Assistant(e) d'administration

Au sein de la Direction de l’administration et des finances (DAF) et sous l’autorité du Directeur de l’Administration et des Finances, l’Assistant(e) d’administration, en fonction de la répartition des activités entre les membres de l’équipe de la DAF ou au sein d’une/d’autre(s) Unité(e) Administrative(s) (UA) qui lui sera(seront) dédiée(e)s, aura pour principales missions de :

• contribuer à la bonne exécution des activités de l’unité administrative (des unités administratives) dont il/elle aura la charge ;

• exécuter des actes administratifs et de gestion et des opérations de suivi du budget de(des) l’unité(unités) administrative(e)s dédiée(s), en conformité avec les règles de l’Organisation ;

• recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement de son unité administrative.

A ce titre, et plus spécifiquement, il/elle sera chargé(e) de :

• assurer, en lien avec les Coordonnateurs(trices) et Spécialistes de programmes d’une ou plusieurs UA, la gestion et le suivi du cycle de vie des protocoles d’accord de subvention, ainsi que le traitement dans le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) selon les habilitations accordées ;

• assurer les suivis administratifs confiés par le ou les délégataires budgétaires de (ou des) l’UA dédiée(s), ainsi que l’exécution des budgets de fonctionnement comme de programmation ;

• participer à la rédaction et la mise en forme de documents administratifs ainsi qu’a leur suivi et leur classement ;

• assurer la production des notes de service ou notes de suivi, à la demande du (ou des) délégataire(s) budgétaire(s) de (ou des) l’UA dédiée(s) ;

• prendre en charge le traitement des courriers (tri, distribution, affranchissement et enregistrement) ;

• initier et confirmer les créations des nouveaux tiers ou organismes dans le PGI, selon les procédures applicables ;  

• coordonner et assurer, pour une ou plusieurs UA, la mise en œuvre des achats et la gestion des prestataires externes, suivant les politiques et directives applicables ;

• contrôler l'état des stocks, définir les besoins en approvisionnement et les commandes éventuelles à initier ;

• préparer, coordonner et assurer le bon déroulement des missions, voyages et déplacements des agents ainsi que du (ou des) Chef(fe)s des Unités dédiées ;

• participer à l’amélioration des outils de gestion, conformément aux procédures en vigueur au sein de l’Organisation ;

• assurer en liaison avec l’unité en charge du budget, de la comptabilité, de la trésorerie et du contrôle de gestion, toutes les opérations administratives et financières requises dans le cadre des clôtures annuelles ;

• exécuter d’autres tâches qui seront assignées par le Directeur de l’Administration et des Finances ou le(s) Chef(fe)s des Unités dédiées , selon les besoins du service.

Le/La candidat(e) au poste devra :

• être ressortissant(e) d’un Etat ou gouvernement membre de l’OIF et posséder une autorisation de travail à plein temps sur le territoire français en cours de validité au moment de la candidature et tout au long du contrat ;

• être titulaire d’un diplôme d’études supérieures de niveau Bac+2 minimum dans le domaine de l’Assistanat ou dans tout autre domaine en lien avec les tâches confiées ;

• avoir une expérience professionnelle pertinente d’au moins 3 ans en tant qu’Assistant(e) d’administration, ou en lien avec la nature du poste ; idéalement au sein d’une organisation internationale ou d’une administration publique ;

• maitriser les techniques d’assistanat, de bureautique, de classement et d’archivage ;

• avoir une connaissance générale de l’environnement institutionnel de l’OIF ;

• maîtriser les règles de déontologie et de confidentialité ;

• avoir une aptitude à travailler en équipe et dans l’urgence ;

• faire preuve de polyvalence, de flexibilité et d’organisation ;

• avoir une bonne maîtrise de la langue française ainsi que de bonnes capacités d’analyse et de synthèse ;

• savoir évoluer dans un environnement interculturel ;

• maîtriser les outils informatiques courants (word, excel, internet…), et les logiciels spécifiques aux activités professionnelles (notamment le logiciel SAP).

L’Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu’aux candidatures émanant des ressortissants d’États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l’Organisation.

L’âge de départ à la retraite au sein de l’Organisation est fixé à 65 ans.