swahili 

Déplacement: doit être disposé(e) et capable de voyager jusqu’à 25 %).

Responsabilités de supervision : non

Connaissances, compétences et aptitudes : 

• Bonnes capacités de planification, d’organisation et de gestion du temps. 
• Sens aigu du service client avec d’excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles. 
• Éthique professionnelle et capacité à maintenir la confidentialité. 
• Esprit d’initiative, débrouillard(e), orienté(e) solutions et résultats.

Qualifications souhaitées :  

• Expérience au sein d’une ONG locale ou internationale, un atout. 
• Une formation complémentaire peut se substituer en partie à l’expérience requise. 
• Expérience et bonne maîtrise des outils MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et des systèmes de gestion de l’information.

Responsabilités de supervision : non

Interne : Gestionnaire des Operations, Gestionnaire de Programmes, l’Equipe Programme, equipe Operations, Equipe Finances,  Gestionnaires de Urgences, 

Externe : Caritas et autres partenaires, services étatiques

Qualifications requises :  

• Diplôme de fin d’études secondaires requis. 
• Licence en administration des affaires ou dans un domaine pertinent souhaitée. 
• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans des fonctions d’appui administratif, avec des responsabilités croissantes.

• Responsabilité personnelle : Assumer systématiquement la responsabilité de ses propres actions.
• Intégrité : Faire preuve d'intégrité et respecter les valeurs des principes directeurs et de la mission de CRS.
• Confiance : Cohérence entre les paroles et les actes.
• Collaboration : Travailler efficacement au sein d'équipes interculturelles et diversifiées.
• Ouverture à l'apprentissage – Recherche des expériences susceptibles de modifier sa perspective ou d'offrir des occasions d'apprendre de nouvelles choses.

• Conduite du changement – ​​Cherche constamment à améliorer l'agence grâce à une culture d'agilité, d'ouverture et d'innovation.
• Développement et reconnaissance des talents – Développe les compétences du personnel afin qu'il atteigne son plein potentiel et améliore la performance de l'équipe et de l'agence.
• Vision stratégique – Comprend son rôle dans la traduction, la communication et la mise en œuvre de la stratégie de l'agence et des priorités de l'équipe.