Adjoint·e à la direction générale / Executive Assistant

“This description is only available in French” Vous souhaitez évoluer dans un rôle stratégique au cœur des opérations et collaborer avec des partenaires clés du milieu municipal et institutionnel ? Cette opportunité vous permettra de contribuer activement au bon fonctionnement de la direction tout en mettant à profit votre rigueur et votre sens de l’organisation. Votre rôle Relevant de la direction générale, la personne titulaire du poste agit à titre de soutien administratif clé auprès de la direction et de la direction Expérience client. Elle assure la coordination des activités administratives, le suivi de dossiers stratégiques et la gestion des communications dans un environnement exigeant où la confidentialité et la qualité du travail sont essentielles. Tâches et responsabilités Rédiger, corriger et mettre en forme la correspondance et les documents administratifs Soutenir la préparation de dossiers administratifs et de documents confidentiels Assurer la gestion des appels, des visiteurs et des partenaires, et diriger les demandes Effectuer le suivi des dossiers avec les différentes directions, les équipes internes et les partenaires externes Coordonner les relations d’affaires et assurer le suivi des communications avec les parties prenantes Gérer les agendas, organiser les rencontres et coordonner les déplacements au besoin Préparer les réunions et comités, assembler la documentation et convoquer les participants Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions Assister aux réunions et assurer les suivis administratifs requis Gérer la correspondance, l’enregistrer et en assurer la distribution Collaborer à la gestion documentaire et à l’archivage Réaliser toute autre tâche connexe en soutien aux activités de la direction Profil recherché Détenir un DEC en technique de bureautique ou une formation équivalente (exigence essentielle) Posséder un minimum de 3 années d’expérience dans un rôle d’adjoint administratif ou de direction Démontrer une maîtrise avancée du français, tant à l’oral qu’à l’écrit (exigence essentielle) Posséder un niveau intermédiaire en anglais (oral et écrit) Avoir une excellente maîtrise des logiciels de bureautique (exigence essentielle) Faire preuve de rigueur, d’organisation et d’un haut niveau d’autonomie Détenir de solides habiletés en relations interpersonnelles et en communication Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations Être à l’aise dans un environnement impliquant des interactions avec divers intervenants (internes, institutionnels et politiques) Être légalement autorisé à travailler au Canada Étant en contact avec une clientèle vulnérable, les antécédents judiciaires seront vérifiés. Horaires 35 heures par semaine Poste temporaire d’une durée pouvant aller jusqu’à 3 mois (prolongation possible) Salaire et autres avantages 30,77 $/heure Environnement de travail stimulant Collaboration avec des partenaires variés (milieu municipal, institutionnel et communautaire) Rôle clé au sein d’une équipe de direction Mandat nécessitant professionnalisme, jugement et sens des priorités Envie de mettre votre expertise au service d’un rôle stratégique et exigeant ? Transmettez-nous votre candidature dès maintenant.