Adjoint·e à la direction / Executive Assistant

This description is only available in French. Vous souhaitez évoluer dans un rôle clé au cœur des décisions et contribuer activement à la structuration d’une organisation en croissance ? Cette opportunité vous permettra de jouer un rôle stratégique tout en assurant une gestion administrative rigoureuse. Votre rôle Relevant de la direction, la personne titulaire du poste agit comme un véritable bras droit en soutenant les activités stratégiques et opérationnelles. Elle assure une coordination efficace des dossiers administratifs et contribue aux activités en ressources humaines dans un environnement stimulant et créatif. Tâches et responsabilités Soutien à la direction et coordination Assurer la gestion de l’horaire et le suivi des priorités de la direction Planifier, coordonner et confirmer les rencontres et échanges professionnels Préparer les documents nécessaires aux réunions et aux comités Rédiger et structurer les communications écrites Assurer le suivi des dossiers et des échéanciers Soutien administratif Veiller au bon fonctionnement des activités administratives quotidiennes Coordonner la gestion documentaire et assurer la conformité des informations Maintenir à jour les outils, systèmes et bases de données internes Centraliser et documenter les procédures internes et parcours de formation Soutien en ressources humaines Effectuer une première analyse des candidatures et contribuer aux affichages de postes Soutenir l’accueil et l’intégration des nouvelles ressources Appuyer l’organisation des processus d’évaluation annuelle Tenir à jour les dossiers du personnel Assurer le suivi administratif des congés, absences et dossiers RH Coordonner les inscriptions aux formations et en assurer les suivis Soutien aux projets et financement Participer à la préparation des dossiers de financement Collaborer à la rédaction et au dépôt de demandes de subvention Assurer le respect des échéanciers administratifs liés aux projets Profil recherché Détenir un minimum de 5 ans d’expérience en soutien à la direction Posséder au moins 2 ans d’expérience en ressources humaines Maîtriser parfaitement le français à l’oral et à l’écrit, avec un anglais fonctionnel Avoir des connaissances de base en comptabilité (atout important) Maîtriser les outils bureautiques (Microsoft 365 et environnement Google) Faire preuve de discrétion, de professionnalisme et d’un grand sens de la confidentialité Démontrer une excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités Être autonome, structuré et capable de gérer plusieurs dossiers simultanément Être à l’aise dans un environnement de PME aux responsabilités variées Avoir un intérêt pour un milieu créatif Conditions de travail Poste à temps plein, 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi (présentiel) Salaire à déterminer selon l’expérience Vacances et jours fériés selon les normes en vigueur Contrat jusqu’à la mi-décembre, avec possibilité de renouvellement Permis de conduire valide requis Capacité à se déplacer sur le territoire de l’Outaouais Accès à des initiatives favorisant l’équilibre travail-vie personnelle et le développement professionnel Envie de contribuer à une organisation en pleine évolution et de jouer un rôle central dans ses opérations ? Postulez dès maintenant !