AI Project Manager - 100% Remote (m/w/d)

Diese Position ist zunächst auf 12 Monate befristet, mit der Option auf Verlängerung.

Wir sind ein schnell wachsendes Technologieunternehmen und haben eine klare Vision: We shape the digital future.
Unsere Mission? Menschen weltweit dabei zu unterstützen, ihr Wissen online zu teilen und sich damit ein eigenes, erfolgreiches Business aufzubauen. Mit unserer Platform ermöglichen wir Millionen von Menschen den Zugang zu wertvollem Wissen und geben ihnen die Werkzeuge an die Hand, ihre Ziele wirklich zu erreichen.

In dieser Rolle bist du der zentrale Taktgeber für abteilungsübergreifende Projekte und der Mensch, der AI-Workflows nicht nur nutzt, sondern aktiv mitgestaltet.

• Cross-Domain Projekt-Orchestrierung & Ownership: Du planst, steuerst und realisierst Projekte eigenständig, von Legal und HR über Operations bis Marketing. Du musst kein Fachexperte in jeder Domain sein. Mit Offenheit, Ownership und der Fähigkeit, die richtigen Fragen zu stellen, arbeitest du dich schnell in jedes Thema ein. AI-Workflows setzt du aktiv für Projektplanung, Statusupdates, Risikoanalyse und Dokumentation ein, immer mit dem Fokus auf Entscheidungen mit echter Hebelwirkung.
• Strategisches Projektkonzept & Sparring: Du bekommst ein Ziel und baust daraus eigenständig Scope, Konzept und Projektablauf. Du bist das strategische Gegenüber für Project Requester und begleitest das Projektteam von der ersten Idee bis zur finalen Umsetzung. Dein Anspruch: nicht nur koordinieren, sondern herausfordern und das bestmögliche Ergebnis herausholen.
• Analyse, Reporting & AI Quality Gate: Du erstellst KPI-basierte Reportings, leitest Optimierungspotenziale ab und überführst Learnings strukturiert in zukünftige Projekte. Gleichzeitig bist du das Quality Gate für AI-Outputs: Du prüfst sie kritisch, erkennst Fehler und Lücken und hältst sie auf Kurs, bevor sie weitergehen.
• Schnittstellen-Management & Kommunikation: Du bist der menschliche Ankerpunkt für alle Projektbeteiligten und die treibende Kraft hinter reibungsloser Kommunikation. Du kennst jederzeit den aktuellen Projektstand, erkennst Risiken früh und handelst vorausschauend. Komplexe Projektstände übersetzt du in klare, unmissverständliche Roadmaps auf Deutsch und Englisch und sorgst dafür, dass alle Beteiligten wissen, was als nächstes zu tun ist.
• Prozessverantwortung & Team-Enablement: Du trägst mehr bei als deine eigenen Projekte. Als Team entwickelt ihr gemeinsam PM-AI-Workflows, die als geteilter Standard für alle gelten. Du baust sie, gibst sie weiter und treibst ihre Weiterentwicklung aktiv voran. Dein Anspruch: nicht nur selbst effizienter arbeiten, sondern das gesamte PM-Team auf ein neues Level heben.

Bitte schau dir die Werte WIRKLICH genau an. Bist du bereit diese zu leben?

Deine Superkräfte

• Fundiertes Projektmanagement-Know-how: Du beherrschst klassische und agile Methoden und setzt sie situativ ein. Du planst Projekte strukturiert, steuerst sie mit Tools wie ClickUp bis zum Abschluss und übernimmst echte Verantwortung für Zeit, Budget und Ergebnis. Auch bei parallelen Projekten aus völlig unterschiedlichen Domains behältst du den Überblick, erkennst Abhängigkeiten früh und findest pragmatische Lösungen. Du bringst mindestens drei Jahre Erfahrung im Projektmanagement mit.
• Kommunikationsstärke & Stakeholder-Management: Du kommunizierst klar und verbindlich auf Deutsch und Englisch, mit Legal genauso wie mit Operations oder Marketing. Du moderierst Konflikte, schaffst Transparenz und hältst auch in komplexen Abstimmungsrunden die Fäden in der Hand.
• Strategisches Gespür & Ownership Mindset: Du kannst Projektanfragen kritisch bewerten, Scopes eigenständig entwickeln und agierst als kritisches Gegenüber für Project Requester und Team, mit dem Ziel, das bestmögliche Endergebnis zu erzielen.
• Analytische & datenbasierte Arbeitsweise: Du nutzt Kennzahlen, um Projekterfolge messbar zu machen, Zusammenhänge zu erkennen und Verbesserungen umzusetzen. Du präsentierst nicht nur was passiert ist – du zeigst, was es bedeutet und was als nächstes folgt.

