Human Resources Assistant[Ouvert aux candidats de Niveaux 0, 1 & 2]

1. Appui à la mise en œuvre des stratégies et politiques RH en vue de l'atteinte des résultats suivants :
    •    Contribuer à la conformité de toutes les activités RH avec les règles, règlements, politiques et procédures de l'ONU et du PNUD.
•    Veiller au respect des procédures opérationnelles standard (SOP) de l'unité RH et signaler toute anomalie à l'Analyste RH.
•    Tenir à jour les tableaux de bord de suivi des indicateurs RH et produire des rapports périodiques à l'attention de l'Analyste RH.
•    Participer à la cartographie et à la révision des processus RH du bureau pays.
•    Apporter un appui à la préparation des communications internes relatives aux politiques et procédures RH.
2. Soutien à la gestion du recrutement et de l'administration du personnel en vue de l'atteinte des résultats suivants :
    •    Appuyer les processus de recrutement : préparation des avis de vacance, suivi des candidatures, organisation des entretiens et vérification des dossiers de candidats.
•    Assurer la gestion et le suivi administratif des contrats dans Quantum et hors système, y compris les extensions, renouvellements et séparations.
•    Préparer et soumettre pour validation les dossiers de recrutement destinés au Comité local de nomination et de promotion (LAPB).
•    Assurer le suivi des transactions RH dans Quantum : postes, avantages sociaux, gains/déductions, rétroactivités et départs.
•    Tenir à jour les dossiers individuels du personnel (physiques et électroniques) en veillant à leur complétude et à leur confidentialité.
•    Gérer les listes du personnel et apporter un appui à la validation des frais de recouvrement des coûts pour les services RH fournis à d'autres agences.
•    Appuyer la gestion des processus de recrutement de bout en bout : rédaction et publication des avis de vacance, réception et tri des candidatures, organisation des tests écrits et entretiens, préparation des tableaux comparatifs, et archivage des dossiers de sélection. 
•    Assurer le suivi des formalités d'entrée en service du nouveau personnel : préparation des dossiers d'accueil, vérification des pièces constitutives du dossier administratif, délivrance des badges et accès systèmes. 
•    Assurer le suivi des fins de contrat, des procédures de départ et de séparation du personnel (check-list de départ, clôture Quantum, certification des droits de fin de service). 
•    Appuyer la gestion des congés et absences du personnel : traitement des demandes, mise à jour des soldes dans Quantum et tenue des registres de présence. 
•    Traiter les demandes liées aux droits du personnel (allocations familiales, remboursements médicaux, indemnités diverses) et assurer le suivi de leur prise en charge dans les délais requis. 
•    Préparer et diffuser les communications internes liées aux ressources humaines (notes de service, rappels de procédures, circulaires RH).
3. Appui à la gestion de la performance et au développement des capacités du personnel en vue de l'atteinte des résultats suivants :
    •    Appuyer la mise en œuvre du protocole d'évaluation des performances, y compris la collecte et le suivi des formulaires d'évaluation.
•    Contribuer à l'élaboration et au suivi du plan de formation annuel du bureau et des plans de développement individuels du personnel.
•    Assister dans l'organisation logistique des sessions de formation et d'apprentissage, y compris la réservation des salles, la communication aux participants et le suivi des présences.
•    Tenir à jour les registres de suivi des activités d'apprentissage et de certification du personnel.
•    Apporter un appui administratif aux initiatives de bien-être et de développement professionnel du personnel.
4. Appui aux enquêtes et études liées aux conditions de service en vue de l'atteinte des résultats suivants :
    •    Apporter un appui logistique et administratif à l'organisation des enquêtes locales sur les salaires, les conditions de service et les indemnités de poste.
•    Collecter, compiler et organiser les données nécessaires aux enquêtes salariales menées en coordination avec l'Analyste RH.
•    Assurer le classement et l'archivage des résultats des enquêtes et des rapports correspondants.
5. Gestion des données RH, assistance administrative, partage des connaissances et appui aux services RH des autres organisations du Système des Nations Unies en vue de l’atteinte des résultats suivants ::
    •    Assurer la saisie, la mise à jour et l'exactitude des données du personnel dans Quantum et les autres systèmes d'information RH.
•    Préparer des tableaux de bord, statistiques et rapports RH réguliers à l'usage de l'Analyste RH.
•    Répondre aux demandes d'information du personnel sur les questions RH courantes (congés, avantages sociaux, procédures administratives) et orienter vers l'Analyste RH pour les cas complexes.
•    Contribuer à la capitalisation des bonnes pratiques RH et à la mise à jour des outils et modèles de l'unité.
•    Apporter un soutien lors des audits, revues et missions de contrôle interne portant sur les activités RH.
•    Fournir un appui opérationnel aux activités RH réalisées au profit des autres agences, fonds et programmes des Nations Unies au Niger, dans le cadre des accords de services communs (BOS/OMT). 
•    Participer aux réunions de coordination RH inter-agences et assurer le suivi des actions et décisions y relatives. 
•    Appuyer la préparation et la transmission des rapports et données RH demandés par les organisations bénéficiaires des services communs. 
•    Contribuer à l'harmonisation des pratiques administratives RH au sein du Système des Nations Unies au Niger, en lien avec les orientations de l'OMT.

