Asistente de Operaciones para Plataformas LACRO

Resumen del puesto:  

Brindará servicio en la entrega diaria de actividades administrativas atentas, efectivas y eficientes en apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Brindará un servicio consistente y de alta calidad y contribuirá a la administración correcta de los recursos para ayudar a asegurar efectividad operativa en apoyo a programación de alta calidad.

 Responsabilidades del puesto: 

La posición dividirá su nivel de esfuerzo (LOE) entre las diferentes plataformas/áreas/iniciativas regionales realizando las responsabilidades sean requeridas dentro de los diferentes países de la región (Guatemala, México, Honduras, El Salvador, Nicaragua, Haití)

• Facilitar comunicación y coordinación con todos los miembros del equipo de proyectos multipaís p, regional y personal relevante en otros países/proyectos/plataformas/equipos e interesados externos según sea el caso.
• Preparar documentos transaccionales y apoyar procesos administrativos generales, incluyendo el procesamiento de requisiciones de compra, recepción de bienes y servicios, verificación de la documentación correspondiente en coordinación con las áreas responsables, autorizaciones y anticipos de viaje, reservas de hotel, seguimiento de pagos y entregables, planillas de entrega de materiales y participación, así como seguimiento del plan de compras con el equipo técnico, entre otros. 
• Mantener un control actualizado y ágil de los gastos relacionados con compras realizadas, adquisición de servicios y consultorías, fechas de entrega de productos, así como dar seguimiento al procesamiento de pagos y documentación necesaria. 
• Compilar información, realizar ingreso de datos y verificar la exactitud y actualización de registros relacionados con procesos administrativos y operativos, incluyendo bases de datos, listas de seguimiento, registros, formularios y otros controles administrativos requeridos.
• Coordinar la logística de eventos de alto nivel, reuniones, capacitaciones, materiales y actividades realizadas de acuerdo con las diferentes solicitudes, virtuales y presenciales, incluyendo creación y envío de invitaciones con enlaces de reunión y coordinación de intérpretes para sesiones de trabajo según sea requerido. 
• Programar y coordinar reuniones, citas y otras actividades administrativas, incluyendo la preparación y distribución de invitaciones, enlaces, agendas, materiales y documentación relacionada.
• Asistir a reuniones/eventos donde se requiera, cuando sea necesario para apoyo logístico y/o administrativo.
• Actualizar al equipo técnico del proyecto sobre información de procesos administrativos, cuando se requiera.
• Apoyar arreglos de viaje y logísticos para personal, visitas nacionales, regionales e internacionales.
• Proporcionar apoyo en procesos administrativos especializados, incluyendo elaboración, digitación, revisión y formato de documentos; traducciones cuando sean requeridas; elaboración de cartas, memos y correspondencia administrativa; registro y transcripción de minutas; recepción, envío y distribución de documentación y correspondencia; y organización y mantenimiento actualizado del archivo electrónico relevante de las plataformas y oficina regional.
• Otras atribuciones relacionadas al puesto.

Los paquetes de beneficios para los candidatos seleccionados que sean contratados fuera de los Estados Unidos se determinan de acuerdo con el país de contratación o la oficina local donde el candidato desempeñará sus funciones.

La cultura laboral de CRS es colaborativa y está impulsada por su misión, con un firme compromiso de mejorar la vida de las personas en situación de pobreza en todo el mundo.