Auxiliar Administrativo/a de Iniciativas de Confianza

El proyecto “Asistencia técnica al Gobierno Regional de Los Ríos para la planificación del desarrollo territorial del pueblo Mapuche” es una iniciativa conjunta entre el Gobierno Regional y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), orientada a fortalecer las capacidades institucionales del gobierno regional para liderar procesos de planificación territorial con enfoque intercultural. Su propósito es fomentar el desarrollo integral del pueblo Mapuche mediante la articulación de sus prioridades con los instrumentos de planificación regional, en el marco de los compromisos internacionales del Estado de Chile en materia de derechos indígenas, equidad territorial y los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), especialmente los ODS 5, 10 y 16.

El proyecto contempla una inversión financiada por el Gobierno Regional de Los Ríos, y será implementado por el PNUD bajo la modalidad de implementación directa. Esta modalidad implica que el PNUD asume la responsabilidad de la ejecución técnica, administrativa y financiera del proyecto, en coordinación con el Gobierno Regional y conforme a sus normas y procedimientos.

La estrategia del proyecto se estructura en cinco líneas de acción: (1) mecanismos de diálogo regional y territorial; (2) elaboración de un Plan Integral de Desarrollo Mapuche; (3) ejecución de iniciativas a través de un fondo de confianza; (4) diseño de un sistema de seguimiento y evaluación participativo; y (5) propuesta de institucionalización de una unidad de desarrollo territorial Mapuche dentro del Gobierno Regional.

Para apoyar la ejecución de las iniciativas de confianza, se requiere una persona que brinde apoyo administrativo y logístico al Gestor/a Responsable de su formulación e implementación. Su función será apoyar la preparación y el seguimiento de los requerimientos de compras, contrataciones, pagos y actividades en terreno, así como organizar la documentación de respaldo de cada iniciativa.

La persona seleccionada trabajará en coordinación con el Gestor/a de Iniciativas de Confianza, la coordinación operativa del proyecto y las áreas correspondientes del PNUD. Mantendrá actualizados los registros administrativos de las iniciativas, dará seguimiento a los trámites pendientes y apoyará la preparación de antecedentes para los informes de avance y cierre.

Este apoyo permitirá que cada iniciativa cuente con documentación ordenada y antecedentes disponibles para su ejecución y seguimiento. La formulación de las iniciativas, la definición de sus requerimientos técnicos y la validación de sus productos corresponderán al gestor/a y a las instancias responsables del proyecto 

El objetivo principal de este cargo es brindar apoyo administrativo y logístico a la formulación, implementación y cierre de las iniciativas de confianza lideradas por el Gestor/a, mediante la preparación de documentación, el seguimiento de compras, contrataciones y pagos, y la organización de actividades en terreno, conforme a los procedimientos del PNUD y las orientaciones de la coordinación operativa del proyecto.

Entre las funciones y resultados esperados se encuentran:

• Apoyar al gestor/a en la recopilación y organización de los antecedentes administrativos necesarios para la formulación e implementación de cada iniciativa.
• Preparar y canalizar, por las vías establecidas, los requerimientos de compras incluyendo cotizaciones, gestión de procesos de contrataciones y pagos, a partir de las especificaciones técnicas y antecedentes proporcionados por el gestor/a.
• Dar seguimiento al estado de estos requerimientos e informar oportunamente al gestor/a y a la coordinación operativa del proyecto sobre documentación faltante, plazos y trámites pendientes.
• Recopilar y organizar los antecedentes para la tramitación de pagos, incorporando la conformidad técnica emitida por quien corresponda, en coordinación permanente con la Auxiliar administrativa del proyecto.

• Mantener un expediente digital por iniciativa, con sus antecedentes, requerimientos, contratos, comprobantes, productos e informes.
• Actualizar una matriz de seguimiento administrativo que permita identificar, por iniciativa y territorio, los requerimientos en curso, plazos, pagos y pendientes.
• Apoyar el seguimiento de los plazos de entrega de bienes, servicios y productos, alertando al gestor/a sobre retrasos que puedan afectar la ejecución.
• Preparar antecedentes y consolidar información administrativa para los informes de avance y cierre elaborados por el gestor/a y el Asociado de Coordinación del Proyecto.

