Assistenz der Geschäftsleitung und Office Management (m/w/d)

• Eigenständige und vorausschauende Organisation des Office Managements

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung; Vereinsmanagement

• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen

• Betreuung von Empfang und Telefonzentrale sowie Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

• Organisation von Veranstaltungen sowie Bewirtung von Gästen

• Pflege und Verwaltung der Kundendatenbank

• Unterstützung bei HR-Prozessen, insbesondere Bewerber:innenmanagement, Onboarding, Mitarbeitendenbetreuung, Datenpflege und statistischen Auswertungen

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung, zum Beispiel HAK, HBLA oder ESA

• Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Sekretariat oder Office Management

• Erfahrung in einem Verein oder einem wissenschaftlichen Umfeld von Vorteil

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft Office und Microsoft 365

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise

• Kommunikationsstärke, Teamorientierung; freundliches und serviceorientiertes Auftreten

• Hohe Verlässlichkeit, Genauigkeit und Diskretion

• Einen vielseitigen Aufgabenbereich mit hoher Eigenverantwortung

• Ein internationales, kooperatives und inklusives Arbeitsumfeld

• Familienfreundliche Arbeitsbedingungen

• Gezielte Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

Arbeitszeit: Teilzeit, 30 Wochenstunden verteilt auf 4 Tage

Beginn: ab November 2026

Vertragsdauer: Vorerst auf 18 Monate befristet; bei erfolgreicher Zusammenarbeit besteht die Möglichkeit einer anschließenden Entfristung

Mindestgehalt: EUR 2.100,- brutto, 14-mal jährlich, für 30 Wochenstunden. Je nach Qualifikation und Erfahrung besteht Bereitschaft zur Überzahlung.

Bewerbungsfrist: 6. September 2026

Bitte bewerben Sie sich über den ‘Apply’-Button auf dieser Seite mit Lebenslauf und Motivationsschreiben. Wir prüfen Bewerbungen fortlaufend nach Eingang; Einladungen zu Vorstellungsgesprächen können bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist erfolgen.

Vielfalt ist für uns ein Schlüssel zu Innovation und Erfolg. Wir bieten allen Bewerber:innen die gleichen Chancen.