Assistente de Projetos (2 vagas) (Home Based) - [Open to internal and external applicants]

In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the Organization, a majority of UNDP UNCDF/UNV vacancies are advertised using a tiered application process whereby:

• Tier 0: UNDP/UNCDF/UNV IP staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments, whose posts will be abolished, or contracts will be terminated or not renewed during 2026.
• Tier 1: Other UNDP/UNCDF/UNV staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments
• Tier 2: UNDP/UNCDF/UNV staff holding temporary appointments (TA), personnel on regular PSA contracts, and Expert and Specialist UN Volunteers
• Tier 3 or no tier indicated: All other contract types from UNDP/UNCDF/UNV and other agencies, and other external candidates

Please make note of the Tier(s) indicated in the vacancy title, if any, and ensure that you satisfy the eligibility to apply.

O Projeto Justiça 4.0 constitui uma das principais iniciativas de transformação digital do Poder Judiciário brasileiro e uma referência internacional em inovação e modernização dos serviços de Justiça. Iniciado em 2020, a partir de acordo de cooperação firmado entre o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e o Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD/ONU), o Projeto tem como objetivo desenvolver, aprimorar e disseminar soluções tecnológicas que contribuam para tornar os serviços oferecidos pela Justiça brasileira mais eficientes, eficazes, acessíveis e centrados nas necessidades da população. A iniciativa também busca otimizar a gestão e a prestação jurisdicional, beneficiando magistrados(as), servidores(as), advogados(as) e demais atores do sistema de Justiça. O Projeto está alinhado aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) e aos compromissos da Agenda 2030 das Nações Unidas.
Nesse contexto, as pessoas selecionadas atuarão como Assistentes de Projetos, prestando suporte técnico e operacional à implementação de projetos do PJ4.0. Serão selecionadas duas pessoas com atuação remota (home based).

O(a) Assistente de Projetos será responsável por prestar apoio administrativo, operacional e logístico à implementação e monitoramento das ações do Programa Justiça 4.0. O(a) profissional desempenhará atividades essenciais para garantir a conformidade processual, a eficiência dos fluxos administrativos e a correta aplicação das normas operacionais das iniciativas. Para o alcance desse objetivo, o(a) profissional desempenhará as seguintes responsabilidades principais e atividades:

• Auxiliar na elaboração, revisão formal e tramitação de Termos de Referência (TR) para a seleção de pessoas físicas e jurídicas vinculadas às necessidades do programa;
• Apoiar operacionalmente as etapas de onboarding, integração e desligamento de profissionais vinculados(as) ao Programa Justiça 4.0;
• Apoiar a instrução documental de processos de recrutamento e seleção, bem como o controle de prazos de vigência, cronogramas de renovação e reajustes dos contratos da equipe.

• Acompanhar, organizar e instruir processos administrativos e comunicações oficiais por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e demais canais institucionais utilizados pelas partes parceiras;
• Realizar lançamentos, registros e transações operacionais nos sistemas corporativos do PNUD, incluindo o Quantum, em conformidade com as orientações das áreas responsáveis;
• Organizar e manter atualizados arquivos digitais e pastas dos projetos, garantindo a padronização, a rastreabilidade, a segurança da informação e o fácil acesso à documentação.

• Apoiar o monitoramento de projetos de cooperação técnica internacional mediante o preenchimento, atualização e acompanhamento de dados das iniciativas no Sistema de Gestão de Convênios e Parcerias (SIGAP) da Agência Brasileira de Cooperação do Ministério das Relações Exteriores (ABC/MRE);
• Monitorar e apoiar o controle de prazos, cronogramas, metas e entregas dos projetos, identificando desvios e apoiando a articulação interna para a regularização de pendências;
• Auxiliar na compilação de informações para subsidiar o acompanhamento e as atualizações periódicas dos planos de trabalho e cronogramas gerais do programa.

• Prestar suporte na coleta, organização e consolidação de dados orçamentários e financeiros para apoiar a elaboração de relatórios de progresso e prestações de contas periódicas do Documento de Projeto PRODOC;
• Apoiar o acompanhamento e consolidação de informações sobre a execução orçamentária, auxiliando na instrução de revisões orçamentárias e financeiras em conformidade com as normas do PNUD;
• Identificar inconsistências ou pendências financeiras e processuais, auxiliando na compilação de informações para auditorias e avaliações do projeto.

• Realizar o agendamento, envio de convites e apoio logístico geral para reuniões, oficinas, encontros tripartites e comissões técnicas das iniciativas;
• Elaborar documentos de suporte para reuniões, tais como pautas, memórias de reunião, atas oficiais, listas de presença, resumos executivos e relatórios de encaminhamentos;
• Acompanhar a execução das deliberações e recomendações acordadas nas reuniões e auditorias, monitorando os prazos de cumprimento junto aos(às) responsáveis.

• Apoiar a organização logística de viagens nacionais e internacionais dos projetos, incluindo cotações de passagens, reserva de hospedagens e cadastro de viajantes nos sistemas corporativos;
• Instruir, acompanhar e organizar os processos de concessão de diárias e passagens para consultores(as), parceiros(as) e equipes técnicas;
• Apoiar os fluxos de prestação de contas de diárias e passagens recebidas, realizando a conferência preliminar de relatórios de viagem, bilhetes de embarque e documentos fiscais comprobatórios.