• Apoyar la organización de reuniones, talleres, visitas y otras actividades vinculadas con las iniciativas de confianza, en coordinación con el gestor/a y el equipo territorial.
• Apoyar en la gestión de cotizaciones, reservas, materiales y documentación para viajes y actividades, conforme a las autorizaciones y procedimientos establecidos.
• Organizar los registros de asistencia y demás respaldos administrativos de las actividades.
• Apoyar al seguimiento financiero y al cierre
• Mantener actualizados los registros auxiliares de gastos, compromisos y pagos por iniciativa, utilizando la información validada por las áreas responsables del PNUD.
• Apoyar la recopilación de documentación para informes financieros, revisiones y auditorías.
• Apoyar el cierre administrativo de cada iniciativa, identificando documentación y trámites pendientes y organizando su expediente final.
• Fomentar la creación y el intercambio de conocimientos pertinentes para el proyecto.

El/la titular podrá desempeñar otras funciones dentro de su perfil profesional que se consideren necesarias para el adecuado funcionamiento del proyecto, la Oficina y la Organización.

La persona contratada se desempeñará en la ciudad de Valdivia, en la Región de Los Ríos, bajo la supervisión directa del/la Asociado(a) de Coordinación del proyecto, y en articulación permanente con el equipo técnico del PNUD y el área de Operaciones. Se requiere disponibilidad para trabajo presencial y para desplazamientos dentro de la región de Los Ríos, en caso de actividades en terreno. 

Se valorarán las candidaturas de mujeres y de personas que residan y/o conozcan la región, sus territorios y sus dinámicas.

Lograr Resultados - NIVEL 1: Planea y monitorea su trabajo, poniendo atención a los detalles, realiza un trabajo de calidad y a tiempo.

Pensar Innovadoramente - NIVEL 1: Abierto(a) a nuevas ideas, conoce los riesgos, resuelve los problemas en forma pragmática, hace mejoras.

Aprender Continuamente - NIVEL 1:  Curioso(a) y de mente abierta, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.

Adaptarse con Agilidad - NIVEL 1: Se adapta a los cambios, maneja la incertidumbre/ambigüedad constructivamente, es flexible.

Actuar con Determinación NIVEL 1: Demuestra manejo y motivación, capaz de afrontar la adversidad calmadamente, seguro(a).

Participar y Asociarse - NIVEL 1: Demuestra compasión/entendimiento frente a otros, forma relaciones positivas.

Facilitar la Diversidad y la Inclusión - NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios, confronta la discriminación

Gestión institucional - Gestión de proyectos

• Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para alcanzar objetivos específicos.

Gestión institucional - Gestión basada en los resultados

• Capacidad para gestionar la puesta en marcha de estrategias, programas y proyectos que se centren en la mejora del rendimiento y los resultados demostrables. Conocimiento y comprensión de las teorías, los conceptos, las metodologías, los instrumentos y las herramientas relevantes.

Gestión institucional - Monitoreo y evaluación

• Capacidad para monitorear sistemáticamente los resultados de las estrategias, los programas y las actividades con el fin de verificar que se estén llevando a cabo eficazmente. Aptitud para proporcionar a los directivos y a las principales partes interesadas retroalimentación e informes periódicos sobre la coherencia o discrepancia entre las actividades previstas, la gestión del programa y los resultados obtenidos. Capacidad para evaluar de manera independiente la gestión y los resultados de estrategias, programas y actividades, siguiendo criterios y referencias establecidos, y al mismo tiempo considerar las necesidades y preocupaciones de los clientes, tanto actuales como futuros. Conocimiento y comprensión de los marcos, los conceptos, las metodologías, los sistemas, los procesos y las herramientas de seguimiento y evaluación. Capacidad para emitir un juicio independiente con base en los criterios y puntos de referencia establecidos. Capacidad para anticiparse a las necesidades y preocupaciones del cliente.

Gestión institucional - Comunicación

• Comunicarse de forma clara, concisa y precisa, tanto de manera escrita como verbal; personalizar los mensajes y seleccionar los métodos de comunicación según la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales apropiados.

Gestión institucional - Gestión de las asociaciones

• Desarrollar y mantener asociaciones con amplias redes de partes interesadas, gobiernos, la sociedad civil y el sector privado, expertos y otros actores que estén en consonancia con la estrategia y las políticas del PNUD.

Desarrollo institucional - Generación de conocimiento

• Capacidad para buscar información y convertirla en conocimiento útil, pertinente para el contexto o que responda a una necesidad planteada. Capacidad para aplicar los conceptos existentes a nuevas situaciones y desarrollar nuevos conceptos para generar soluciones viables y nuevos enfoques. Conocimiento de conceptos, modelos conceptuales y teorías relevantes que puedan resultar útiles para abordar situaciones nuevas.

Agenda 2030 - Prosperidad - Crecimiento Inclusivo

• Inclusión social.

