Business Operations Manager/in (m/w/d) gesucht - 100% Remote

Remote | 20-30h/Woche | Festangestellt

ProviPanda ist die größte Sales-Job-Plattform im DACH-Raum. Wir verbinden über 45.000 geprüfte Vertriebler mit mehr als 1.000 Unternehmen.

Als Operations & Finance Manager übernimmst du die operativen und finanziellen Grundlagen von ProviPanda - Buchhaltung, Legal-Koordination, HR-Administration und die Organisation im Hintergrund, damit das Geschäft läuft.

Du reportest direkt an den Geschäftsführer und arbeitest eng mit ihm zusammen.

Finance & Admin + Organisation & Reporting

• Verantwortung für die manuelle Rechnungsstellung (Erstellung, Versand, Nachverfolgung, Zahlungserinnerungen)
• Übertragung der Rechnungen in DATEV
• Zahlung von offenen Rechnungen via Moss - rechnung@ Mail Adresse Verantwortung
• vorbereitende Buchhaltung inkl. Kommunikation mit dem Steuerberater
• Verantwortung Factorial (Urlaubsanträge, Time Tracking, Krankheitseinreichung bei den Kassen etc.)
• Lohnbuchhaltung Kommunikation (neue Mitarbeiter einrichten, rechtzeitig den Verdienst durchgeben oder Änderungen von allen Mitarbeitern, Krankheitstage durchgeben etc.)
• Monatliche Provisionsabrechnungen des Sales Teams
• Inkasso & Mahnwesen Verantwortung
• Planung von Team-Events und Team-Calls & Workations
• Wöchentliches Reporting direkt an den Geschäftsführer

Legal & Dienstleister

• Kommunikation mit Anwalt, Rechtsschutz, Versicherungen, Dienstleistern, Freelancern (z. B. eigenständige Steuerung von Website-Projekten)
• Prüfung und Anpassung von AGB und Datenschutz bei Bedarf
• Verantwortung info@-Postfach – Prüfung wichtiger rechtlicher Anliegen und Management davon – bei allen rechtlichen Anfragen bist du die erste Ansprechperson

People & Hiring

• Du hilfst hier, wenn es brennt, und führst Erstgespräche für neue operative Rollen
• Du bereitest für neue Onboardings alles Organisatorische & Technische vor und bist auch fürs Offboarding von Mitarbeitern verantwortlich
• Technisches Onboarding neuer Mitarbeiter, zentrale Ansprechperson bei Fragen
• Screening & Erstgespräche im Ops-Hiring, Betreuung von Probetagen im Sales

• Erfahrung in Rechnungsstellung, Buchhaltung, Finance Operations oder allgemeinem Business Operations
• Sicherer Umgang mit DATEV
• Lohnbuchhaltung und die Kommunikation mit Steuerberatern sind für dich nichts Neues, du weißt, wie das läuft
• Du kannst eigenständig Verträge, NDAs und rechtliche Dokumente aufsetzen und anpassen – nicht nur prüfen
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools wie Slack, Claude, Asana oder vergleichbaren Projekt- und Kommunikationstools – bzw. die Bereitschaft, dich schnell in neue Tools einzuarbeiten
• Erfahrung im Umgang mit einem CRM (z. B. Close, HubSpot o. ä.) von Vorteil
• Gründliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise - auf dein Wort kann man sich verlassen
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Finanz- und Rechtsthemen
• Organisationstalent und Freude an Allrounder-Aufgaben – von Buchhaltung bis Hiring
• Du arbeitest gerne selbstständig und in einem kleinen, direkten Team