Chief of Staff (m/w/d)

Möchtest du der verlängerte Arm einer Geschäftsführung sein, die richtig durchstartet? 🚀

Wir machen den Mittelstand wettbewerbsfähig, indem wir seine Kundenbeziehung durch ein persönliches Kommunikationserlebnis stärken. Über 2.000 Unternehmen wie Rock am Ring, Grohe, Vero Moda, R+V und die Sparkasse setzen bereits auf hellomateo. In den letzten zwei Jahren sind wir um das 4-Fache gewachsen – und mit dem Wachstum auch die Komplexität, die es zu orchestrieren gilt.

Für dieses nächste Kapitel suchen wir einen Chief of Staff (m/w/d), der nicht nur zuschaut, sondern aktiv mitgestaltet: den Führungsrhythmus des Unternehmens am Laufen hält, strategische Projekte eigenverantwortlich zum Abschluss bringt und mit n8n & Claude Code Prozesse skalierbar macht, ohne auf Engineering warten zu müssen. Die Rolle ist bewusst nicht durch ein festes Aufgabenset definiert – sondern durch die Verantwortung für das, was gerade am wichtigsten ist. 👊

• 🗓️ Operating Cadence / Meeting-Architektur: Du trägst die Ownership für den Führungsrhythmus des Unternehmens – Jour Fixes, Leadership Meetings, Quartalsplanung. Du bereitest Agenden vor, hältst Entscheidungen fest und verfolgst Action Items konsequent nach.
• 🎯 Strategische Projekte End-to-End: Du übernimmst strategisch wichtige Projekte der Geschäftsführung und führst sie eigenverantwortlich zum Abschluss – von der Problemdefinition über Analyse und Entscheidungsvorlage bis zur Implementierung. Du trägst die Ownership für das Ergebnis.
• 🤖 Systemische Prozessautomatisierung: Du setzt prozessuale Themen selbstständig technisch um – mit n8n, Claude Code und angrenzenden Tools. Du identifizierst manuelle Engpässe, baust Automatisierungen und machst Prozesse skalierbar, ohne auf Engineering-Ressourcen angewiesen zu sein.
• 🔑 Verlängerter Arm der Geschäftsführung: Du handelst im Auftrag und mit Weisungsbefugnis der Geschäftsführung, vertrittst ihre Entscheidungen nach innen, bereitest Entscheidungen vor und sorgst für deren konsequente Umsetzung im Unternehmen.

• Du hast 3–4 Jahre Berufserfahrung – idealerweise in einem Startup oder Scale-up, wo du eigenverantwortlich Projekte vorangetrieben und schnell Verantwortung übernommen hast.
• Du denkst und arbeitest strukturiert – du übersetzt komplexe Themen in klare Prioritäten, Agenden und Entscheidungsvorlagen.
• Du hast praktische Erfahrung mit Workflow-Automation (n8n, Zapier, Make o. ä.) und nutzt Tools wie Claude Code aktiv, um Prozesse selbst zu bauen statt nur zu beschreiben.
• Du bist Umsetzer:in, nicht Beobachter:in – du übernimmst Projekte end-to-end, von der Problemdefinition bis zur Implementierung, ohne dass man dir hinterherlaufen muss.
• Du kommunizierst klar und diskret – du bewegst dich souverän zwischen Geschäftsführung, Team und externen Stakeholdern und behältst dabei Vertraulichkeit im Blick.
• Du bist belastbar und flexibel – die Rolle ist nicht durch ein festes Aufgabenset definiert, sondern durch das, was gerade am wichtigsten ist. Das macht dir Spaß, nicht Stress.
• Du sprichst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und Englisch auf C1-Niveau.

1. HR Call mit Judith (Chief of Staff) – 30 Minuten
2. Founder Call mit Christian (CEO) – 30 Minuten
3. Case Study mit Christian (CEO) vor Ort – 1 Stunde
4. Founder Call mit Domenik (CEO) – 30 Minuten
5. Ref-Call mit vorherigem Arbeitgeber