Assumer toute autre responsabilité ou tâche à la demande du superviseur direct ou de la Direction du Bureau, dans le cadre des attributions liées à la fonction et dans la limite des niveaux d'autorité définis par les politiques du PNUD.
 

 Core Competenciese  
Atteindre les résultats    NIVEAU 1 : Planifier et s'organiser, optimiser son travail, être axé(e) sur les résultats
Penser de manière innovante    NIVEAU 1 : Proposer des idées nouvelles, être ouvert(e) à de nouvelles approches
Apprendre en continu    NIVEAU 1 : Être ouvert(e) à l'apprentissage, partager ses connaissances
S'adapter avec agilité    NIVEAU 1 : S'adapter aux changements, être flexible dans les approches
Agir avec détermination    NIVEAU 1 : Montrer de la fiabilité et de la persévérance dans l'accomplissement des tâches
S'engager et créer des partenariats    NIVEAU 1 : Travailler en équipe, établir des relations de travail constructives
Favoriser la diversité et l'inclusion    NIVEAU 1 : Apprécier les différences, contribuer à un environnement inclusif

Cross-Functional & Technical competencies  
Domaine thématique    Intitulé    Définition
Gestion des affaires    Communication    Capacité à communiquer de manière claire et efficace, à l'écrit comme à l'oral, avec différentes parties prenantes.
RH – Administration et opérations    Gestion des données et des dossiers du personnel    Connaissance des processus de gestion administrative du personnel ; capacité à tenir à jour des dossiers exacts et confidentiels, à saisir et à vérifier les données dans les systèmes d'information RH.
RH – Recrutement    Appui aux processus de recrutement    Connaissance des étapes du processus de recrutement ; capacité à préparer les dossiers de candidats, à coordonner les entretiens et à assurer le suivi administratif des sélections.
RH – Apprentissage et développement    Administration de la formation    Capacité à appuyer la planification, l'organisation et le suivi des activités de formation et de développement des capacités du personnel.
Gestion des affaires    Gestion de la relation client    Capacité à répondre aux besoins et aux demandes du personnel de manière professionnelle, rapide et avec un sens du service développé.

Education:

•    Un diplôme d’études secondaires est requis.
•    Un diplôme universitaire en gestion des ressources humaines, administration des affaires, administration publique ou dans un domaine équivalent sera dûment pris en considération, mais n’est pas une exigence obligatoire.
•    Une certification spécialisée en ressources humaines constituerait un atout.

Experience:

•    Un minimum de 5 années d’expérience professionnelle pertinente (avec un diplôme de fin d’études secondaires) ou de 2 années d’expérience professionnelle pertinente (avec un diplôme de licence/Bachelor) dans les domaines des ressources humaines et/ou de l’administration, acquise au niveau national ou international, est requis.
•    Expérience avérée dans l'utilisation d'outils bureautiques (MS Word, Excel, PowerPoint) et de systèmes de gestion basés sur le Web (Quantum ou tout autre ERP est un atout).
•    Bonne connaissance des processus administratifs liés à la gestion du personnel (recrutement, gestion des contrats, gestion de la paie, congés).
•    Connaissance des principes d'intégration du genre dans les pratiques RH est souhaitée.
•    La maîtrise du français et d’au moins une langue nationale (Haoussa, Zarma, Fulfulde, Tamajaq) est requise
•    La connaissance de l'anglais est souhaitée.
 

En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances, le PNUD valorise la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l'organisation. Nos décisions d'embauche sont fondées sur le mérite et l'aptitude au poste, sans discrimination.

Le PNUD s'engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s'épanouir et bénéficie d'opportunités de carrière ouvertes à tous.

Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l'exploitation, la discrimination et l'abus d'autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.

Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste.  Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d'autres postes similaires au PNUD, au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducationnelles similaires.

Le PNUD ne facture aucune redevance à aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d'informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.