Gestionnaire de vie scolaire (H/F) - CDD 9 mois

École du ministère en charge de l'industrie, IMT Mines Albi est une école de l’Institut Mines- Télécom, 1er groupe d’écoles d’ingénieurs et de management de France. À l'avant-garde des enjeux industriels et académiques sur la scène internationale, elle agit comme un moteur scientifique et économique territorial en combinant ses 4 missions - former des ingénieurs en intégrant la dynamique du développement durable, faire de la recherche scientifique, contribuer au développement économique et diffuser la culture des sciences, des techniques et de l'innovation - en un cercle vertueux et porteur d'innovation.

Son positionnement en matière de formation et de recherche place IMT Mines Albi comme école de référence sur trois des quatre thématiques de l’IMT, à savoir l’industrie du futur responsable, l’énergie, économie circulaire et société ainsi que l’ingénierie, santé et bien-être.

Le poste est à pourvoir à la Direction des formations auprès de la responsable du pôle vie scolaire.

En son sein, le pôle vie scolaire comprenant actuellement 7 personnes réparties sur des missions de scolarité et de support administratif élèves, a pour mission d’assurer le suivi des élèves de leur inscription à leur diplomation, ainsi que le déroulement logistique de l’ensemble des programmes scolaires. C’est au sein de ce service que le (la) candidat(e) retenu(e) sera affecté(e).

 a. Planifier et assurer le suivi des emplois du temps des élèves dans l’application informatique Synapses,

b. Réserver les moyens matériels (salles, équipement informatiques et audiovisuels)

c. Gérer les campagnes d’inscription aux différents évènements organisés

a. organiser les évaluations et les rattrapages et assurer le bon déroulement des examens et des épreuves de rattrapage,

b. Contrôle des différents quitus pour la diplomation des élèves,

c. Editer et transmettre les bulletins de notes des élèves et les diverses attestations,

a. Diffuser, réceptionner, vérifier et enregistrer les dossiers de prise en charge des vacataires

b. Rappeler aux surveillants les consignes d’examen, préparation des salles, rappel des règles aux élèves

c. Gérer les demandes d’achat

d. Suivre les facturations

e. Rédiger les attestations d’enseignement des personnels permanents et temporaires

a. Assister la responsable du pôle vie scolaire

b. Aider ou remplacer ses collègues en cas de besoin

• Connaissance de l’organisation de la formation dans l’enseignement supérieur

• Bonne capacité de prise en main de nouveaux outils informatiques

• Bonne connaissance des outils de bureautique et de messagerie

• Connaissance des outils de planification et des contraintes liées à l’organisation des cours et examens

• Coordonner les emplois du temps, les salles d’examen et les ressources,

• Préparer et diffuser des documents officiels (relevés de notes, attestations…)

• Echanger et collaborer avec les enseignants pour le suivi des emplois du temps et des évaluations

• Traiter les dossiers administratifs des vacataires

• Capacité à gérer le stress

• Esprit d’équipe et fiabilité

• Bonnes qualités relationnelles

• Faire preuve de rigueur et d’organisation

• Dynamisme

Le candidat est titulaire d'un diplôme de niveau BAC+2, +3 en gestion administrative (BTS, DUT, licence métier de l’administration…).

Il devra justifier d'une expérience significative en gestion administrative, idéalement dans le secteur de l’enseignement supérieur ou de la formation. Une connaissance du logiciel de scolarité Synapses serait un plus.

• cadre de travail agréable dans un campus de 22 ha

• 3 cycles de travail proposé et qui offre des droits à congés :

   37h30 : 41 jours de congés

   38h30 : 46 jours de congés

• restauration administrative sur place

• aide à la mobilité durable pour le transport domicile-travail

• action sociale (protection sociale complémentaire et aide aux familles)

• Nature et durée du contrat : CDD dans le cadre du remplacement d’un agent en congés maternité

•  À usage interne :

  Catégorie du poste et métier de référence :  Catégorie III, Métier L – Technicien administratif et de gestion

•  Métier(s) de référence des agents pouvant postuler : Toutes catégories

• Localisation du poste : Albi

• Date limite de candidature :  08/11/2026

• Date de prise de fonction souhaitée : dès que possible

• La rémunération est fixée selon le profil du candidat (métier, âge, filière d'emploi, durée de garantie salariale), en fonction des règles définies par le cadre de gestion de l'Institut Mines Télécom

• Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidates et candidats en situation de handicap

• Emploi ouvert aux personnes contractuelles

Contacts :

Mme Fanny CORTEZON-GIL, Responsable du Pôle vie scolaire (fanny.cortezongil@mines-albi.fr)

Marie GILLET, Responsable du Pôle Recrutement et Développement des compétences (marie.gillet@mines-albi.fr)