Auxiliar de Proyecto (Latidos del Barrio)

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Overview

Tiered Approach In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the Organization,

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In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the Organization, a majority of UNDP UNCDF/UNV vacancies are advertised using a tiered application process whereby:

Tier 0: UNDP/UNCDF/UNV IP staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments, whose posts will be abolished, or contracts will be terminated or not renewed during 2026.
Tier 1: Other UNDP/UNCDF/UNV staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments
Tier 2: UNDP/UNCDF/UNV staff holding temporary appointments (TA), personnel on regular PSA contracts, and Expert and Specialist UN Volunteers
Tier 3 or no tier indicated: All other contract types from UNDP/UNCDF/UNV and other agencies, and other external candidates

Please make note of the Tier(s) indicated in the vacancy title, if any, and ensure that you satisfy the eligibility to apply.

Bajo la supervisión directa del/de la Coordinador/a de Proyecto, el/la Auxiliar de Proyecto será responsable de las siguientes funciones:

Asistir en la preparación de informes de avances, asegurando la precisión y consistencia de la información.
Asistir al Coordinador/a de Proyecto en la gestión diaria de las actividades del proyecto.
Apoyar en otras tareas administrativas asignadas según las necesidades del proyecto.
Apoyar en el seguimiento a los procesos de contrataciones y compras relacionados con el proyecto.

Proveer apoyo logístico para la ejecución de las actividades del proyecto, tales como reuniones, foros y otros, incluyendo la obtención de cotizaciones, preparación de materiales, coordinación de aspectos logísticos, entre otros.
Gestionar las solicitudes logísticas, tales como reservas de transporte, preparación de materiales y coordinación de actividades con proveedores.
Garantizar la gestión electrónica del inventario de los equipos adquiridos por el proyecto, y tramitar el traspaso de los activos del proyecto a la Institución, cumpliendo con la documentación y trámites respectivos para el caso.

Proporcionar apoyo administrativo y logístico a la gestión diaria, en particular para la redacción de notas, memos, minutas y mensajes vinculados al proyecto, y cualquier otra tarea administrativa que se le solicite.
Apoyar en la elaboración de términos de referencia (TDR) para consultores, contratistas y otros servicios del proyecto.
Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos del proyecto.

El titular desempeñará otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

El/la Auxiliar de Proyecto, estará bajo la supervisión del/de la Coordinador(a) del Proyecto.

1. Logro de Resultados	Nivel 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite.
2. Piensa de manera innovadora	Nivel 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático solucionador de problemas, hace mejoras.
3. Aprende continuamente	Nivel 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación
4. Se adapta con agilidad	Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambiguedad/incertidumbre, es flexible.
5. Actúa con determinación	Nivel 1: Muestra impulso y motivación, capaz de rendir con calma frente a la adversidad confiado.
6. Compromiso y Asociación	Nivel 1: Demuestra compasión, comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas.
7. Diversidad e Inclusión	Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación

Gestión Institucional	Comunicación	Comunicarse de forma clara, concisa y precisa, tanto de manera escrita como verbal; personalizar los mensajes y seleccionar los métodos de comunicación según la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales apropiados.
Dirección y Estrategia institucional	Perspicacia institucional	Capacidad para comprender y abordar una situación institucional de manera que conduzca a un resultado favorable Capacidad para emitir juicios acertados y tomar decisiones rápidas dentro de dichos marcos Conocimiento y comprensión de los marcos operativos de la organización.
Desarrollo Institucional	Generación Conocimientos	Capacidad para buscar información y convertirla en conocimiento útil, pertinente para el contexto o que responda a una necesidad planteada. Capacidad para aplicar los conceptos existentes a nuevas situaciones y desarrollar nuevos conceptos para generar soluciones viables y nuevos enfoques. Conocimiento de conceptos, modelos conceptuales y teorías relevantes que puedan resultar útiles para abordar situaciones nuevas.
Desarrollo Institucional	Integración dentro de las Naciones Unidas	Capacidad de identificar e integrar la capacidad y los activos del sistema de las Naciones Unidas, y de participar en las labores conjuntas. Conocimiento del sistema de las Naciones Unidas y capacidad para aplicar dicho conocimiento a situaciones estratégicas o prácticas.
Gestión Institucional	Gestión basada en los resultados	Capacidad para gestionar la puesta en marcha de estrategias, programas y proyectos que se centren en la mejora del rendimiento y los resultados demostrables. Conocimiento y comprensión de las teorías, los conceptos, las metodologías, los instrumentos y las herramientas relevantes.

Administración y Operaciones	Gestión de eventos (incluyendo retiros, capacitaciones y reuniones)	Capacidad para gestionar eventos, lo que incluye tareas como la identificación del lugar donde se celebrarán, el alojamiento, la logística, el suministro de alimentos, el transporte, los desembolsos en efectivo, entre otros.
Administración y Operaciones	Políticas y Procedimientos de Viajes	Conocimiento de la política y los procedimientos de viajes; capacidad para interpretar la normativa de viajes, el Reglamento del Personal, las circulares administrativas y las regulaciones financieras asociadas con los viajes.

Educación secundaria (Completa) es requisito.
Estudios universitarios (a nivel de licenciatura completa) en Derecho, Administración, Finanzas, Ingeniería, Ciencias Sociales, y carreras afines, será dada debida consideración, pero no es un requisito.

Cuatro (4) años (con educación secundaria completa) o un (1) año (con licenciatura completa) de experiencia en gestión y asistencia de proyectos.

Destreza en el manejo de programas computacionales de Microsoft Office (Word, Excel y Power Point)

Experiencia en el manejo/desarrollo logístico en la organización de reuniones, eventos o talleres de programa/proyecto.
Experiencia en el manejo de procesos de adquisición de bienes y servicios.
Experiencia en el manejo de procedimientos administrativos en programas y/o proyectos
Experiencia en agencias del Sistema de Naciones Unidas, organismos multilaterales y/o sector público.

Fluidez en el idioma español es requerido.

Esta posición se encuentra abierta para postulantes nacionales o extranjeros/as con residencia permanente y permiso de trabajo vigente por el periodo del contrato.
Las aplicaciones que se reciban después de la fecha de cierre de publicación no serán consideradas.
Solamente los/as candidatos/as seleccionados/as para entrevista recibirán confirmación.
No se prevé desplazamiento a nivel nacional o en el extranjero. No obstante, en caso de ser necesario los gastos que impliquen movilización, hospedaje y alimentación, de acuerdo con las actividades y requerimientos del Proyecto, serán cubiertos por el Programa.
Lugar de trabajo: Sede del Ministerio de Cultura, Ciudad de Panamá.

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles.

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Applicants are invited to read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.

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