Office Manager (H/F)

Périmètre : Groupe Ouihelp
📍 CDI – Siège (92)

Le groupe Ouihelp est un acteur majeur du maintien à domicile pour les personnes en situation de dépendance.
Le groupe rassemble aujourd’hui les marques Ouihelp, Joya et ONELA, avec une ambition forte : améliorer le quotidien des bénéficiaires et accompagner les équipes terrain dans un environnement structuré, performant et humain.

Dans le cadre de la récente structuration du service Achats & Services Généraux, et sous la direction de Guillaume, Directeur Achats & Services Généraux du groupe, nous recherchons un(e) Office Manager pour accompagner le pilotage opérationnel des services généraux.

Les missions du poste se concentreront d’abord sur le périmètre ONELA (siège & agences), puis évolueront ensuite vers un périmètre groupe.

Véritable chef d’orchestre du quotidien, vous garantissez le bon fonctionnement des services généraux et accompagnez les agences sur les sujets liés à l’environnement de travail, aux équipements, à la logistique et à la coordination opérationnelle.

Vous intervenez dans un contexte de structuration et de professionnalisation de la fonction Achats et Services Généraux, avec des interactions régulières avec l’ensemble des équipes du groupe, et en particulier les équipes Opérations (réseaux d’agences), Marketing, RH et Finance.

• Piloter l’ensemble des services généraux du siège et des agences(maintenance, propreté, fournitures, équipements, consommables, sécurité, etc.)
• Garantir un environnement de travail fonctionnel, sécurisé et agréable pour les collaborateurs
• Superviser les prestataires et contrats associés (nettoyage, maintenance, sécurité, mobilier, déchets, etc.)
• Assurer le suivi des demandes opérationnelles des agences et du siège

• Assurer la bonne coordination entre le gestionnaire de flotte externe (Fleeter) et les utilisateurs internes
• Veiller au bon déroulement des demandes liées aux véhicules : livraisons, restitutions, renouvellements, sinistres, entretien, cartes carburant, etc.
• Être le point de contact opérationnel entre les collaborateurs, le fleeter et les prestataires associés
• Participer au suivi des indicateurs de performance et à l’amélioration de l’expérience utilisateur flotte

• Assurer le suivi opérationnel des sites (baux, travaux, maintenance, conformité, sécurité)
• Participer aux projets d’aménagement, d’ouverture, de fermeture ou de déménagement d’agences
• Coordonner les échanges avec les bailleurs, syndics, prestataires et interlocuteurs locaux
• Veiller à la bonne tenue documentaire et contractuelle des sites

• Piloter les achats de fournitures, mobiliers et équipements nécessaires au bon fonctionnement des équipes
• Assurer la gestion des stocks et des dotations collaborateurs
• Participer à l’amélioration continue de l’expérience collaborateur sur les sujets environnement de travail

• Être le point de contact privilégié des agences sur les sujets Services Généraux
• Apporter conseil, support et accompagnement opérationnel aux équipes terrain
• Garantir l’harmonisation des pratiques et standards sur le périmètre

• Participer aux projets groupe liés aux achats et services généraux (harmonisation fournisseurs, outils, process, reporting…)
• Contribuer à l’optimisation des coûts et à la rationalisation des prestations
• Participer au suivi budgétaire et à l’analyse des dépenses
• Être force de proposition dans l’amélioration des process et de l’organisation

• Formation Bac +2/3 en gestion, services généraux, immobilier, logistique ou équivalent
• Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement dans un environnement multisites
• Excellente organisation, rigueur et sens des priorités
• Forte autonomie et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle
• Sens du service, réactivité et aisance relationnelle
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des outils de gestion

• Un poste transverse et structurant au sein d’un groupe en forte croissance
• Une diversité de missions à fort impact opérationnel
• Un environnement dynamique, bienveillant et en transformation
• Une forte autonomie et des perspectives d’évolution au sein du groupe
• La possibilité de participer à la structuration d’une fonction stratégique

• CDI cadre au forfait jours
• Poste basé au siège (92) - Télétravail possible
• Déplacements à prévoir sur les agences et les autres entités du groupe.
• Salaire entre 31 et 35K selon profil et expériences
• Poste à pourvoir dès que possible

• Intégration : Parcours d'intégration via la Ouihelp Academy
• Parcours de formation continue via notre plateforme Ouilearn
• Parcours de carrière avec évolution et mobilité interne possible
  
  

• un entretien téléphonique ou visio avec Margot - Chargée de recrutement siège 
• un entretien visio avec Guillaume - Directeur des achats
• une étude de cas
• un entretien physique avec Thibault - DAF
• prise de références
• GO !