• Participar de treinamentos sobre procedimentos internos voltados à equipe do projeto e oferecer suporte à organização de capacitações e outras atividades de desenvolvimento de competências, conforme necessário.
• Contribuir de forma consistente para redes de conhecimento e comunidades de prática.
• Manter registros organizados de dados do projeto, atividades de campo, estudos de caso, relatos de experiências humanas, fotografias e outros documentos pertinentes que possam subsidiar o compartilhamento de conhecimento e ações de defesa de causas (advocacy).

O(a) titular desempenha outras funções dentro do seu perfil funcional que considere necessárias ao bom funcionamento do Projeto.

O(a) contratado(a) será supervisionado(a) pelo/a Especialista de Projetos em Justiça para o Desenvolvimento de projetos do PNUD.

• Alcançar Resultados - NÍVEL 1: Planeja e monitora seu próprio trabalho, presta atenção aos detalhes e entrega um trabalho de qualidade dentro do prazo.
• Pensar de forma Inovadora - NÍVEL 1: Aberto a ideias criativas e riscos conhecidos, é um solucionador de problemas prático e faz melhorias.  
• Aprender Continuamente - NÍVEL 1: Mente aberta e curioso, compartilha conhecimento, aprende com os erros e pede feedback. 
• Adaptar com Agilidade - NÍVEL 1: Adapta-se às mudanças, lida de forma construtiva com ambiguidades e incertezas, e é flexível. 
• Agir com Determinação - NÍVEL 1: Demonstra determinação e motivação, mantém a calma diante da adversidade e tem confiança. 
• Engajar e fazer Parcerias - NÍVEL 1: Demonstra compaixão e compreensão em relação aos outros, formando relacionamentos positivos.  
• Promover a Diversidade e Inclusão - NÍVEL 1: Valoriza e respeita as diferenças, está consciente de vieses inconscientes e enfrenta a discriminação

• Desenvolver estratégias eficazes e planos prioritários alinhados com a missão e os objetivos do PNUD, baseando-se em uma análise sistêmica de desafios, oportunidades e riscos potenciais; conectar a visão geral à realidade no campo para criar soluções tangíveis e direcionadas; aprender a partir de diversas fontes para antecipar e responder de forma eficaz às tendências atuais e futuras; demonstrar capacidade de previsão.

• Capacidade de compreender e lidar com situações de negócios de forma a alcançar bons resultados. Habilidade para tomar boas decisões e fazer julgamentos rápidos dentro de tais contextos. Conhecimento e compreensão dos marcos operacionais da organização.

• Comunicar de forma clara, concisa e inequívoca, tanto por meio da comunicação escrita quanto verbal; adaptar mensagens e escolher métodos de comunicação dependendo do público. Capacidade de gerenciar comunicações internas e externas, por meio da mídia, redes sociais e outros canais apropriados.

• Capacidade de planejar, organizar, priorizar e controlar recursos, procedimentos e protocolos para atingir objetivos específicos.

• Capacidade de extrair, analisar e visualizar dados para gerar insights significativos e apoiar a tomada de decisões empresariais eficazes.

• Instituições Eficazes do Setor de Justiça

• Acesso à Justiça

• Diploma do Ensino Médio completo é requerido.
• Diploma universitário (Ensino Superior) nas áreas de Administração, Relações Internacionais, Comunicação, Ciências Sociais, Ciências Humanas, Gestão de Políticas Públicas, Contabilidade, Direito, Secretariado Executivo ou áreas afins será dada a devida consideração, mas não é um requisito.

• Mínimo de 4 anos (para Ensino Médio completo) ou 1 ano (para Ensino Superior) de experiência em atividades de apoio administrativo, operacional ou de monitoramento de projetos junto a órgãos do setor público brasileiro ou em Organizações Internacionais.

• Experiência com as ferramentas Microsoft 365 (Word, Excel, Power Point, Outlook, Planner);
• Experiência prática com a instrução e trâmite de processos administrativos em sistemas eletrônicos de informação (como o SEI - Sistema Eletrônico de Informações, ou equivalentes do setor público).

• Experiência profissional em apoio à gestão de projetos, incluindo planejamento, acompanhamento de cronogramas, monitoramento de atividades e elaboração de instrumentos de controle e controle documental;
• Experiência de apoio administrativo ao monitoramento orçamentário-financeiro de projetos de cooperação técnica internacional baseados em documentos de projeto;
• Experiência de apoio operacional ao ciclo de vida de contratações, compras e gestão de pessoas, incluindo a instrução de processos de seleção, elaboração de Termos de Referência, acompanhamento de contratos e integração (onboarding) de equipes;
• Experiência na aplicação de ferramentas de Inteligência Artificial (IA) generativa para a otimização de rotinas administrativas (tais como estruturação de dados, elaboração de resumos executivos, revisão textual e suporte à confecção de atas);
• Experiência prática na normas e padrões de Redação Oficial da Administração Pública Federal aplicados à elaboração de comunicações, despachos, ofícios e notas técnicas formais;
• Experiência prévia de navegação, lançamentos ou operação de sistemas corporativos de gestão administrativa, financeira ou de projetos;
• Experiência com o preenchimento, atualização e acompanhamento de dados das iniciativas no SIGAP (Sistema de Gestão de Convênios e Parcerias da Agência Brasileira de Cooperação - ABC/MRE);
• Experiência de suporte logístico a missões e na organização de processos de prestação de contas de diárias e passagens, incluindo conferência preliminar de relatórios de viagem e notas fiscais;
• Experiência em projetos de transformação digital, inovação, tecnologia da informação e acesso à justiça.

• Fluência em português é requerida.
• Nível básico de inglês é desejável.

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination. 

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles. 

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Applicants are invited to read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.

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