Administration & Events Coordinator

La mobilité ne se limite pas à se déplacer d’un point à un autre. Elle façonne nos liens, rapproche les communautés et nous permet de poursuivre ce qui compte vraiment.

Une mission intérimaire au sein du département Communication & Events, où vous soutiendrez les deux Event Managers dans une fonction administrative dynamique et variée.

Vous assistez administrativement les Event Managers dans la planification, la coordination, la mise en œuvre et le suivi d’événements (physique, hybride ou digital), qu’ils soient retail, B2B, B2C ou internes. Vous intervenez de A à Z, de l’offre jusqu’au suivi, avec des tâches variées avant, pendant et après l’événement :

• Logistique & préparations :
• Rédaction d’appel d’offres, analyse des propositions/devis et éventuel comparatif à établir pour faciliter la sélection du prestataire suivant les process
• Planification et sélection des véhicules avec les marques et ordres de transports
• S'assurer que le bon matériel promotionnel est disponible sur place
• Suivi des fournisseurs (agences, traiteurs, techniciens audiovisuels, etc.)

• Suivi budgétaire :
• Suivi des coûts et respect du budget alloué
• Gestion administrative selon les procédures internes (création de PO, suivi des paiements fournisseurs, etc.)

• Communication :

Tâches diverses en soutien de l’équipe;

• Gestion des invitations (mise à jour des listes de participants dans Excel, encodage dans notre outil en ligne)
• Suivi des inscriptions et relances, en collaboration avec les équipes concernées

• Gestion du matériel :
• Commande de matériel auprès des fournisseurs attitrés (beachflags, roll-ups, etc.)
• Planification des mises à disposition et restitution

• En fonction de la participation et de la charge de travail en amont et pendant l’evenement,  une éventuelle présence lors des événements peut être demandée.

Cela dépendra également du profil et des compétences du candidat.

• Rédaction d’appel d’offres, analyse des propositions/devis et éventuel comparatif à établir pour faciliter la sélection du prestataire suivant les process
• Coordination avec les fournisseurs 
• Coordination interne et échanges d’informations avec les différentes marques
• Suivi budgétaire et comptable, ainsi que les tâches administratives associées, dans le respect des procédures internes.

Nous recherchons un(e) collaborateur disponible rapidement jusqu’au 15 mars 2027, disposant des qualités suivantes :

• Grande rigueur et capacité à travailler de manière autonome, tout en étant un(e) excellent(e) team player
• Attitude proactive et orientée solutions
• Excellentes compétences relationnelles
• Bonne maîtrise de Microsoft 365 (Excel, Word, Teams) ; la connaissance de SAP est un plus
• Bonnes connaissances comptables
• Capacités organisationnelles
• Résistance au stress et capacité à gérer les délais
• Flexibilité (travail en soirée et le week-end possible)
• Une expérience dans le secteur événementiel est un atout
• Bilingue (néerlandais/français), l’anglais est un atout supplémentaire
• Permis B

#MarvestingBelgique