Coordonnateur(trice) de la Cellule logistiques et des affaires générales (Réaffichage)

En cas de recrutement en dehors du lieu d’affectation : prise en charge du transport A /R du lieu de recrutement au lieu d’affectation (+ indemnité de première installation)

Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel

Participation au régime de prévoyance de l’Organisation

Sous la responsabilité hiérarchique du/de la Responsable des achats et des moyens opérationnels, au sein de la Direction de l’Administration et des Finances (DAF), le/la Coordonnateur(trice) de la Cellule logistique et des affaires générales aura pour mission d’assurer la coordination et la supervision des activités des cellules Logistique (événementiel) et Affaires Générales (moyens généraux) afin de garantir le bon déroulement des opérations internes et externes de l'Organisation Internationale de la Francophonie (OIF).

Il/elle aura pour responsabilités et tâches :

• superviser et encadrer les équipes des deux cellules, en veillant à une répartition optimale des tâches et à la montée en compétences des collaborateurs

• veiller à la complémentarité entre les cellules Logistique et Affaires générales

• définir et mettre en place des indicateurs de performance pour évaluer l'efficacité des activités logistiques et des affaires générales

• assurer une communication fluide entre les différentes unités administratives et les cellules sous sa responsabilité

• gérer le patrimoine immobilier de l'OIF, incluant la planification des travaux d'entretien, de rénovation et de maintenance des bâtiments

• superviser la gestion des équipements bureautiques et informatiques, en collaboration avec la Direction des Systèmes d'Information (DSI), pour garantir leur bon fonctionnement et leur maintenance régulière

• administrer le parc automobile de l'organisation, en assurant la planification des entretiens, le suivi des assurances et la gestion des affectations des véhicules

• piloter les processus d'approvisionnement, incluant la gestion des stocks de fournitures, la sélection des fournisseurs et la négociation des contrats, en veillant au respect des procédures d'achat

• assurer la gestion des services généraux tels que la sécurité, le nettoyage, la reprographie, et veiller à la qualité des prestations fournies

• planifier, organiser et coordonner les événements internes et externes de l'OIF, tels que les réunions des instances, les conférences, les missions économiques et commerciales

• gérer les relations avec les prestataires externes (traiteurs, techniciens, etc.) pour garantir la qualité des services fournis

• optimiser l'utilisation des salles de réunion et des espaces événementiels du siège, en assurant leur disponibilité et leur bon état

• mettre en place des procédures pour la gestion des imprévus lors des événements et assurer une réactivité optimale

Le/La candidat(e) au poste doit :

• être ressortissant(e) d’un État ou gouvernement membre de l’OIF ;

• être titulaire d’un diplôme d’école d’ingénieurs, de commerce ou d’études supérieures de niveau Bac +4/5 au minimum en logistique, gestion des infrastructures, évènementiel, gestion de projet ou tout autre dans des domaines en lien avec le poste ;

• avoir une expérience professionnelle confirmée d’au moins 5 ans dans l’un des domaines pertinents à la fonction obtenue au sein d’une administration publique, d’une entreprise privée, auprès d’organismes publics, privés nationaux ou internationaux ;

• avoir une expérience avérée en gestion d'équipe et en coordination de projets complexes ;

• avoir une bonne maîtrise de la langue française écrite et orale ;

• avoir d’excellentes compétences en gestion logistique, événementielle et gestion des infrastructures, avec une capacité technique opérationnelle ;

• disposer de solides connaissances en gestion du patrimoine immobilier, des équipements et des infrastructures ;

• avoir une bonne capacité à gérer des ressources humaines et techniques, avec un leadership avéré ;

• avoir une bonne capacité d’anticipation et de résolution de problèmes logistiques et organisationnels ;

• maîtriser les outils de gestion logistique, de planification et des indicateurs de performance ;

• avoir le sens du service, de la rigueur et une capacité à travailler sous pression.

Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation rédigés en français et faisant chacun 3 pages maximum seront examinées. L’absence de l’un des deux documents rend la candidature irrecevable.

L’Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.

L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.