Backoffice Manager (Finance & HR) (m/w/d)

hellomed ist die digitale Pflege-Apotheke für Pflegekräfte - nach dem Motto: Dauermedikation nur in einfach!

Unsere Vision ist es, bis 2030 die jährlichen 250.000 Krankenhauseinlieferungen aufgrund von Medikationsfehlern und die damit verbundenen 1,2 Milliarden Euro Folgekosten zu vermeiden und der Pflege wieder zurückzugeben.

Mit unserer innovativen hellomedOS-Software für das Pflegepersonal entlasten wir Pflegekräfte bei der täglichen Medikationsversorgung Ihrer Patienten und machen diese noch sicherer. Unser revolutionäres Konzept bringen wir mit einem bunten Team aus Apothekern, Pflegeexperten und Entwicklern auf die Straße - namhafte Investoren sind bereits mit an Board und Pflegekräfte deutschlandweit lieben das Produkt. Erfinde gemeinsam mit uns die Medikationsversorgung in der Pflege von Morgen komplett neu!

• Kaufmännische Prozesse & Administration: Eigenverantwortliche Steuerung und Weiterentwicklung administrativer Abläufe in den Bereichen Buchhaltung, Controlling und Organisation – in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung.
• Koordination externer Partner: Kommunikation und Abstimmung mit Steuerberatung, Lohnbuchhaltung, Banken und Förderstellen sowie Unterstützung bei der Fördermittelabrechnung.
• Lohnbuchhaltung & Personaladministration: Vorbereitung und Zulieferung der monatlichen Lohnbuchhaltung an den externen Steuerberater, Pflege von Personalstammdaten sowie Verwaltung von Ein- und Austritten.
• HR-Tools & Systemadministration: Eigenverantwortliche Administration und Weiterentwicklung der eingesetzten HR-Tools – insbesondere Personio und Hrmony – inklusive Datenpflege, Onboarding neuer Mitarbeitender im System und Unterstützung bei der Prozessdigitalisierung im HR-Bereich.
• Recruiting-Support: Unterstützung im Bewerbermanagement – von der Stellenausschreibung über die Koordination von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Kommunikation mit Kandidat:innen.
• Unterstützung bei Sonderthemen: Mitarbeit bei Vertragswesen, Fördermitteln und unternehmensweiten Projekten nach Bedarf.
• Hands-on-Arbeitsweise: Du arbeitest strukturiert und eigenverantwortlich, erkennst offene Aufgaben selbstständig und bringst sie zuverlässig zum Abschluss.

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – gerne auch als Pharmazeutisch-Kaufmännische/r Angestellte/r – oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Finanzen, Controlling oder Personal.
• Berufserfahrung im Backoffice-, Finance- oder HR-Umfeld: Mindestens 2–4 Jahre praktische Erfahrung, idealerweise in einem KMU, Start-up oder wachstumsorientierten Unternehmen. Erfahrung im Apothekenumfeld ist ein Plus.
• Kenntnisse in Lohnbuchhaltungsvorbereitung: Verständnis für lohnrelevante Prozesse und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Lohnbuchhaltungs- oder Steuerberatungsstellen.
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise: Hohe Genauigkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein gutes Zahlenverständnis – du behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
• Kommunikations- und Organisationsstärke: Klare, professionelle Kommunikation und sicheres Priorisieren im Tagesgeschäft – intern wie mit externen Partnern und Kandidat:innen.
• Digitale Affinität & Tool-Kompetenz: Sicherer Umgang mit HR- und Buchhaltungstools wie Personio, Hrmony oder vergleichbaren Systemen sowie Offenheit für die Weiterentwicklung digitaler Prozesse.