• AI-Literacy & Prompting Excellence: AI-Tools wie Claude, ChatGPT oder Gemini gehören zu deinem täglichen Werkzeug und du weißt, wie man sie richtig brieft. Das beginnt vor dem ersten Prompt: Du übersetzt vage Anforderungen in klare Problemformulierungen, denkst in Kontext, Ziel und Format. Chained Prompting und iteratives Verfeinern von Outputs ist für dich Standard, keine Ausnahme.
• Workflow-Architektur & Systemdenken: Du denkst in Systemen, nicht in Einzelaufgaben. Du fragst nicht „Kann AI das schreiben?" sondern „Wie baue ich einen Workflow, der das für mein gesamtes Team löst?" Du hast bereits Automatisierungen aufgebaut und weißt, wie man sie weiterentwickelt.
• Verification & Auditor-Mindset: Du weißt, dass AI selbstbewusst falsch liegen kann, und du prüfst, bevor du weiter klickst. Halluzinationen erkennen, Zahlen cross-checken, fachliche Logik bewerten: das ist für dich Qualitätsstandard, kein Extra-Aufwand. Die Ownership für AI-Output siehst du klar bei dir.

• … weniger als drei Jahre Berufserfahrung im Projektmanagement hast.
• … AI-Tools noch nicht aktiv in deinem Arbeitsalltag einsetzt. Wir suchen jemanden, der AI bereits lebt, nicht erst kennenlernen möchte.
• … AI-Outputs unkritisch weitergibst, ohne sie zu hinterfragen, und Qualitätssicherung als jemand anderen Problem betrachtest.
• … unstrukturiert arbeitest und in komplexen, parallelen Projekten schnell den Überblick verlierst.
• … Schwierigkeiten hast, aus einem Ziel eigenständig einen klaren Projektrahmen zu entwickeln, ohne dass dir jemand jeden Schritt vorgibt.
• … don't feel comfortable working in an international remote team or communicating fluently in both English and German (C1).
• … dich nicht mit unseren identifizierst.

• Morning Intelligence Briefing statt Status-Roulette: Du startest nicht damit, manuell Projekte durchzuklicken. Dein ClickUp-Setup, angereichert mit AI-Automationen, liefert dir automatisch einen priorisierten Überblick über Risiken, Deadlines und Bottlenecks quer durch alle laufenden Projekte. In 10 Minuten weißt du, was heute wirklich wichtig ist, und agierst proaktiv.
• Neues Projekt onboarden: Ein neues Thema landet auf deinem Tisch, nicht deine Kerndomäne, aber du weißt, wie man Projekte aufsetzt. Du schreibst ein scharfes Problem-Statement, briefst Claude mit vollem Kontext und generierst Projektentwurf, Risikoprofil und Kick-off-Agenda in einem Bruchteil der Zeit. Du reviewst kritisch, verbesserst und startest gut vorbereitet in den Kick-off-Call.
• Kurze Pause, echter Ausgleich: Ein virtueller Kaffee-Call mit einer Kollegin, eine Runde spazieren gehen. Du arbeitest remote, also nutzt du diese Freiheit bewusst.
• Cross-Department Weekly: Heute: Legal-Update zu einem Compliance-Projekt, direkt weiter zu einem OPs-Tool-Rollout. Zwei völlig verschiedene Welten, zwei verschiedene Sprachen. Du behältst den Überblick, übersetzt zwischen den Teams und sorgst dafür, dass Entscheidungen getroffen werden, nicht nur besprochen.
• Workflow-Audit: Du erkennst, dass drei verschiedene Teams jede Woche manuell fast identische Status-Reports schreiben. In 45 Minuten baust du eine Automatisierung, die das abteilungsübergreifend löst, und gibst damit jedem Team Zeit zurück.
• AI-Output-Review vor dem Stakeholder-Call: Ein Project Requester hat einen AI-generierten Projektplan vorbereitet. Du prüfst: Stimmen die Annahmen? Sind die Risiken realistisch bewertet? Ist das eine durchdachte Empfehlung oder generischer Output? Zwei Anmerkungen, eine Korrektur, und der Plan ist stakeholder-ready.
• Retrospektive mit Learnings-Capture: Ein Projekt ist abgeschlossen. Ihr feiert, besprecht ehrlich, was schiefging, und du fragst: „Was davon können wir das nächste Mal automatisieren?" Die Erkenntnisse wandern in eure abteilungsübergreifende Workflow-Bibliothek.
• Mit einem guten Gefühl gehst du in den Feierabend: Du hast heute Projekte vorangetrieben, Entscheidungen ermöglicht und nebenbei einen Workflow gebaut, der deinem Team morgen Arbeit abnimmt. Genau diese Mischung macht den Job aus.