Assistant en gestion administrative - appui au pilotage des données RH

ENSTA, établissement d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère des Armées, développe des activités de formation, de recherche et d’innovation dans les domaines de la défense et de la sécurité, des transports, de l'énergie, des activités maritimes, du numérique et de la santé.

L’école, présente sur deux campus, à Paris-Saclay et à Brest, est membre de l’Institut Polytechnique de Paris. Classée dans le Top 10 des meilleures écoles d’ingénieurs en France, elle a pour mission :

• la formation d’élèves ingénieurs civils et militaires, de cadres et docteurs pour les secteurs public et privé,

• la recherche et l’innovation de haut niveau en relation étroite avec l’industrie des grands secteurs de souveraineté au sein de 6 unités de formation et de recherche (UFR).

La Direction des Ressources Humaines (DRH), composée de 19 agents, est bilocalisée sur les sites de Palaiseau et de Brest.

L’organisation actuelle de la DRH s’articule autour de plusieurs pôles, répartis sur les deux sites :

• Pilotage des données RH ;

• Recrutement et formation ;

• Développement RH et action sociale ;

• Gestion administrative et paie ;

Au sein de la Direction des ressources humaines, l'agent contribue à la mise à jour, au contrôle et à la diffusion des données de pilotage RH. Il ou elle participe à la fiabilisation des informations relatives aux effectifs et à la masse salariale et apporte un soutien administratif aux activités de pilotage des ressources humaines.

Les activités sont exercées sous le contrôle de la Chargée de pilotage des données RH et sera affecté au sein du Campus de Brest.

Sous l’autorité de la Chargée de pilotage des sonnées RH, le (la) titulaire du poste sera en charge des missions principales suivantes :

• Mettre à jour les tableaux de suivi et de pilotage RH à partir des informations issues des contrats, avenants et décisions administratives ;

• Participer à l'actualisation et au suivi des données relatives aux effectifs et à la masse salariale ;

• Réaliser le contrôle mensuel des tableaux de suivi après intégration des éléments de paie ;

• Effectuer des opérations de pointage et de vérification des données administratives et financières ;

• Contribuer au rapprochement des données entre les différents outils de gestion et tableaux de pilotage ;

• Identifier et signaler les anomalies ou incohérences constatées ;

• Participer à la normalisation et à la fiabilisation des données RH.

• Préparer et diffuser les tableaux de suivi de la masse salariale relatifs aux personnels recrutés sur ressources fléchées ;

• Assurer la mise à disposition des indicateurs auprès des interlocuteurs concernés ;

• Classer et archiver les documents nécessaires au suivi des données ;

• Participer à l'élaboration de procédures et modes opératoires relatifs à la gestion des données RH.

• Manipulation de données sensibles nécessitant rigueur et discrétion professionnelle ;

• Activité en lien étroit avec les gestionnaires RH, les services financiers et les responsables de projets financés sur recettes fléchées ;

• Respect des échéances liées aux opérations de paie et de pilotage RH.

• Participer à la démarche Qualité de l’établissement

• Contribuer à la démarche RSE dans le cadre de ses missions et de ses activités au sein de l’Ecole 

Formation de niveau, BAC ou expérience équivalente dans les domaines de la gestion administrative, RH ou paie.

Une première expérience en gestion administrative, en traitement de données ou en ressources humaines serait appréciée

Agent contractuel de catégorie C

• Transports (participation forfaitaire de l’employeur à hauteur de 75 %)

• Forfait mobilité durable (jusqu’à 300€/an)

• Possibilité de télétravail (après période d’essai et après accord du manager et dépôt d’une demande)

• Subvention employeur au restaurant administratif et/ou à la cafétéria de l’établissement

• Comité d’action sociale, avec notamment des événements et animations proposés au personnel, salle de sport sur adhésion,

• Mutuelle (participation à hauteur de 50% de l’établissement)

ENSTA est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris). Dans le cadre d’IP Paris, l’école participe aux activités des centres interdisciplinaires notamment du centre interdisciplinaire d'études pour la Défense et la Sécurité (CIEDS, soutenu par le ministère des armées et l’agence de l’innovation de défense (AID). Elle est à l’origine de la création du Centre interdisciplinaire Mers & Océans, inauguré en janvier 2025. Des chercheurs de l’école travaillent également en collaboration dans le cadre d'études portées par les centres Hi-Paris, lauréat en 2024 IA Cluster, E4C ou E4H notamment.

• Principes de la gestion administrative ;

• Connaissances des statuts de la fonction publique, des ressources humaines et de la paie appréciées.

• Utiliser les outils bureautiques courants, notamment Excel ;

• Mettre à jour et exploiter les tableaux de suivi ;

• Vérifier la cohérence et la qualité des données ;

• Appliquer des procédures et rendre compte de son activité ;

• Travailler avec méthode et dans le respect des délais.

• Rigueur et sens de l’organisation ;

• Fiabilité et discrétion ;

• Autonomie dans l’exécution des tâches confiées ;

• Capacité à alerter en cas d’anomalie ou d’incohérence.