Office manager

Ajax Systems — міжнародна технологічна компанія і найбільший у Європі виробник охоронних систем. Продуктам Ajax довіряють уже понад 4,5 мільйони кінцевих користувачів і 330 тисяч PRO-користувачів у більш ніж 180 країнах. Компанія пропонує комплексні рішення для захисту житлових і комерційних об'єктів різного масштабу. Нині портфоліо Ajax налічує 280 пристроїв для захисту від вторгнення, відеоспостереження, пожежної безпеки та комфорту й автоматизації. Кожного року ми демонструємо кратне зростання як у чисельності команди, так і в кількості користувачів у всьому світі. 

 

Ajax Systems має виробництво повного циклу: від генерації ідей та створення прототипів до масового виробництва та продажу по всьому світу. Кожен департамент закриває певну операційну потребу бізнесу в повній мірі. Фахівці компанії залучені на всіх етапах: від виробничої лінії в Україні до логістичного центру в Польщі, звідки продукцію відправляють дистрибʼюторам по всьому світу.

 

Наразі наша команда зростає і ми шукаємо Office Manager, який/яка відповідатиме за щоденну роботу офісу та комфорт співробітників на локації.

Це роль для людини, яка вміє тримати під контролем багато паралельних процесів, швидко реагувати на нестандартні ситуації та доводити задачі до результату. У зоні відповідальності буде офіс площею близько 2 000 м² на 260 співробітників.

Забезпечувати безперебійну щоденну роботу офісу та комфортні умови для співробітників.

Проводити щоденні обходи офісу: контролювати стан приміщень і переговорних кімнат, чистоту, температурний режим, наявність води, продуктів, канцелярії та інших необхідних матеріалів.

Забезпечувати офіс усім необхідним: продуктами, водою, канцелярією, господарськими товарами, засобами гігієни, аптечками, меблями та офісним обладнанням.

Формувати потребу в закупівлях, працювати з постачальниками, організовувати та контролювати замовлення.

Працювати з місячним бюджетом локації: планувати витрати, контролювати їх та формувати заявки на оплату.

Працювати в 1С: створювати заявки на оплату, проводити видаткові документи та списання товарів.

Контролювати залишки товарів і витратних матеріалів, проводити регулярні інвентаризації та планувати необхідні закупівлі.

Координувати роботу клінінгової компанії.

Взаємодіяти з керуючою компанією бізнес-центру щодо доступів і перепусток, паркінгу, ремонтних та технічних робіт, клімату й інших питань експлуатації офісу.

Контролювати регулярні платежі за оренду та комунальні послуги, своєчасно передавати рахунки на оплату.

Організовувати переїзди команд і окремих співробітників між локаціями: координувати перевізників, логістику, пакувальні матеріали та підготовку робочих місць.

Контролювати комфортний температурний режим в офісі та координувати вирішення питань із вентиляцією та кондиціонуванням із технічною командою та бізнес-центром.

Опрацьовувати внутрішні заявки співробітників та контролювати їх своєчасне виконання.

Практичний досвід роботи Office Manager / Administrative Manager / Facility Coordinator або на іншій позиції зі схожим функціоналом.

Досвід самостійного ведення адміністративно-господарських процесів офісу.

Впевнене володіння Google Workspace, зокрема Google Sheets та Google Docs.

Досвід роботи з 1С буде перевагою, але не є обов'язковим — готові навчити.

Досвід роботи з Jira або іншими системами управління заявками буде плюсом.

Англійська мова від Intermediate (B1) — переважно для письмової комунікації з міжнародними локаціями.

Вміння працювати в режимі високої багатозадачності, правильно визначати пріоритети та не губитися у великій кількості паралельних запитів.

Самостійність та відповідальність — на локації Office Manager працюватиме автономно.

Сильні комунікаційні навички, сервісність та щире бажання допомагати людям.

Уважність до деталей, структурованість і здатність помічати проблему ще до того, як вона почне впливати на роботу офісу.

Гнучкість та здатність швидко знаходити рішення в нестандартних ситуаціях.

Роботу з масштабною офісною інфраструктурою та можливість отримати комплексний досвід в office management.

Самостійну зону відповідальності та можливість впливати на те, як працюють адміністративні процеси локації.

Можливість професійного розвитку всередині адміністративної команди.

Структурований онбординг і підтримку досвідчених колег на етапі адаптації.

Графік роботи понеділок–п'ятниця, 09:00–18:00.

Роботу в офісі неподалік м. Почайна (від бізнес-центру курсує shuttle bus до метро).

Офіційне працевлаштування зі стабільною оплатою та всіма гарантіями Дія Сіті резидента.

Можливість пропонувати та реалізовувати власні ідеї, які мають вплив на продукт і виробництво.

Роботу у вмотивованій команді та zero bullshit culture.

Медичне страхування.

Корпоративну англійську мову.

Компенсацію профільного навчання.

Можливість взяти участь у проєкті бета-тесту систем безпеки Ajax — отримання та тестування нових гаджетів до їх релізу.