   

Educación académica mínima requerida

• Educación secundaria completa es requerida  

Años mínimos de Experiencia laboral relevante

Mínimo 3 años de experiencia relevante para educación secundaria completa.

Se entenderá por experiencia relevante al conjunto de experiencia laboral que incluya:

• Experiencia laboral en funciones de gestión administrativa y financiero-contable de fondos públicos y en la organización de documentación administrativa, mantención de registros de seguimiento y preparación de antecedentes para procesos de compras, contrataciones y pagos.
• Experiencia laboral en proyectos de desarrollo a nivel subnacional.
• Experiencia en el manejo de ERPs, sistemas de gestión financiera, organización documental y/o de coordinación logística.

Habilidades y competencias requeridas

• Experiencia en el manejo de herramientas de trabajo remoto, tales como Microsoft Teams y Zoom, nubes de almacenamiento y herramientas de trabajo colaborativo.
• Experiencia en el manejo de herramientas tradicionales Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint.
• Experiencia en el manejo de correo electrónico Outlook y sus funcionalidades.

Habilidades y competencias deseables

• Contar con años de experiencia por sobre el mínimo requerido.
• Contar con grado o título superior en Administración, Contabilidad o equivalentes. 
• Experiencia en equipos de trabajo técnicos multidisciplinarios. 
• Experiencia en manejo de grupos incluyendo a los sectores privado, sector público y de la sociedad civil.
• Experiencia de participación y relacionamiento con comunidades indígenas, en particular con el pueblo Mapuche.
• Experiencia en el desarrollo y ejecución de proyectos y presupuesto.
• Experiencia en agencias y/o proyectos de cooperación internacional.

Idiomas requeridos (a nivel laboral)

• Fluidez en el idioma español es requerida
• Deseable conocimiento y manejo básico del idioma inglés.
• Conocimiento y manejo básico de la lengua Mapudungún es deseable.

Certificados profesionales

• Se exigirá a los/as postulantes acreditar mediante certificados u otros documentos similares, su experiencia laboral en el manejo de las herramientas señaladas.

• Parta este puesto se prevén viajes a terreno dentro de la región.

1. P11 y CV indicando los puestos anteriores y sus funciones, la duración (mes-año), los requisitos, así como los detalles de contacto (correo y número de teléfono) del (la) candidato(a), y al menos tres referencias laborales de supervisores o colegas previos. El/la postulante debe detallar su experiencia, indicando proyectos o documentos en los que ha trabajado.
2. Una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué la persona se considera idónea para la posición.
3. Los gerentes pueden requerir cualquier otro material relevante de su experiencia como reportes, presentaciones, publicaciones, campañas u otros materiales. En lo particular del dominio del idioma español (castellano), se solicitará al postulante una muestra de al menos 30 páginas relacionadas con el ámbito de la educación.

• Complete el formulario en línea; es requerido.
• Adjunte también CV en formato libre, como complemento.
• Incluya una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué se considera idónea(o) para la posición.
• Identifique al menos tres referencias laborales de supervisores(as) anteriores. Las referencias pueden incluir también a los colegas.
• Por tratarse de una posición nacional, las personas extranjeras deben contar con las condiciones habilitantes para trabajar en el país (residencia, permiso) al momento de postular.

Como empleador que promueve la igualdad de oportunidades, el PNUD valora la diversidad como una expresión de la multiplicidad de naciones y culturas en las que operamos y, en ese sentido, alentamos a personas calificadas de todos los orígenes a postular a puestos dentro de la organización. Nuestras decisiones de empleo se basan en el mérito y la idoneidad para el puesto, sin discriminación.

El PNUD también está comprometido con la creación de un entorno laboral inclusivo, en el que todo el personal esté empoderado para contribuir a nuestra misión, sea valorado, pueda desarrollarse y beneficiarse de oportunidades de carrera abiertas a todos.

El PNUD no tolera el acoso, el acoso sexual, la explotación, la discriminación ni el abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someten a verificaciones pertinentes y se espera que cumplan con los estándares y principios correspondientes.

El PNUD se reserva el derecho de seleccionar a uno o más candidatos de este anuncio de vacante. Asimismo, podemos conservar las postulaciones y considerar a los candidatos que apliquen a este puesto para otras posiciones similares en el PNUD, al mismo nivel de grado y con requisitos de funciones, experiencia y formación similares.

Los postulantes están invitados a leer la respectiva guía:  read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection

El PNUD no cobra ninguna tarifa en ninguna etapa de su proceso de contratación. Para más información, consulte:

www.undp.org/scam-alert.