Oficial Administrativo

CRS es una organización no gubernamental internacional que cumple el compromiso de los Obispos de los Estados Unidos de atender a los pobres y vulnerables en el mundo. En este sentido, se valora, preserva y defiende la dignidad de toda vida humana, se fomenta la caridad y la justicia y se personifica la enseñanza católica social y moral.

Como parte de la misión universal de la Iglesia Católica, se trabaja con las instituciones y estructuras católicas locales, nacionales e internacionales, así como con otras organizaciones, para asistir a las personas de acuerdo con sus necesidades independientemente de su credo, trasfondo o nacionalidad. 

La institución brinda la bienvenida a personas de todas las religiones y tradiciones seculares que comparten los valores y compromiso de servir a aquellos que lo necesitan como parte del personal o como socios. En el país, CRS trabaja en las áreas de Construcción de Paz y Juventud, Emergencias y Agricultura, a partir de las cuales organiza su trabajo en diferentes municipios y con diversos socios y aliados.  

Resumen del Puesto: 

CRS busca candidatos para el puesto de Oficial Administrativo(a) para un proyecto previsto de desarrollo, cuidado y protección infantil de alcance multinacional. El objetivo general del proyecto es fortalecer los sistemas nacionales que protegen a los niños y niñas en situación de vulnerabilidad, apoyan a las familias y mejoran el desarrollo de la primera infancia mediante enfoques sostenibles y liderados localmente. El proyecto mejorará los resultados para la niñez vulnerable fortaleciendo los sistemas de protección infantil, apoyando a las familias y cuidadores, promoviendo la salud y el desarrollo integral de la primera infancia y reduciendo la dependencia del cuidado residencial.

Brindará apoyo en la ejecución diaria de actividades administrativas del proyecto de manera oportuna, efectiva y eficiente, contribuyendo al cumplimiento de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a las personas pobres y vulnerables. La persona seleccionada proporcionará servicios consistentes y de alta calidad, y contribuirá a la adecuada administración de los recursos del proyecto para ayudar a garantizar la eficacia operativa en apoyo de una programación de alta calidad.

Principales Responsabilidades del Puesto:

• Facilitar la comunicación con todos los miembros del equipo del proyecto, personal relevante de otros departamentos/equipos y actores externos, según corresponda. Recibir, enviar y distribuir toda la correspondencia, documentos y comunicaciones entrantes y salientes.
• Brindar apoyo especializado en procesos y trámites administrativos del proyecto (por ejemplo, traducir, escribir, revisar y/o dar formato a documentos; registrar y transcribir actas de reuniones; redactar comunicaciones simples.
• Preparar documentación transaccional para respaldar los procesos operativos del proyecto y facilitar la coordinación de trámites (por ejemplo, solicitudes de pago, autorizaciones de viaje, anticipos de viaje, visas, reservaciones de hotel, entre otros).
• Gestionar información, realizar ingreso y verificación de información relacionada con procesos administrativos del proyecto (por ejemplo, listas de contactos, saldos de vacaciones del personal, reportes de asistencia, revisión de bitácoras vehiculares, misiones a campo, paquetes de bienvenida para visitantes, etc.).
• Apoyar los arreglos logísticos y de viaje para el personal y visitantes. Programar y coordinar citas. Brindar apoyo logístico y de comunicación para actividades de planificación de eventos.
• Apoyar la implementación de procesos de gestión de bienes y activos, tales como recepción y distribución de bienes, etiquetado de activos, inventarios físicos, entre otros.

Educación, Experiencia y Habilidades Requeridas:

• Estudios universitarios en Administración, Relaciones Internacionales, Economía, y otros afines al puesto.

• Mínimo 3 años de experiencia trabajando en un entorno de oficina en funciones administrativas o de apoyo.
• Experiencia con una ONG local o internacional.

• Experiencia en preparación de documentos, ingreso de datos en bases de datos y formularios en línea, y manejo de diversos equipos de oficina.
• Experiencia en el paquete Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) y sistemas de gestión de información. Dominio de Microsoft Word.
• Buenas habilidades de gestión del tiempo y capacidad para trabajar en múltiples tareas simultáneamente.
• Fuerte orientación al servicio al cliente y buenas habilidades de comunicación y relaciones interpersonales.
• Persona proactiva, orientada a soluciones y resultados.

Reporta al Director(a) del Proyecto.

Están arraigadas en la misión, los valores y los principios rectores de CRS y son utilizados por cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr los resultados deseados.

Al solicitar este trabajo, se entiende y reconoce que CRS requiere que su personal trate a todas las personas con dignidad y respeto y que prevenga activamente el acoso, el abuso, la explotación y la trata de personas. Además, se entiende que, si es un candidato preseleccionado, estará sujeto a una verificación integral de antecedentes y sus referencias personales/profesionales se solicitaran para evaluar comportamientos relacionados con los temas relativos a la salvaguardia.