Receptionist / Office Support (m/w/d) – 60-80%

WPP is the trusted growth partner for the world’s leading brands. With exceptional talent, trusted data and intelligence, and world-class partnerships – all united by our pioneering agentic marketing platform, WPP Open – we help clients navigate change, capture opportunity, and deliver transformational growth. 

WPP Media is WPP's AI-driven media operating unit, bringing together media, data, and partnerships to deliver creative personalisation at scale. Connected through WPP Open and powered by Open Intelligence, clients see exactly where, how, and why their media investment is working.

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• Work-life-balance: Bei uns stehen Teamarbeit und der persönliche Austausch im Büro im Vordergrund. Wir bieten dir verlässliche Arbeitszeiten und die Möglichkeit, Überstunden flexibel auszugleichen
• Vacation mode on: Du erhältst 26 Urlaubstage und erhältst noch zusätzlich 4 Kompensationstage.
• Wellbeing first: Gesundheitsleistungen sowie Mental Health Awareness Days stellen deine Gesundheit in den Mittelpunkt.
• Practice makes perfect: Entfalte dich mit unseren vielfältigen Weiterbildungen und nutze unsere internen Karriereprogramme für deine Entwicklung im WPP-Netzwerk.
• More than just a job: Dich erwarten unvergessliche Events, Mitarbeitendenrabatte und weitere Highlights.
• Be yourself: Bei uns ist jede:r herzlich willkommen - Vielfalt und Chancengleichheit liegen uns am Herzen.

Als Receptionist / Office Support (m/w/d) bist du in unserem brandneuen, modernen Büro die Visitenkarte unseres Unternehmens und das Herzstück des Teams. Du empfängst unsere Gäste mit einem Lächeln, betreust unsere Mitarbeitenden bei täglichen Anliegen und sorgst in unserer stilvollen Arbeitsumgebung für perfekt organisierte Abläufe, ein repräsentatives Flair und ein rundum angenehmes Betriebsklima.

• Empfang & Gästebetreuung: Herzlicher Empfang von Kunden und Besuchern, Verwaltung der Parkplätze, Bedienung der Telefonzentrale sowie Betreuung der zentralen E-Mail-Postfächer.
• Büroorganisation & Meeting-Service: Vorbereitung und Verwaltung der Meetingräume, Sicherstellung von Ordnung in den Kundenbereichen, Beschaffung von Büromaterial sowie Organisation von Caterings, Blumen und Gutscheinen.
• Administration & Postabwicklung: Bearbeitung, Verteilung und Frankierung von Post und Paketen sowie administrative Unterstützung bei der Rechnungs-, Offerten- und Lieferantenbearbeitung sowie der Kreditkartenkontrolle.
• Mitarbeiter- & HR-Support: Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende bei Alltagsfragen, Unterstützung beim On-/Offboarding (z. B. Badge-Erstellung), Pflege von Jubiläumslisten und wertvoller Sparringspartner für HR.
• Facility- & IT-Koordination: Ansprechperson für externe Dienstleister und Techniker, Begleitung von Umzügen oder Arbeitsplatzanpassungen sowie die Koordination von Laptops und Mobiltelefonen.
• Travel- & Event-Management: Organisation von Bahn-, Hotel- und Flugreisen für das Team sowie tatkräftige Mitgestaltung von Firmenevents (Sommer-/Winterfeste) und Projekten (z. B. Weihnachtskarten-Aktionen).

• Serviceorientierung & Auftreten: Ausgeprägte Kunden- und Dienstleistungsorientierung, freundliches und professionelles Auftreten sowie eine positive, gewinnende Ausstrahlung.
• Erfahrung & Hintergrund: Idealerweise Erfahrung im Dienstleistungsgewerbe (z. B. Hotellerie, Gastronomie, Empfang oder Office Management) und Freude am Umgang mit Menschen.
• Organisations- & Multitaskingtalent: Eine extrem strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise mit dem Talent, auch in hektischen Momenten den Überblick und die Ruhe zu bewahren.
• Kommunikation & Diskretion: Exzellente Umgangsformen in Deutsch und Englisch, Kommunikationsstärke sowie ein hohes Maß an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit.
• IT- & Software-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, Teams) sowie Aufgeschlossenheit gegenüber neuen digitalen Office-Tools.
• Hands-on-Mentalität & Teamgeist: Hohe Hilfsbereitschaft, Flexibilität, Empathie und der Wunsch, aktiv zu einem großartigen Team- und Betriebsklima beizutragen.

Darüber hinaus bist du: #office-hero #service-mindset #people-person

Wenn du diesen Job spannend findest, dann ermutigen wir dich ausdrücklich zur Bewerbung, auch wenn du nicht jede oben gelistete Qualifikation aufweisen kannst.

Als WPP Media gestalten wir die Zukunft der Medien und investieren dabei konsequent in unsere Mitarbeiter:innen. Jede:r Kolleg:in genießt die Vorteile des globalen Netzwerks von WPP Media und WPP, um sich weiterzuentwickeln und an der Spitze von Marketing und Werbung zu lernen. Vielfalt und Zusammenhalt leben wir durch zahlreiche Employee Resource Groups und regelmäßige interne Events - zum Austausch, zur Inspiration und zum gemeinsamen Feiern unserer Erfolge.
 
WPP Media ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wir berücksichtigen alle Bewerber:innen für alle Positionen ohne Diskriminierung. Unser Ziel ist eine Kultur des Respekts und der Zugehörigkeit, in der jede:r die gleichen Möglichkeiten hat, sich einzubringen und beruflich zu wachsen.

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